Организация учета расчетов с подотчетными лицами

В практической деятельности предприятия имеются случаи, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц.

В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходование подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются пор кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника ) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический расчет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

§ Понятие «подотчетное лицо». Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия, что имеет отражение в трудовом договоре. Размер этих сумм ограничен.

§ Авансовый отчет. После совершения необходимых закупок подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет (см.приложение) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

К авансовому отчету прилагаются чеки и другие документы подтверждающие произведенные работником расходы.

В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

- руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

- руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

§ Учет в реестрах учета. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

По кассовым операциям составляется накопительная ведомость, в которой отражается месяц, год, движение кассовых операций за каждую дату и сумму с разбивками по бухгалтерским счетам. И так же журнал операций производится по счету 50 «Касса», где отражается дата каждой операции, номер и наименование документа, содержание операции, счета по дебету и кредиту, сумма, сводные проводки по дебету счета по кредиту счета сумма, подписывается исполнителем (кассиром) и главным бухгалтером.

В конце месяца составляется журнал операций подотчетными лицами, производятся сводные проводки в кассовую книгу.