Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (г Карачаевск или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2011год (в нашем случае номенклатура уже составлена)).

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

- основной части и

- итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Таблице 3. [15]

Таблица 3

Продолжение таблицы 3

Заключение

Местом прохождения моей преддипломной практики был отдел Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа.

    Практика проходила в рамках учебно-методических указаний по прохождению преддипломной практики, в связи с чем, основной целью было получение практических знаний, умений, навыков и закрепление теоретических знаний, а так же сбор, обобщение и систематизация материалов для выполнения выпускной квалификационной работы.

Я убедилась в том, что ЖКХ является одной из основных отраслей народного хозяйства, охватывающей производственно-технический комплекс, потребность в продукции которого практически не ограничена.

Структура ЖКХ, по своей сути, является незаменимым звеном в экономике городского хозяйства Карачаевска. Безусловно, для местных властей задачи обеспечения населения теплом, водой, электричеством первостепенны перед другими вопросами. Поэтому эта структура постоянно должна иметь стратегию усовершенствования и реформирования.

Стратегия повышения эффективности управления ЖКХ должна быть согласованной с общей стратегией развития города и базироваться на принципе партнерства. Эффективно решить проблемы ЖКХ можно только реализуя политику, объединяющую различные уровни власти, предполагающую региональное и межмуниципальное партнерство, учитывающую интересы частного бизнеса и населения.[16]

Основным мероприятием по совершенствованию организационной структуры управления ЖКХ городского округа, на мой взгляд, должно стать выделение в действующей организационной структуре информационно-аналитической службы, которая бы занималась мониторингом состояния ЖКХ, работой с населе­нием, общей координацией деятельности предприятий ЖКХ.

Основными резервами повышения качества услуг ЖКХ в г. Карачаевске являются: мотивация персонала на повышение качества услуг ЖКХ; внедрение регулярного мониторинга состояния отрасли ЖКХ; повышение эффективности работы с потребителями услуг ЖКХ; внедрение передовых технологий в деятельности предприятий отрасли.

Обобщая итоги можно сделать вывод - ключевой вопрос государственной экономической и социальной политики сегодня - реформа жилищно-коммунального хозяйства. Данная работа раскрывает необходимость проведения таких реформ. Результатом работы можно считать:

1. определение условий, в которых находится современное жилищно-коммунальное хозяйство России;

2.  уточнение реальных и потенциальных мер государственных органов, по реализации программы реформирования жилищно-коммунального хозяйства;

3. описание принципов успешного реформирования жилищно-коммунального хозяйства.