Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

МАРИЙСКИЙ ФИЛИАЛ

 

Экономический факультет

 

Кафедра бухгалтерского учета анализа и аудита

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По предмету: Бухгалтерская (финансовая) отчетность

 

Тема «Отчетность некоммерческих организаций»

	Выполнил: студент 3 курса группы ЗСС2 БУАА шифр: 08794 Малышева Т.Н. Научный руководитель: Ст. преподаватель Алехина Л.В.

 

Йошкар-Ола

2010 г

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................... 3

1. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ............................... 5

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам................................................................................................ 5

1.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно – операционным расходам.............................................................................. 35

2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 51

2.1. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами........................................................................................................................ 51

2.2. Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами..... 60

ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................. 61

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ....................................... 63

Приложение 1.Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов с подотчетными лицами................................................................................... 65

Приложение 2.Схема установления тождества учетных и отчетных данных при учете расчетов с подотчетными лицами................................................................. 67

ВВЕДЕНИЕ

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

В данной работе рассматривается актуальная в настоящее время тема учета расчетов с подотчетными лицами. Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятия.

Целью курсовой работы является комплексное исследование организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и разработка предложений по его совершенствованию в условиях рынка.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. исследовать теоретические и методические вопросы организации учета расчетов с подотчетными лицами;

2. разработать предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования служит комплексная система организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Теоретической и методической основой послужили постановления правительства РФ, Министерства финансов, Министерства по налогам и сборам, труды российских и зарубежных ученых по проблемам организации бухгалтерского учета. В работе целесообразно применять общие методы исследования - системный подход, сопоставительный, экономический анализ, статистические группировки, а также выборочные статистические обследования. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников. Ее объем – 64 стр. машинописного текста, содержит 3 таблицы и 2 приложения.

 

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

 

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска (для работающих в районах крайнего Севера и приравненных к ним), а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Руководитель предприятия приказом утверждает список лиц, имеющих право получать в кассе наличные денежные средства в подотчет.

Работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов. Передача одним лицом подотчетной суммы другому не допускается.

В течение трех дней со дня произведения расходов подотчетное лицо должно составить авансовый отчет, отчитаться.

Следующий аванс выдается только в случае полного расчета подотчетного лица за предыдущий.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Синтетический учет ведется на активно – пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

по дебету		по кредиту
Сальдо по счету 71 на начало периода — это остаток долга подотчетного лица на начало периода
Остаток дебетовый — выдача денег подотчетному лицу		Остаток кредитовый — списание с подотчетного лица
Сальдо дебетовой на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода		Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной в подотчет.

Документы, используемые при учете расчетов с подотчетными лицами:

· баланс (2раздел Актива, 5 раздел Пассива),

· главная книга по счету 71,

· журнал – ордер № 7,

· авансовые отчеты,

· командировочные удостоверения,

· приказ об утверждении списка подотчетных лиц,

· журнал регистрации командировочных удостоверений и приказов на оформление направлений в командировку.

Типичные бухгалтерские записи представлены в таблице 1.

 

Таблица 1

 

Типичные проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит
1.Выданы из кассы в подотчет деньги.	71	50
2.Перечисление подотчетных сумм с расчетного счета.	71	51
3.Получение для командировки валютных средств.	71	52
4.Оплата подотчетных сумм чеками.	71	55
5.Использование подотчетных сумм на приобретение сырья и материалов.	10	71
6. Списание расходов по командировке на общехозяйственные расходы.	26	71
7.Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с реализацией продукции.	44	71
8. Взнос неиспользованных подотчетных сумм.	50	71
9. Возмещение долга по подотчетным суммам из зарплаты.	70	71
10.Отражен НДС по поступившим ТМЦ.	19	71

 

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника (11; с.172).

Денежные авансы выдаются в подотчет на:

· командировочные расходы,

· хозяйственные нужды в любой валюте.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

· по найму жилого помещения,

· по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов,

· по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда всеми видами транспорта, кроме такси,

· по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров в транспорте.

· по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных билетов),

· по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями,

· суточные за время нахождения в командировке,

· по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Возмещение подотчетных сумм:

- в пределах установленных норм возмещается за счет себестоимости выпускаемой продукции, работ, услуг.

- сверх норм – за счет прибыли.

 

 

Таблица 2

Нормы возмещения работнику командировочных расходов

 на территории РФ в 2009 году.

 

Виды выплат	Нормы возмещения расходов в сутки
Оплата найма жилого помещения: · по фактическим расходам, подтвержденными документами · при отсутствии подтверждающего документа	550 руб.   12 руб.
Суточные (за каждый день нахождения в командировке)	100 руб.

 

Максимальный срок пребывания в командировке на территории России – 40 дней, за её пределами – 60 дней. Оплата суточных в размере 100 рублей, проезд оплачивается по фактическим затратам, проживание – по фактическим затратам, но не более 550 руб., если нет подтверждающих документов то 12 рублей.

Порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения имеет следующие особенности:

· налогооблагаемая прибыль корректируется (уменьшается) на сумму превышения применяемой в организации нормы суточных (фактических расходов) над её размером, установленным Минфином России. При этом сумма превышения суточных, выплаченная командированному работнику, подлежит обложению налогом на доходы;

· сумма расходов работника по оплате услуг по найму помещения и проезда на транспорте при отнесении на затраты подлежит уменьшению на сумму НДС, приходящемуся на них;

· расходы по найму жилого помещения принимаются для целей налогообложения прибыли предприятия в пределах норм, установленных Минфином России;

· НДС от расходов на проживание принимается к возмещению в пределах норм этих расходов, установленных Минфином России.

Неизрасходованные суммы подотчетное лицо сдает в кассу, перерасход – возмещается подотчетному лицу из кассы.

Расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов.

Несмотря на то, что тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.

Для того чтобы найти правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

Так, все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства РФ от 26.02.92г. № 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» Министерству финансов РФ, по согласованию с Министерством труда и занятости населения РФ, предоставлено лишь право вносить изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен.

В настоящее время при расчетах с работниками, выезжающими в командировки, следует руководствоваться Инструкцией министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» и Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей».

Указанные документы в соответствии с пунктом 3.3. письма Министерства юстиции России от 3 июня 1993г. № 08-09/307 не подлежат государственной регистрации как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти нормативные акты не были отменены в порядке, предусмотренном пунктом 6 указанного письма.

Рассмотрим сначала учет расходов по командировкам внутри страны.

Служебной командировкой в соответствии с пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в совокупный доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. (Основание- письмо ГНИ по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95)

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 14 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения Руководства управляющей организации, общества.

Продолжительность командировок для проведения ревизий и проверок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (см. приложение 2).При заполнении командировочного удостоверения указываются все необходимые реквизиты

( Ф.И.О. выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки).

Цель командировки, указываемая в Приказе или Указании о командировании, а также в командировочном удостоверении, должна носить строго производственный характер.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 названного Порядка предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить отчет о выполнении задания, утвержденный руководителем предприятия и авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.

Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта – учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для за свидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие ведётся в специальных журналах по установленной форме.

Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.

В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.

Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также оплачиваются суточные.

Расходы по найму и бронированию жилого помещения в месте командировки подлежат возмещению по фактическим расходам, согласно предоставленных документов. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

В случаи утери работником подтверждающих документов руководитель организации, может принять решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании заявления работника.

В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере:

 -стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

-оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;

-расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок, сделанных в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным Приказом МФ РФ от 06.07.2001г. № 49н, действующим с 01.01.2002г., в следующих размерах:

· оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;

· оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.

 Министерству финансов РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

Руководители предприятий и организаций могут разрешать, повышенный размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм предусмотренных законодательством:

· в бюджетных учреждениях – за счет экономии по сметам на их содержание;

· в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств;

· в других организациях и на предприятиях – за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

Разработка внутренних нормативов при оплате предприятием командировочных в повышенном размере является необходимой, так как такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при принятии к рассмотрению авансовых отчетов. Решение об установлении таких нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем предприятия и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.) имеющим законную силу для бухгалтерии.

Возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или не возмещение их целиком следует рассматривать как нарушение законодательства о труде.

Что касается возмещения работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I - IV групп тарифных ставок морского и I, II речного флота, а также на воздушном транспорте I класса, то они возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с соответствующим налогообложением доходов работника.

Следует отметить, что руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Если работником утеряны проездные документы, подтверждающие оплату им проезда к месту назначения или обратно, то работнику необходимо получить от предприятия пассажирского транспорта, услугами которого он пользовался, справку в письменном виде о стоимости проезда от места постоянной работы к месту командировки на дату совершения им поездки. Личное заявление работника на имя руководителя предприятия с просьбой о возмещении расходов на оплату проезда без подтверждающих документов с приложенной справкой транспортного предприятия представляется на рассмотрение руководителю предприятия. Руководитель выносит резолюцию, в соответствии с которой бухгалтер действует при возмещении работнику командировочных расходов. Если резолюция руководителя положительная, то бухгалтер вправе при возмещении работнику расходов по командировке на основании справки транспортного предприятия включить стоимость проезда в себестоимость продукции (работ, услуг) без проездных документов. В этом случае подтверждающим документом будет служить справка транспортного предприятия.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет, каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы, так как такого рода выплаты не указаны в перечне льготируемых в подпункте «д» пункта 8 Инструкции ГНС № 35.

Работник предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов – авансовый отчет.

В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

· командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;

· счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;

· проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;

· документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.)

По возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует получить также и краткий отчет о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. На отчете о проделанной в командировке работе руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах – свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.

Указать цель командировки важно, так как в себестоимость продукции включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.

В некоторых случаях отнесение командировочных расходов на затраты определено целью командировки.

Как уже говорилось, затраты по командировке, связанной с производственной деятельностью, подлежат отнесению на себестоимость продукции.

Тем не менее, у бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

В соответствии с п.8 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 “О служебных командировках в пределах СССР” и п.59 постановления Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 года № 365 “Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей”[13] на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы.

Следовательно, в рабочее время командированный работник может пользоваться служебным телефоном предприятия.

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку такая компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской законодательной базы по этому вопросу, можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 (согласно действующему Плану счетов) проводкой: