Оформление документов при приеме на работу

Прием на работу - завершающий процесс найма работников, что подтверждается документальным оформлением трудовых отношений между работником и работодателем.

В соответствии с действующим ТК РФ работодатель обязан оформлять трудовые отношения с работником в письменном виде (статья 67 ТК РФ).

К документам личного состава относятся документы, связанные с движением кадрового состава на предприятии, в зависимости от различного функционального назначения различаются: первичные учетные (например, личная карточка), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка) и т.д.

К документам личного состава относятся.

· трудовой договор;

· приказ по личному составу;

· трудовая книжка;

· личная карточка;

· личное дело работника;

· лицевой счет работника.

Трудовые договора обязательно регистрируются в журнале ре­гистрации трудовых договоров. Если регистрация ведется на бумажном носителе, то такой журнал должен иметь пронумеро­ванные страницы, должен быть прошит, прошнурован и опломбирован под­писью руководителя и печатью организации.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала ра­боты.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного об­разца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Правительством РФ, Министерством труда РФ и Мини­стерством финансов РФ приняты нормативно-правовые акты, подробно рег­ламентирующие данный правовой институт:

· правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

· инструкции по заполнению трудовых книжек;

· порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы на лиц, при­нятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих при­зыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую спе­циальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщен­ных о себе работником.

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Унифицированная форма лицевого счета утверждена постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1: № Т-54 "Лицевой счет", № Т-54а "Лицевой счет (свт)". Эти формы применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

6.2 Оформление документов при увольнении с работы

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме. По общему правилу такой срок составляет две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Однако есть и исключения – так, в период испытания предупредить работодателя нужно не позднее чем за три дня, а при увольнении руководителя организации – минимум за один месяц (ч. 4 ст. 71, ст. 280 ТК РФ). Течение указанного срока начинается на следующий день после подачи работником заявления.

Перед увольнением работника, отделу кадров необходимо также внести соответствующую запись в его личную карточку. В "Основании прекращения трудового договора (увольнения)" нужно прописать причину увольнения: "Инициатива работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ". В строке "Дата увольнения" – указать последний день работы. Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер. Информация об увольнении должна быть заверена работником и сотрудником отдела кадров. При этом работодатель обязан выдать ему заверенную копию этого приказа, если он обратится с таким требованием.

К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Справка понадобится сотруднику для расчета пособий у нового работодателя. Также бухгалтерия обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника.
Отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником. Сотрудник отдела кадров вносит на лицевую сторону документа общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения с ним трудового договора. А на другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной увольняющемуся работнику выплаты. Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

При этом стоит иметь в виду, что лишение работника премии в связи с его увольнением по собственному желанию может быть расценено как дискриминация.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:

· сначала указывается ее порядковый номер;

· затем дата увольнения;

· потом прописывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ ";

· в заключение заполняются наименование документа, на основании которого вносится запись – чаще всего это приказ о прекращении трудового договора, его дата и номер.

Эту запись заверяют подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печать организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках"). Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель также обязан в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате.

Например, справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справка о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).

6.3Оформление отпуска

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1. Письменное уведомление работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление готовится в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон).

Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления работодатель вручает работнику. На втором экземпляре уведомления (экземпляре работодателя) работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, один экземпляр его получил, ставит дату получения, расписывается.
На практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска и ознакомление с ним работника под подпись.