Основные концептуальные положения разработки / приобретения и развития АИС административного управления МГУ

Основные фактические данные об АИС административного управления МГУ, разрабатываемых в НИВЦ, приведены в Приложении 2. Целью данного раздела концепции является формулировка общих положений, применимых как к уже разрабатываемым, так и к будущим АИС. В Приложении 3 содержится изложение рекомендуемых основных мероприятий по автоматизации конкретной сферы управления МГУ (на примере Центральной бухгалтерии МГУ).

Обоснованность автоматизации.

Решение об автоматизации той или иной сферы административного управления МГУ в форме разработки / покупки специализированной АИС должно приниматься с учетом:

- оценки целесообразности и эффективности автоматизации в данной сфере управления на момент принятия решения;

- готовности сферы управления к автоматизации;

- наличия в той или степени проработанных информационных моделей, проектов автоматизации, обследований состояния соответствующей сферы управления;

- наличия средств на приобретение оборудования, закупку/разработку программного обеспечения;

- наличия ресурсов и средств для эксплуатации и развития АИС.

Обоснованное решение об автоматизации должно приниматься в форме стандартных для МГУ административных документов (приказ, программа, план и т.п.) с указанием всех необходимых в таких случаях атрибутов: цели автоматизации, средства их достижения, сроки, ответственные.

Выбор средств автоматизации.

Ключевым моментом в процессе автоматизации является выбор:

- разрабатывать АИС своими силами или покупать;

- если покупать, то у какого поставщика и в какой комплектации.

Выбор между приобретением или разработкой своими силами специальной АИС должен производиться на основе всестороннего анализа и оценки следующих основных факторов:

- типичность/уникальность автоматизируемой сферы административного управления;

- наличие/отсутствие на российском рынке готовых программных средств, предназначенных для автоматизации данной сферы управления;

- оценка и сравнение стоимости и качеств собственной разработки, включая последующую поддержку, со стоимостью и качествами доступных на рынке готовых АИС;

- наличие условий для разработки АИС в МГУ, а именно:

· наличие и стабильность положения разработчиков АИС МГУ;

· наличие положительного опыта разработки/внедрения собственными силами конкурентоспособных АИС административного управления;

· наличие технологической базы для разработки или финансовых средств для ее создания и поддержания (средства вычислительной техники, лицензионное программное обеспечение, информационная поддержка для разработчиков).

В отношении собственных разработок следует принять (конечно, как тенденцию, но не как жесткое правило) следующее положение: разрабатывать надо только те АИС, которые невозможно или нецелесообразно покупать.

Решение о собственной разработке должно быть тщательно обосновано технически, финансово, нормативно и должно производиться в строгом соответствии с едиными для МГУ правилами (раздел 6 данной концепции).

В частности, задачи бухгалтерского учета и учета кадров бюджетных предприятий (в том числе, в сфере высшего образования) являются стандартными задачами и могут быть решены с использованием готовых (настраиваемых) программных средств, имеющихся на российском рынке программного обеспечения. Разработка собственных информационных систем такого профиля силами бюджетных сотрудников в данной концепции оценивается как нецелесообразная вследствие ее дороговизны и долговременности.

В то же время, задача учета данных учебного процесса характерна лишь для вузов, а в условиях МГУ имеет ряд уникальных особенностей. Такую АИС вряд ли возможно купить "под ключ", ее надо разрабатывать и развивать собственными силами. Затраты требуются для покупки и поддержания технологической базы для разработки и модификации АИС, лицензионных программных средств для эксплуатации АИС, поддержки штата разработчиков и эксплуатационников.

Не менее тщательно должно быть обосновано решение о покупке готовой АИС. Покупка АИС — многоэтапный процесс, в котором собственно акт купли является не первым шагом. Ему должны предшествовать уже названные выше этапы:

- формулировка руководством МГУ целей атоматизации в избранной сфере управления;

- обследование сферы управления с точки зрения готовности к автоматизации, подготовка технического проекта;

- изучение рынка готовых программных продуктов, выбор и сравнение потенциальных поставщиков АИС;

- решение руководства об автоматизации соответствующей сферы управления, облеченное в форму стандартных управленческих документов;

- покупка готовой АИС, желательно в результате выбора наилучшего из нескольких альтернативных коммерческих предложений.

Комплексность и этапность автоматизации.

Максимальный эффект от автоматизации соответствующей сферы управления может быть достигнут лишь при комплексной автоматизации всех участков обработки информации.

В процессе принятия решения об автоматизации целесообразно исходить из гипотезы о необходимости полной автоматизации соответствующей сферы управления. Отказ от автоматизации (невозможность, нецелесообразность) отдельных участков должен быть обоснован в ходе предварительного обследования сферы управления, разработки технического проекта и согласован с возможностями разрабатываемой / приобретаемой АИС.

Окончательный отказ от автоматизации тех или иных участков, равно как и частичная (некомплексная) автоматизация конкретной сферы управления по причине нехватки финансовых средств должны рассматриваться как нежелательная, крайняя мера. Более целесообразной является поэтапность автоматизации участков данной сферы управления. Поэтапная комплексная автоматизация соответствующей сферы управления на протяжении нескольких лет даст намного больший эффект в будущем, чем быстрая частичная (некомплексная) автоматизация отдельных участков. При этом каждый этап автоматизации должен предусматривать полную автоматизацию отдельного участка (-ов).

Интегрированность автоматизации. Разработка / приобретение и последующая эксплуатация и развитие различных АИС должны обеспечивать создание в каком-то виде интегрированной информационной среды. Информационная неинтегрированность верхнего уровня административного управления МГУ (раздел 2) не позволяет надеяться в обозримом будущем даже поставить задачу создания единой, т.е. буквально, одной АИС административного управления с различными функциями. Кроме того, такая постановка нецелесообразна и по техническим причинам.

Интегрированность АИС административного управления МГУ в данной концепции означает следующее:

а) Каждая профильная АИС (бухгалтерский учет, учет данных об учебном процессе, учет кадров и т.д.) должна в итоге обеспечить полный охват (учет данных) соответствующей сферы управления, своевременную и качественную подготовку отчетности, удобный оперативный доступ руководства МГУ к итоговой информации, должна в идеале служить средством информационной поддержки управленческих решений.

б) Совокупные данные всех АИС административного управления должны быть непротиворечивыми, ввод уникальной информации в профильной АИС должен быть однократным с последующим заимствованием (в той или иной форме) этих данных другими АИС и безусловным приоритетом уникальной информации профильной АИС. Так например, кадровые сведения о сотрудниках являются уникальными для АИС учета кадров, но фигурируют как заимствованные в АИС учета и расчета зарплаты и стипендии.

в) Разработка / приобретение, эксплуатация и развитие АИС административного управления должны подчиняться единым правилам, планироваться и координироваться.