Организационно-финансовые средства автоматизации административного управления МГУ

Перспективный календарный план (программа) автоматизации административного управления МГУ.

Покупка и тем более разработка АИС, их внедрение в эксплуатацию — это непростые процессы, требующие даже для небольших систем тщательной проработки очередности мероприятий, согласования действий большого числа исполнителей, учета множества случайных факторов, оценки рисков. В такой ситуации даже материальная и моральная заинтересованность отдельных исполнителей не могут служить гарантией своевременного достижения нужного результата. Единственная объединяющая и принуждающая сила в этом случае — административная воля, принявшая форму плана.

Перспективный календарный план должен включать задания руководства (а не пожелания исполнителей), содержать ясные, хорошо мотивированные цели, средства их достижения и этапы. Сроки календарного плана целесообразно определять, исходя из реальных сроков достижения крупных целей автоматизации административного управления. Утверждает календарный план Ректор или проректор, курирующий автоматизируемые административные службы.

Перспективный финансовый план ("чрезвычайная" программа финансирования).

Финансовый план всегда должен присутствовать как минимум в двух формах:

- как составная часть перспективного календарного плана;

- как самостоятельный документ, основанный на фактическом бюджете МГУ.

Роль финансового плана в том, чтобы быть жестким ограничителем календарных планов. Если календарный план определяет комплексность и очередность мероприятий, то финансовый план — их реализуемость. Утверждает финансовый план Ректор.

Единый координирующий орган

Основные функции координирующего органа — планирование и координация процесса автоматизации административного управления МГУ, а именно:

- подготовка и представление на утверждение проектов календарного и финансового планов автоматизации;

- организация подготовки и представление на утверждение проектов внутриуниверситетских "стандартов";

- формирование и утверждение рабочих групп (комиссий) специалистов (например, для, , и т.п.).

Качественный состав координирующего органа определяется его функциями, что, в частности, означает представительство как специалистов по электронным технологиям обработки информации, так и специалистов по управлению, планированию, финансам. Рабочие группы (комиссии) могут формироваться как на ограниченный срок, так и постоянно действующие. Возможные функции рабочих групп (комиссий):

- разработка / модификация внутриуниверситетских "стандартов";

- подготовка обоснований разработки / покупки АИС;

- развитие концепции автоматизации МГУ;

- мониторинг технической оснащенности верхнего уровня управления МГУ.

Состав и функции координирующего органа утверждаются Ректором.

Кадровое обеспечение автоматизации административного управления МГУ

АИС административного управления являются (и еще долго будут) человеко-машинными системами, чья нормальная работа невозможна без специалистов, во-первых, обеспечивающих связь АИС с реальным процессом управления (принятия решений), во-вторых, создающих условия для устойчивой работы и развития АИС.

Можно выделить следующие основные группы специалистов, обеспечивающих эксплуатацию АИС.

Группа

Специалисты, осуществляющие подготовку, ввод и обработку профильной информации с использованием АИС.

Группа

Администраторы баз данных, локальных компьютерных сетей, обеспечивающие устойчивую, надежную работу прикладного программного обеспечения, защиту информации, регулирование доступа к ресурсам АИС.

Группа

Специалисты по эксплуатации средств вычислительной техники и базового программного обеспечения.

Детальная организация работы всех групп специалистов осуществляется в процессе внедрения в эксплуатацию конкретной АИС и не подчиняется единой модели. Укажем лишь некоторые общие требования.

а) В обозримом будущем наиболее реалистичной схемой взаимодействия является сочетание работы эксплуатационных служб профильных АИС (например, Отдел АСУ Центральной бухгалтерии МГУ) и специалистов общеуниверситетских подразделений (НИВЦ, ВМ и К, ЦТТИ и др.).

б) Гарантированный положительный результат от растущих от года к году вложений в АИС административного управления может быть получен лишь при условии привлечения и содержания высококвалифицированного персонала эксплуатации АИС в условиях рыночной конкуренции. Как и в других областях, где университет вступает в соревнование с лучше обеспеченным материально миром коммерции, МГУ должен приложить все усилия, чтобы создать такие привлекательные условия работы персонала эксплуатации АИС, которые компенсировали бы более низкий уровень зарплаты, заложенный стандартами бесплатного высшего образования.

Заключение

Концепция автоматизации административного управления МГУ не должна рассматриваться как "замкнутый" документ. Многие бизнес-процессы являются общими для различных сфер деятельности МГУ и не могут быть ограничены лишь административным управлением. Представленная концепция должна со временем стать составной частью более общего документа, содержащего конструктивные принципы информатизации различных видов деятельности МГУ.

Целесообразной является также разработка концепций информатизации в университетских подразделениях (факультетах, институтах, центрах и т.д.). Инициирование таких разработок административными средствами вряд ли необходимо. Пропаганду и методическую помощь может взять на себя университетский координирующий орган (раздел 8).