Официально–деловой стиль

Деловое общение и его особенности

Андреева С.А.

Донецкий национальный технический университет

Введение

Общение в области правовых отношений призвано служить осуществлению   основных функций права. Право же — это выражение воли господствующего класса или воли народа, оно призвано регулировать отношения между людьми, учреждениями, странами (международное право), между гражданами и государством. Языковые способы выражения воли и речевое воплощение регулировочной функции права оказываются своеобразными в этой сфере общения, определяя важнейшие специфичные черты официально–делового стиля.

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Известны «писаные» и «неписаные» нормы поведения в   той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция — формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году «Генеральным регламентом» Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

Деловой этикет включает в себя   две группы правил:

→ нормы, действующие в сфере общения между равными по   статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

→ наставления,    определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко   всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании   к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета — разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых «формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, «здравствуйте», «будьте добры», «разрешите принести извинения», «счастлив познакомиться с Вами»). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик. Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество. Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

• установка   контакта (знакомство) — предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;

• ориентировка в ситуации общения, осмысление   происходящего, выдержка паузы;

• обсуждение интересующей проблемы;  

•   решение проблемы;

• завершение контакта (выход из него).  

Служебные   контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

Официально–деловой стиль

Темой своего реферата я выбрала «деловое общение и его особенности»  

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов   между людьми в служебной сфере.

Современный отечественный служебный этикет   имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году «Генеральным регламентом» Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:  

→   нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

→ наставления, определяющие характер контакта   руководителя и подчиненного (вертикальные). Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий. Обязательно соблюдение речевого этикета — разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых «формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности. (например, «здравствуйте», «будьте добры», «разрешите принести извинения», «счастлив познакомиться с Вами»). Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

•   установка контакта (знакомство) — предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;

• ориентировка в ситуации общения,    осмысление происходящего, выдержка паузы;

• обсуждение интересующей   проблемы;

• решение проблемы;  

• завершение контакта (выход из него).  

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из   взаимных запросов и потребностей, из интересов дела.

Виды делового общения

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое   общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на   монологические и диалогические. К монологическим видам относятся:

º   приветственная речь;

º торговая речь (реклама);  

º информационная   речь;

º доклад (на заседании, собрании). Диалогические виды:  

º   деловой разговор;

º деловая;  

º переговоры;  

º нтервью;  

º   дискуссия;

º совещание (собрание);  

º пресс–конференция;  

º   контактный деловой разговор — непосредственный, «живой» диалог;

º   телефонный.

Письменные виды делового общения — это многочисленные   служебные документы.

По содержанию общение может быть разделено на:  

º материальное — обмен предметами и продуктами деятельности;  

º   когнитивное — обмен знаниями;

º мотивационное — обмен целями, интересами,    потребностями;

º деятельностное — обмен действиями, операциями, умениями,    навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:  

º непосредственное — осуществляемое с помощью жестов и голоса;  

º   опосредованное — с использованием специальных средств;

º прямое —   предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

º косвенное — осуществляется через   посредников.

Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним   из важнейших факторов, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30–е годы заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять — от его умения общаться с людьми.

Общие положения

Джен Ягер в книге «Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса»   выделяет шесть следующих основных принципов:

1. Пунктуальность. Только   поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Специалисты, изучающие организацию и распределение рабочего времени, рекомендуют прибавлять лишних 25 процентов к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения порученной работы.

2. Конфиденциальность. Секреты   учреждения, корпорации или конкретной сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать кому–либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.

3. Любезность, доброжелательность и   приветливость.

4. Внимание к окружающим (думайте о других, а не только о   себе). Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Когда кто–то ставит под сомнение качество вашей работы, покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.

5. Внешний облик. Необходимо выглядеть самым лучшим   образом, то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Большое значение имеют тщательно подобранные аксессуары.

6. Грамотность (говорите   и пишите хорошим языком). Даже если вы всего лишь приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты как часть вашего собственного лексикона.

В общения используются различные методы влияния или воздействия   на людей. Среди наиболее употребительных из них И. Браим выделяет следующие — убеждение, внушение, принуждение.

Убеждение — воздействие посредством   доказательств, логического упорядочения фактов и выводов. Подразумевает уверенность в правоте своей позиции, в истинности своих знаний, этической оправданности своих поступков. Убеждение — ненасильственный, а значит, и нравственно предпочтительный метод влияния на партнеров по общению.

Внушение, как правило, не требует доказательств и логического анализа   фактов и явлений для воздействия на людей. Основывается на вере человека, складывающейся под влиянием авторитета, общественного положения, обаяния, интеллектуального и волевого превосходства одного из субъектов общения. Большую роль во внушении играет сила примера, вызывающая сознательное копирование поведения, а также бессознательное подражание.

Принуждение — наиболее   насильственный метод воздействия на людей. Предполагает стремление заставить человека вести себя вопреки его желанию и убеждениям, используя угрозу наказания или иного воздействия, способного привести к нежелательным для индивида последствиям. Этически оправданным принуждение может быть лишь в исключительных случаях.

На выбор метода воздействия на людей оказывают влияние   разнообразные факторы, в том числе характер, содержание и ситуация общения, общественное или служебное положение и личностные качества субъектов общения.

На характер общения оказывает влияние темперамент его участников.   Традиционно выделяют четыре типа темперамента:

Сангвиник жизнерадостен,    энергичен, инициативен, восприимчив к новому, быстро сходится с людьми. Легко контролирует свои эмоции и переключается с одного вида деятельности на другой.

Флегматик уравновешен, медлителен, тяжело при  спосабливается к новым видам деятельности и новой обстановке. Долго обдумывает новое дело, но начав его выполнение, обычно доводит до конца. Настроение, как правило, ровное, спокойное.

Холерик активен, предприимчив, отличается большой работоспособностью,    упорством в преодолении трудностей, однако подвержен резким сменам настроения, эмоциональным срывам, депрессии. В общении бывает резок, несдержан в выражениях.

Меланхолик впечатлителен, повышенно эмоционален, при этом больше подвержен   отрицательным эмоциям. В сложных ситуациях склонен проявлять растерянность, терять самообладание. Мало предрасположен к активному общению. В благоприятной обстановке может хорошо справляться со своими обязанностями.

Швейцарский   психолог Карл Юнг разделил личности на экстравертов и интровертов.

Экстраверты характеризуются ослабленным вниманием к своему внутреннему   миру и ориентацией на внешнюю среду. Они общительны, коммуникабельны, инициативны и легко адаптируются к различным условиям.

Интроверты,    наоборот, ориентированы на свой внутренний мир и склонны к самоанализу, замкнутости.

Такие типы темперамента, безусловно, редко встречаются в   чистом виде. Для более подробной классификации личностных качеств применяется метод Майерс–Бриггс, построенный на теории Карла Юнга.

1. Экстраверты (E)   направляют свою энергию на внешний мир. Они говорят и действуют. Интроверты (I), наоборот, любят подумать прежде, чем что–то предпринять. Они предпочитают работу, которая требует спокойной умственной активности.

2. Сенситивы (S)   — это люди, которые активно используют свои органы чувств для сбора информации. Они реалисты и прекрасно ориентируются в деталях и подробностях этого мира. Интуитивы (N), наоборот, видят глубокий смысл и широкие возможности развертывания той или иной ситуации, поскольку они оценивают мир с помощью своего воображения.

3. Логики (T) делают рациональные, логические выводы.   Они легко могут выявить, что правильно и что неправильно. Они анализируют. Эмоционалы (F), наоборот, принимают решения на основе своих чувств (а эти чувства, в свою очередь, базируются на системе их ценностей). Они являются тактичными, сострадательными и склонными к благотворительности, отличаются дипломатичностью.

4. Рационалы (J) ведут упорядоченную организованную   жизнь, и чем больше событий в жизни они могут контролировать, тем для них лучше. Иррационалы (P), наоборот, отличаются спонтанными реакциями, приветствуют новый опыт.