Итак, какова должна быть работа с последствиями мероприятия?

Во-первых, идея ивента должна быть концептуальной, то есть способной жить долго, обрастая смыслами и ожиданиями аудитории. Компания должна стремиться сделать мероприятие со своей историей, мифами и легендами. Это будет интересно не только клиентам и СМИ, но и самому организатору.

Во-вторых, необходимо следить за тем, чтобы мероприятие было не просто благотворительным подарком человечеству, а таким подарком, на котором стоит логотип. Таким образом, в сознании потребителей эмоциональное удовольствие от участия в мероприятии будет сливаться с образом бренда.

В-третьих, нужно постараться, чтобы подобные специальные мероприятия проходили регулярно и были ожидаемы.

Несколько примеров специальных PR – мероприятий,к которым могут относиться конференции, презентации, выставки, организация различных конкурсов, вечеринок, семинаров и т.д.

Конференция (англ. Academic conference) — форма организации научной деятельности, при которой исследователи (не обязательно ученые или студенты) представляют и обсуждают свои работы. Обычно заранее (в информационном письме либо стендовом объявлении) сообщается о теме, времени и месте проведении конференции. Затем начинается сбор тезисов докладов и иногда оргвзносов. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.

Процесс подготовки крупного отраслевого мероприятия занимает от четырех месяцев до года. Структурно в нем можно выделить несколько ключевых этапов, на каждом из которых организатора могут поджидать подводные камни:

· Определение тематики будущего проекта и его целевой аудитории

· Детальная разработка программы, приглашение спикеров.

· Продвижение конференции через различные каналы — СМИ, продажи.

· Организация (выбор площадки, обеспечение питанием, оборудование).

· После конференции — информационная поддержка делегатов, публикации о событии.

Важнейшую роль играет определение темы будущего мероприятия. Если ошибиться на этом этапе, вся дальнейшая блестящая организация и талантливые менеджеры по продажам не сделают конференцию значимым событием, собравшим ключевых игроков отрасли.

Очень важно организовать общение делегатов и спикеров. В программе конференции должно быть запланировано достаточное время для дискуссий, формального и неформального общения. Интересно, что предпочтения аудитории конференции меняются в зависимости от отрасли: так, финансистов и юристов прежде всего интересует контент мероприятия, актуальное содержание и практические кейсы, в то время как для специалистов телекоммуникационного рынка очень важны неформальная часть конференции, живое общение с коллегами по цеху во время кофе-пауз, фуршетов и дискуссий.

Конференция европейских министров,отвечающих за социальную политику. 26-27 февраля. Москва

Презентация - очень важное событие для фирмы, и к ее подготовке часто привлекают секретарей-референтов: они не только занимаются рассылкой приглашений, но помогают решать многие организационно-протокольные вопросы.

С одной стороны, презентация - это деловое мероприятие. С другой - знакомство с новым товаром, новой услугой, новой фирмой, новым проектом.

Важно определить  дату и время ее проведения с учетом времени года, погоды и дня недели. Очевидно, что конец рабочего дня в пятницу в теплое время года - выбор явно неудачный. Приглашения не обязательно должны быть строгими. Разослать приглашения нужно с расчетом, что гости получат их не позже, чем за две недели до события. В списке приглашенных должны быть постоянные и потенциальные партнеры, представители государственных, общественных организаций и фондов, журналисты. Приглашения готовятся персонифицированными : адресовать их следует определенному лицу.

Начало главной (информационной) части презентации необходимо сделать рекламно неожиданным, броским, запоминающимся. Презентация эффективна, когда она увлекает аудиторию с самого начала и удерживает внимание до самого конца.

Выступления специалистов (не более 5 докладчиков) должны быть непродолжительными . Чем больше человек услышит, тем меньше запомнит; чем меньше услышит - тем больше запомнит.

Каждый рассказ, насыщенный живыми, эмоциональными образами, строиться так, чтобы он логически продолжал предыдущий, обязательно нужно иллюстрировать наглядными материалами (слайдами, диапозитивами, образцами продукции).

Цель  презентации - не выдать всю имеющуюся информацию, а лишь заинтересовать, привлечь внимание, показать перспективы.

После выступлений специалистов руководитель представляет почетного гостя - это должен быть известный, имеющий влияние в общественной жизни человек: мэр города, к примеру. Неплохо заранее подготовить речь, снабдив ее цифрами, фактами, и деликатно ему предложить.

На презентации необходимо поощрить своих постоянных партнеров и журналистов, пишущих об организации. В зависимости от материальных возможностей фирмы это может быть видеомагнитофон или кожаный альбом для фотографий, диктофон, дисконтная карточка, талон на бесплатные консультации или обслуживание.

После таких приятных моментов гостей приглашают на прием. Это может быть фуршет, тогда во втором зале накрывают стол. Если же предполагалось ограничиться одним залом, то можно презентацию завершить коктейлем. На проведение приема отводиться один час. Однако организаторы презентации не должны считать, что это время предназначено для того, чтобы расслабиться и отдохнуть, - они работают, четко осознавая цель. Время приема следует использовать для неформального, но делового общения с потенциальными партнерами, инвесторами, журналистами, чтобы в подсознании участников отложилась определенная резонансная информация.

Презентация нового продукта фирмы.

Выставочная деятельность. Подготовка к конкретной выставке, по сути дела, начинается задолго до нее, пусть даже в косвенной форме. Годовой план выставок обычно содержит самую общую информацию о предстоящих событиях (название, тема и сроки выставки) и не дает возможности точно сказать, как эти события будут развиваться.

Человек (или команда) , отвечающая за подготовку к той или иной выставке (в зависимости от размеров компании, масштаба выставки) готовит дополнительный уточняющий обзор исходя из имеющейся информации.

После сбора необходимых данных, они обобщаются и попадают к руководителю на стол. Группа подготовки к выставкам (Exhibition Team) сопровождает подготовленный материал своими комментариями выражающими те или иные пожелания, с учетом возможных "+" и "-". Насколько опытная команда отвечает за подготовку и сбор информации, настолько серьезно и с максимумом внимания будет принято во внимание каждое мнение и совет команды руководством фирмы.

Как и в "беспроигрышных" лотереях на выставке четко работает правило 1: 4. Это значит что один покупатель, остановившийся около вашего стенда — это четыре потенциальных клиента (его друзья, родственники, знакомые, сослуживцы, не попавшие с ним на выставку) . Своего рода эффект "цепной реакции".

На выставках необходимо показывать  лучшие образцы того что есть.

Красочно (но не пестро) и качественно оформленный стенд, создадут в памяти посетителей четкую ассоциацию с образом фирмы. Корректный, приветливый персонал создадут непринужденную обстановку и желание иметь с этой фирмой  дело. Грамотное освещение и музыка (как вариант) привлекут всеобщее внимание (возможно даже телевизионщиков, а это шанс бесплатной рекламы) и заставят умереть от зависти конкурентов. Ходовой товар и умение его продать обеспечат постоянную деловую активность и капиталооборот.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов:

· определения цели;

· составляется план деятельности (activity plan) ;

·  назначаются ответственные лица (contact persons) ;

· определяется порядок организационных мероприятий и программ (organization & programs) ;

· учитываются возможные потребности в дополнительных силах и материалах (applications & materials) ;

·  план выставки (exhibition & stand map) ;

· базовые расходы (costs согласно текущим расценкам) .

· После окончания выставки проводится учет и анализ прошедших событий (summary & statistics) и делаются выводы для использования в дальнейшем (experience) .

Выставочная деятельность.

Список литературы.

1. Монахов, Г.А. Презентации, журнал «Секретарь – референт», 2006 г.

2. Барская, И. Журнал «Маркетинг Менеджмент», 2007 г.

3. Быков, И.А., Организация и проведение компаний по связям с общественностью: учебное пособие/ СПбГУТ. – СПб, 2003 г.

4. Сайтэл, Ф., Современный паблик рилейшнз.М.,2002 г.