Выбор для поля типа данных

Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных при работе в режиме Конструктора.

В таблице могут быть заданы следующие типы полей:

- Текстовый: Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Размер поля - до 255 символов.

- Поле MЕМО: Длинный текст или числа, например, пометки или описание. Размер поля - до 64 000 символов.

- Числовой: Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля (FieldSize). Размер поля - 1, 2, 4 или 8 байт.

- Дата/время: Даты и время. 8 байт.

- Денежный: Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной. Размер поля - 8 байт.

- Счетчик: Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Размер поля - 4 байта.

- Логический: Поля, содержащие только одно или два значения, таких как “Да/Нет”, “Истина/Ложь”, “Включено/Выключено”. Размер поля - 1 бит.

- Объекты OLE: Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. Размер поля - до 1 гигабайта (ограничено объемом диска).

- Гиперссылки: Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. Размер поля - до 64 000 символов.

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:

1. какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить числовые данные в текстовом виде;

2. сколько места необходимо для хранения значений в поле;

3. какие операции должны производиться со значениями в поле, например, суммировать;

4. значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в текстовых полях и полях объектов OLE, – нельзя;

5. нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;

6. будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя;

7. каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Для обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа Дата/Время.

Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля Цена разумно указать в свойстве Формат поля формат Денежный и установить для его свойства - Число десятичных знаков - значение 2 или Авто. В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р. Допустимо использование как встроенных, так и специальных форматов, созданных при помощи символов форматирования. Для элементов управления значение свойства Формат поля задается в окне свойств. Для поля в таблице или запросе значение данного свойства задается в режиме конструктора таблицы (в разделе свойств поля) или в окне запроса (в окне свойств поля). Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов для полей, имеющих числовой, денежный, логический типы данных, а также типы данных счетчика и даты/времени. Также для любых типов данных полей, отличных от объектов OLE; есть возможность создания собственных специальных форматов. Кроме того, значение данного свойства можно задать в макросе или в программе.

Свойство Формат поля определяет только способ отображения данных, не оказывая воздействия на способ их сохранения. В Microsoft Access определены стандартные форматы для полей с типами данных Числовой, Дата/Время, Логический, Текстовый и Поле МЕМО. В качестве стандартных используются национальные форматы, выбираемые в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками для конкретной страны. Например, если на вкладке Язык и стандарты указать Английский (США), то число 1234.56 в денежном формате будет выглядеть как $1,234.56. Но если указать на этой вкладке Русский, то это число будет выглядеть так: 1 234,56р. Настройка Формат поля, заданная в режиме конструктора таблицы, используется для отображения данных в режиме таблицы. Эта же настройка применяется при создании связанных с этим полем новых элементов управления в форме или отчете.

Пользователь имеет возможность указать стандартные размеры текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на вкладке Таблицы/запросы (в диалоговом окне Параметры, которое открывается командой Параметры в меню Сервис). Рекомендую задавать минимально допустимое значение свойства Размер поля, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти. Преобразование большего значения свойства Размер поля к меньшему в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных. Например, при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все значения, длина которых превышает 50 символов, будут усечены. Данные в числовом поле, которые выходят за пределы диапазона, соответствующего новому размеру поля, округляются или заменяются пустыми значениями. Например, при замене значения "С плавающей точкой (4 байта)" на "Целое" дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа, а значения вне диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в пустые значения. Отменить изменения данных, произошедших при модификации свойства Размер поля, после его сохранения в режиме конструктора таблицы будет невозможно. Для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним – четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется использовать денежный тип данных. При обработке числовых значений из полей типа "С плавающей точкой (4 байта)" и "С плавающей точкой (8 байт)" применяются вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений из денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.

В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

Определение в базе данных связей между таблицами

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полям “КодСотрудника” в двух таблицах.

Отношение “один-ко-многим”: такая связь является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A и создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

Отношение “многие-ко-многим”: при этом виде связиодной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Связь с отношением “многие-ко-многим” фактически является двумя связями с отношением “один-ко-многим” через третью таблицу, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах. Например, между таблицами “Заказы” и “Товары” имеется отношение “многие-ко-многим”, которое определяется путем создания двух связей с отношением “один-ко-многим” для таблицы “Заказано”.

Отношение “один-к-одному”: при таком отношении запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением “один-к-одному” используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связей между таблицами подходит для сохранении сведений о характеристиках товаров и создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Для баз данных важно обеспечение целостности данных.

Целостность данных представляет собой набор правил, используемых процессором базы данных для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Например, ограничение можно использовать, чтобы гарантировать, что каждый служащий в базе данных будет относиться к какому-либо отделу или что пользователи не смогут случайно ввести отрицательное значение для цены товара.

Для связей, для которых определена целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения ключевого поля в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.

При поддержании ссылочной целостности между главной и подчиненной таблицами часто используются следующие правила:

- подчиненная строка не может быть вставлена, пока не существует главная строка. Например, нельзя ввести записи позиций счет-фактуры, пока в главной таблице не появится запись счета. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи только подготавливаются и пока не являются связанными;

- главная строка не может быть удалена до удаления всех подчиненных строк. Например, нельзя удалить запись счет-фактуры, если в подчиненной таблице имеются записи позиций счета;

- если значение первичного ключа в главной строке изменено, все значения внешнего ключа, которые обращаются к этому значению первичного ключа, должны быть также обновлены; и наоборот, нельзя изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют связанные записи.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных в окне Связи. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Если при определении связи установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении кода клиента в таблице “Клиенты” будет автоматически обновлено поле “КодКлиента” во всех записях таблицы “Заказы” для заказов каждого клиента, поэтому целостность данных не будет нарушена. Microsoft Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.

Типы ограничений

Поскольку первичное заполнение таблиц и ввод их в машину ведет человек, ошибки в данных являются не исключением, а правилом, и любая БД должна иметь средство для диагностики и исправления ошибок.

В современных СУБД имеются средства поддержания целостности данных. Гораздо сложнее дело обстоит с ошибками в допустимых значениях данных. Такие ошибки условно называются арифметическими, хотя это не совсем точно, так как ошибочно может быть записано значение текстового данного, однако существует ряд средств для выявления арифметических ошибок, однако на пользовательском уровне ограничиваются простым визуальным контролем.

Ограничения можно определять на двух уровнях:

1. В базе данных. Ограничения в базе данных ассоциируются с определениями объектов-таблиц. Например, для таблицы может быть установлено ограничение, которое требует, чтобы каждое значение в столбце было уникальным.

2. В приложении Access (в программном коде или свойствах объектов). Ограничения в приложении ассоциируются с объектами приложения, которые формируют интерфейс к информации базы данных. Например, текстовое поле может иметь ограничение, которое требует, чтобы все вводимые в него значения были больше 20.

Размещение ограничений в базе данных имеет следующие преимущества:

- централизация. Ограничение базы данных определяется только один раз и может автоматически использоваться всеми клиентами, обращающимися к базе данных. Определение ограничения в базе данных освобождает разработчика от необходимости вносить одни и те же ограничения в каждую форму, которая использует данную информацию. Кроме того, при необходимости модифицировать ограничение изменения вносятся только в один объект;

- защита. Ограничения базы данных всегда поддерживаются, независимо от того, какой инструмент доступа к данным используется. С другой стороны, ограничения, определенные в приложении, могут быть нарушены пользователем, использующим для доступа к тем же таблицам другое приложение или инструмент;

- простота. Ограничения базы данных просты в определении и не требуют никакого программного кода.

Ограничение Unigue

Ограничение – некоторое ограничивающее условие. В базе данных – общее понятие, охватывающее широкий круг аспектов управления базой данных: ключи, значения, типы и форматы данных и т. д. Ограничения устанавливают для пользователя некоторые рамки при вводе, изменении или удалении данных приложения. Вся система ограничений при создании приложения базы данных строится с целью обеспечения целостностиданных.

Ограничение Unigue предотвращает ввод в поле повторяющихся значений. Этот тип ограничения может быть установлен как для одного поля, так и для нескольких полей составного ключа. Назначение ключевого поля (для одного поля) автоматически запрещает ввод в него повторяющихся значений, тем самым обеспечивая для каждой записи уникальный идентификатор. Однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других, не ключевых, полей.

Чтобы установить ограничение Unigue для одного поля таблицы:

1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы выбрать поле, в котором допускается ввод только уникальных значений.

2. В панели свойств для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Совпадения не допускаются)".

Чтобы установить ограничение Unigue для нескольких полей таблицы:

1. В режиме конструктора открыть окно индексов и создать составной индекс, включив в него поля, в которые должен быть, запрещен ввод повторяющихся значений.

2. Выбрав имя индекса, в панели свойств индекса в ячейке свойства Уникальный индекс установить значение "Да".

Ограничения Not Null

Ограничение Not Null запрещает ввод в столбец таблицы пустых значений. Оно всегда применяется к отдельным столбцам. Ограничения Not Null используются, чтобы гарантировать, что для важных данных всегда имеются значения. Например, это ограничение можно использовать, чтобы гарантировать, что в записи каждого служащего в базе данных проставлено его жалованье. При определении структуры таблицы это ограничение задается установкой значений свойств Обязательное поле и Пустые строки поля таблицы. Необходимо различать два типа пустых значений: пустые значения и пустые строки. В некоторых ситуациях поле может быть оставлено пустым потому, что данные для него либо существуют, но пока неизвестны, либо их не существует вовсе. В связи с этим и различают два типа пустых строк. Например, если в таблице есть поле "Номер факса", то оно может быть пустым потому, что пользователь не знает, есть ли у клиента номер факса или нет, или потому, что он знает, что номера факса у клиента нет. Таким образом, если поле имеет пустое значение, то это означает, что его значение неизвестно. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что строкового значения нет.

Ограничения Primary Key

Ограничение Primary Key гарантирует, что каждая строка в таблице будет уникально идентифицирована значением в столбце или наборе столбцов первичного ключа. Ограничение по первичному ключу объединяет черты ограничения  0пiцие и ограничения Unigue и Not Null.

Обычно рекомендуется включать ограничение Primary Key в каждой создаваемой таблице. Использование первичного ключа может значительно повысить быстродействие доступа к строкам таблицы. Ограничение Primary Key также используется для поддержания ссылочной целостности, когда в базе данных определены отношения один-к-многим. Установка ссылочной целостности позволяет поддерживать соответствие между главной и подчиненной таблицами. Для поддержания ссылочной целостности ограничения Primary Key используются в комбинации с ограничениями Primary Key, описанными ниже.

Ограничения Foreign Key

Ограничение Foreign Key (внешний ключ) гарантирует, что каждое значение, введенное в столбец, уже существует в некотором другом столбце (обычно в другой таблице). Ограничения Foreign Key обычно используются для поддержания ссылочной целостности, когда в базе данных определены отношения один-к-многим. Ограничения Foreign Key всегда используются вместе с ограничениями Foreign Key (описанными в предыдущем разделе). В отношении один-к-многим внешний ключ – столбец в подчиненной таблице, которая содержит идентификатор строки в главной таблице. Значение в столбце внешнего ключа равно значению в столбце первичного ключа в другой таблице. Также, в отношении один-к-одному каждая строка в подчиненной таблице соответствует уникальной строке в главной таблице, одной строке в главной таблице может соответствовать любое количество строк в подчиненной таблице.

Поиск и замена данных