Создание текстовых документов

Excel предоставляет широкие возможности для формирования сложных текстовых документов. Для этого предназначены средства выбора шрифтов, выравнивания, выбора рамок, штриховок.

Все изменения оформления таблицы действуют на текущую ячейку, либо, если выделена группа клеток - на выделенную группу.

Для изменения шрифтов можно воспользоваться пиктограммами на панели форматирования: выбор шрифта и его размера, шрифты полужирный, наклонный, и подчеркнутый.

А. Выбор шрифтов при помощи меню:

- выделить клетку или диапазон клеток, в которых надо изменить шрифты;

- выбрать в меню Формат ® Ячейки ® Шрифт;

- выбрать нужный шрифт и щелкнуть по кнопке ОК.

Б. Выравнивание содержимого ячеек осуществляется с помощью Панели форматирования, которая имеет четыре пиктограммы:

- прижать текст в клетке к левому краю;

- расположить текст по центру клетки;

- прижать текст в клетке к правому краю;

- расположить текст по центру нескольких выбранных ячеек.

Выравнивание содержимого ячеек при помощи меню:

- выделить в меню Формат ® Ячейки ® Выравнивание;

- выбрать нужную позицию;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Г. Обрамление таблиц в рамки.

При печати таблиц на бумаге линии сетки таблиц отсутствуют. Поэтому необходимо заключать поля таблиц в рамки.

В Excel функцию установки рамок для выделенных ячеек выполняет пиктограмма панели форматирования Рамки.

Если щелкнуть мышкой по стрелке, то в раскрывшемся списке будут предоставлены шаблоны рамок для выбранных ячеек. Самый первый шаблон убирает рамки. 

Для обрамления таблиц при помощи меню необходимо:

- выделить группу ячеек, для которых необходимо установить рамки;

- выбрать в меню Формат ® Ячейки ® Рамка;

- выбрать тип рамки, тип линии, цвет линии обрамления;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Чтобы убрать сетку с экрана необходимо :

Выбрать в меню Сервис ®Параметры ® Вид ® Снять флаг в поле Сетка.

Д.Фон ячеек.

В понятие фона ячеек входит шаблон штриховки, цвет переднего плана, цвет фона.

Использование пиктограммы позволяет залить выбранные ячейки цветом.

Чтобы залить выбранные ячейки цветом при помощи меню надо:

- выделить диапазон клеток, фон которых необходимо изменить;

- выбрать в меню Формат ® Ячейки ® Вид;

- выбрать цвет фона, образец штриховки и цвет штриховки;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Е. Стиль представления данных.

Стиль – это совокупность формата числа, типа и размера шрифта, типа выравнивания, вида рамки, наличия штриховки и защиты ячейки. По умолчанию все ячейки имеют стиль обычный.

 

 

Печать в Excel.

А. Предварительный просмотр.

При предварительном просмотре на экран выводится изображение документа в том виде, в каком оно получитчя при печати.

Для предварительного просмотра необходимо войти в меню и выбрать Файл ® Предварительный просмотр. Войти в режим предварительного просмотра можно лишь в том случае, если в рабочий лист введен хотя бы один символ.

При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять следующие действия:

- просмотр следующей страницы ( предыдущей страницы);

- вывод укрупненного изображения на экран;

- печать;

- настройка параметров страницы;

- показ полей на листе бумаги, ручная корректировка полецй; 

- возврат в рабочую книгу;

- справка.

 

Б. Установка параметров страницы.

Для установки параметров страницы надо войти в меню и выбратьФайл ® Параметры страницы или Файл ® Предварительный просмотр ® Страница.

При этом на экране параметров появится четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.

Вкладка Страница ориентирует страницу по вертикали, по горизонтали, производит масштабирование, увеличение/уменьшение распечатки в % по отношению к оригиналу.

Вкладка Поле позволяет сделать отступы от края листа до текста, расстояние от края бумаги, расстояние от края листа до колонтитулов, центрирование, горизонтальное/вертикальное расположение. Поля отступа можно быстро изменить в режиме предварительного просмотра: Файл ® Предварительный просмотр ® Поля.

Изменить поля отступа можно передвинуть мышью соответствующую ограничительную линию.

Колонтитулы – информация, выводимая над/под текстом каждой печатаемой странице.

Чтобы напечатать свои колонтитулы необходимо выбрать Создать верхний колонтитул/ Создать нижний колонтитул.

Колонтитулы состоят из трех секций: левой, правой и центральной. Например, верхний колонтитул может содержать название работы – в центре, номер страницы – в правой части, текущую дату – в левой части.

Вкладка Лист дает возможность печатать только выделенную область данных, печатать на каждом листе выделенные строки в виде заголовка, выводить на печать линии сетки, вывести на печать текст примечаний к ячейкам.

Чтобы вывести документ на печать используется командное меню:

Файл ® Печать

Появится окно печати, в котором необходимо выбрать принтер для печати, установить признак печати в файл или на принтер, указать количество копий, указать ориентацию страницы.

Если необходимо вывести на печать не весь документ, а только выбранные страницы, то надо указать диапазон страниц для печати.

В. Операции над документами.

Чтобы записать табличный документ на диск следует выполнить набор команд на меню:

Файл ® Сохранить как . . .

Для перезаписи на диск уже существующего файла надо выполнить:

Файл ® Сохранить

Чтобы вызвать существующий табличный документ на экран необходимо выполнить набор команд меню:

Файл ® Открыть

Если с файлами недавно работали, то вызов его осуществляется путем выбора имени этого файла в нижней части меню Файл.

Создание нового табличного документа осуществляется путем набора команд меню:

Файл ® Создать

Переключение между несколькими одновременно загруженнымидокументами осуществляется командой Окно.

Для отображения на экране всех открытых документов используют команды меню:

Окно ® Расположить,

Затем выбирают один из вариантов расположения окон на экране (Рядом, Сверху вниз, Слева направо, Каскадом).

 

 

Построение диаграмм

 

 

Excel предлагает пользователю 9 типов плоских диаграмм и 6 типов объемных.

Для построения диаграмм необходимо:

1.Выделить данные, которые надо включить в диаграмму. Эти данные не обязательно должны быть расположены рядом. Удерживая клавишу Ctrl , можно отменить несмежные интервалы.

Чтобы сделать надпись вдоль оси X и составить легенду, надо выделить заголовок столбцов и строк.

2 Щелкнуть на инструменте « Мастер диаграмм» на Стандартной панели инструментов. Указатель мыши изменится на маленький крест со столбчатой диаграммой внизу справа.

3 Крестообразным указателем мыши указать местоположение и размер создаваемой диаграммы. Если необходимо поместить диаграмму в таблицу отличную от той, из которой были взяты данные, то надо поместить указатель мыши на имя нужной таблицы в нижней части окна документа, щелкнуть по ней и пройтись по клеткам этой таблицы. Чтобы создать диаграмму на новом листе необходимо выполнить последовательность команд:

 

Вставка ® Диаграмма ® На новом листе

 

4 Отпустив левую клавишу мыши, появится первое окно Мастера диаграмм. В диалоговое окно необходимо ввести интервал (интервалы) данных. Если данные были предварительно выделены, то адреса их появятся в диалоговом окне автоматически. Щелкнуть на кнопке Далее.

5 Чтобы выбрать тип диаграмм, надо щелкнуть на ее образе или нажать клавишу с подчеркнутой буквой в ее имени. Щелкнуть на кнопке Далее.

Кнопка Назад позволяет вернуться на шаг назад и изменить диапазон выбранных данных.

6 Каждый тип диаграммы имеет несколько различных форматов по умолчанию. Чтобы выбрать новый формат на до щелкнуть на его образец в диалоговом окне. Щелкнуть на кнопку Далее.

7 На экран выводится пример диаграммы на основе реальных данных. В диалоговом окне можно изменить перечисленные ранее параметры, при этом диаграмма, показанная в окне образец тоже изменится.

В диалоговом окне можно изменить следующие параметры:

- указание строки (строк) для разметки оси х. Метками строк и столбцов называются заголовки строк и столбцов. Чтобы на графике появились метки осей, надо при задании области построения графика включить в нее заголовки строк и столбцов;

- указание колонки (колонок) для формирования текста легенды (о – отсутствии легенды).

Легенда – прямоугольная область, в которой указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из той или иной серии данных.

8 В диаграмму можно добавить различные текстовые элементы: легенду, заголовок, надписи к осям. Вносимые изменения отражаются на диаграмме в окне образец.

Щелкнуть на кнопке Готово или нажать Enter.

Созданная диаграмма появится на месте рабочей таблицы в той области, которая была отмечена первоначально.

При помощи маркеров отметки (маленьких квадратиков на границе объекта) можно передвигать или изменять размер диаграммы.

Сделать диаграмму неактивной – щелкнуть на любой клетке вне диаграммы.

Чтобы выбрать диаграмму снова (для редактирования, масштабирования или перемещения), необходимо щелкнуть на этой диаграмме.

 

 

Приложение 1.  Панели инструментов Excel.

Панели инструментов	Назначение
Зависимости	Поиск ошибок; отслеживание связей между ячейками и добавление примечаний к файлам.
Диаграмма	Создание и форматирование диаграмм.
Рисование дуг	Создание линий, прямоугольников, эллипсов, стрелок, а также области, внутри которой может находиться текст.
Форматирование	Форматирование ячеек, содержимого ячеек и других объектов.
Формы	Разработка листов, оснащенных различными элементами управления.
Во весь экран	Увеличение размеров окна документа на весь экран, до строки меню.
Microsoft	Запуск (или переключение) других приложений Microsoft, например Microsoft Word
Запрос и сведение	Анализ данных Excel  с помощью сводных таблиц
Стандартная	Обеспечение доступа к основным командам, таким как создать новую рабочую книну, открыть уже существующую, сохранить рабочею книгу и вывести ее на печать.
Остановка записи	Прекращение процесса записи макрокоманды.
Мастер подсказок	Вывод рекомкндаций, как лучше выполнить текущую операцию.
Visual Basic	Вставка нового модуля на языке Visual Basic, создание меню, а также запись и отладка макрокоманд.
Рабочая группа	Работа с Excel в сети.

Приложение 2. Операции в формулах.