Глава № 2. Теоретические основы ревизии движения товарно-материальных ценностей.

2.1. Ревизия как форма экономического контроля.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемым объектом, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами возложена ответственность.

Отличительные черты ревизии.

Очень часто, на практике, нередки случаи, когда документальную ревизию смешивают с судебно-бухгалтерской экспертизой или аудиторской проверкой, а акты ревизии или аудиторские заключения принимают за заключение эксперта. Происходит это потому, что не уясняются цель и предмет экспертизы.

Вопрос о разграничении понятий судебно-бухгалтерской экспертизы, аудита и ревизии приобретает большое практическое значение, т.к. встречающиеся попытки подменить ревизию судебно-бухгалтерской экспертизой или аудитом не смотря на то, что судебно-бухгалтерская экспертиза, аудит и ревизия являются формами контроля, способствуют выявлению фактов незаконной деятельности организаций, предупреждают случаи повторного нарушения законодательства, они имеют существенные различия и среди отличительных признаков ревизии можно выделить следующие:

• Целевой признак: ревизия может проводиться собственником, вышестоящей организацией, контрольно-ревизионными органами с целью контроля над финансово-хозяйственной деятельностью и оценки состояния организации, обеспечения сохранности активов. В исключительных случаях ревизия может проводиться по инициативе правоохранительных органов. Цель ревизии заключается в выявлении фактов нарушения законодательства, установлении ответственных лиц и привлечении виновных лиц к ответственности.

• Информационный признак: во время проведения ревизии комплексно исследуется финансово-хозяйственная деятельность организации с целью устранения имеющихся недостатков и улучшения состояния учета. Ревизия, как правило, сопровождается инвентаризацией имущества и обязательств организации. Ревизор вправе потребовать все документы для проверки, а руководство организации обязано предоставить эти документы.

• Организационный признак: ревизия проводится на основании приказа руководителя ревизионного органа. Ревизия носит плановый и внеплановый характер. Плановые ревизии приводятся в текущих планах ревизионных органов, которые составляются на предшествующий календарный год. В плане приводятся следующие показатели:  наименование и место нахождения ревизуемой организации; период проведения предыдущей ревизии; ревизуемый период; вид ревизии; срок проведения ревизии; продолжительность ревизии в днях; исполнители.

Основными задачами ревизии являются: проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации; выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений; проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации; исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Среди основных правил проведения ревизии можно выделить:

1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.п.).

3. Непрерывность. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправдывающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

Процесс организации ревизионной работы можно подразделить на следующие взаимосвязанные этапы:

• планирование ревизии;

• подготовка к ревизии;

• составление задания (программы) проведения ревизии;

• предварительное изучение объекта ревизии;

• документальная и фактическая проверка;

• систематизация материалов ревизии и составление акта, выводов и предложений;

• согласование и обсуждение материалов ревизии на предприятии;

• обсуждение и утверждение акта ревизии и предложений по нему;

• организация контроля за выполнением этих предложений.

Ревизия, как правило, охватывает период с момента окончания прошлой ревизии до 1-го числа текущего месяца или до начала инвентаризации по денежным и материальным средствам. Учет ревизий ведется в журнале регистрации актов ревизий.

Как правило, в процессе изучения даже простейших хозяйственных операций или первичных документов ревизору приходится использовать разные методы. В конкретной ревизионной ситуации для решения поставленной задачи он должен выбрать самые эффективные из них. Документальный контроль основан на нескольких методах. Наиболее распространенные из этих методов следующие:

• Экономический анализ работы организации - метод позволяет выявить положительные и отрицательные стороны деятельности организации в целом и ее структурных подразделений. Во многих случаях анализом финансово-хозяйственной деятельности начинают заниматься в процессе подготовки к ревизии. Результаты такого анализа позволяют ревизорам целенаправленно составлять план ревизии и проводить проверки, предварительно определив необходимые методы контроля. В процессе ревизии данные экономического анализа подкрепляются результатами проверок первичных документов, регистров бухгалтерского учета и другой экономической информацией.

• Технико-экономические расчеты – такие расчеты составляются в период ревизии. Они позволяют определить обоснованность норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате составления технико-экономических расчетов при ревизиях вскрываются факты применения устаревших норм материальных и трудовых затрат и как следствие — наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции. Путем расчетов ревизор устанавливает искажения данных, отражающих себестоимость продукции, в связи с неправильным распределением косвенных расходов между объектами учета.

• Нормативная проверка – метод применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных.

• Логическая проверка - проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

• Арифметическая проверка - метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях.

• Встречная проверка - эта проверка представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации или в других организациях.

• Взаимный контроль – этот вид контроля необходим для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции.

• Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков ТМЦ и денежных средств - метод характерен тем, что в результате хронологического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей или денежных средств и как следствие — установить искажения данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции.

• Восстановление количественно-суммового учета - метод применяется при ревизии баз, предприятий общественного питания, складов некоторых организаций, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами.

• Проверка правильности корреспонденции счетов – проверка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.

• Проверка регистров бухгалтерского учета - метод заключается в сопоставлении данных регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие подложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

Из числа методов фактического контроля можно выделить следующие:

■ Проверка ревизуемых операций в натуре. Цель такой проверки — удостовериться в совершении операций по приобретению материальных ценностей, правдивости составленных актов на ввод объектов в эксплуатацию после окончания их строительства или капитального ремонта, наличии товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.

■ Проверка фактов по конечной (заключительной) операции. Подобную проверку рекомендуется применять в тех случаях, когда для экономии времени можно не проверять документы и бухгалтерские записи (например, когда нет необходимости проверять выполнение операций по всему технологическому циклу, а достаточно проверить фактическое наличие деталей, за которые начислена заработная плата по конечной операции).

■ Лабораторные анализы - метод применяется по требованию ревизора в случаях, когда иными методами невозможно определить качественные признаки сырья, материалов, готовых изделий, выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ.

■ Экспертная оценка - метод заключается в исследовании хозяйственных операций специалистами различных отраслей знаний по поручению ревизора.

■ Контрольный запуск сырья и материалов в производство - метод используют в целях определения достоверности действующих норм расхода сырья и материалов на производство продукции или объемов строительно-монтажных работ.

■ Контрольная приемка продукции по количеству и качеству. Подобная приемка необходима для определения достоверности данных отдела технического контроля о количестве и качестве выпускаемой продукции, проверки сигналов о хищениях сырья, материалов, деталей, полуфабрикатов, готовой продукции, правильности начисления заработной платы рабочим, соблюдения условий хранения материальных ценностей на производственных участках и складах и т.д.

■ Обследование на месте проверяемых операций.

■ Проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени персоналом.

2.2. Ревизия движения товарно-материальных ценностей.

Основными целями контроля операций с материальными ценностями является проверка:

• достоверности показателей баланса по статье "Запасы", включая такие ее составляющие, как сырье и материалы, затраты в незавершенном производстве, готовая продукция и товары для перепродажи, товары отгруженные и расходы будущих периодов; увязки этих показателей с аналогичными данными, отраженными в Главной книге, журналах-ордерах и других учетных регистрах, определенных учетной политикой предприятия;

• полноты и своевременности оприходования материальных ценностей по местам хранения;

• правильности отпуска их на производственные и другие цели;

• обеспечения сохранности материальных ценностей по местам хранения;

• материалов результатов годовой инвентаризации товарно-материальных ценностей;

• правильности учета и оценки товаров, приобретенных для перепродажи;

• правильности формирования стоимости материальных ценностей;

• документального оформления движения материальных ценностей;

• других вопросов, вытекающих непосредственно из особенностей деятельности проверяемой организации.

2.2.1. Ревизия поступления товарно-материальных ценностей.

Ревизия может проводиться по нескольким направлениям. Остановимся на двух важнейших из них.

1). Выборочная документальная проверка отнесения ТМЦ (поступивших за последний отчетный год) к материалам.

Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам. В табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность (обоснованность):

■ применения критерия для отнесения объектов к материалам;

■ установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;

■ документального оформления учета материалов (наличие накладных на получение материалов; документов, подтверждающих право собственности; инвентарных карточек учета материалов).

2). Документальная проверка учета поступающих ТМЦ.

При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлению материалов играют важную роль в организации учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением ТМЦ. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.

Ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов, в частности, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличие в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журнала учета поступающих грузов (материалов) (ф. № МХ-4), в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.

При проведении документальной проверки учета поступающих ТМЦ ревизору следует обратить внимание на следующие моменты:

1. Нужно установить соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение ТМЦ требованиям нормативных документов. По данным журнала учета доверенностей на получение ТМЦ выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны), правила их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ.

2. При ревизии поступлений материалов на склады организации автотранспортом проводится сверка журнала учета поступающих материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов. Журнал учета поступающих материалов должен находиться в отделе снабжения, автотранспортные накладные и приходные ордера — в материальном отделе бухгалтерии, карточки учета материалов — у кладовщика. На всех первичных документах проверяются подписи, дата, сумма, цена. Обороты материалов по журналу учета поступающих материалов и первичным документам сверяются с оборотами ведомости № 10 «Учет материалов на складе». Если в организации действует пропускная система, то для сверки могут быть взяты данные пропусков, которые, как правило, хранятся в материальном отделе бухгалтерии.

3. Если материалы вывозятся со склада продавца своим автотранспортом, то ревизор обязан провести дополнительно сверку с корешками доверенностей, выданных работникам организации для получения ТМЦ на складе продавца, или с журналом регистрации доверенностей.

4. При наличии актов приемки материалов формы № М-7 вместо приходных ордеров ревизор проводит их экспертизу. Он проверяет полномочия членов приемочной комиссии, поставивших свои подписи в акте. Для этого изучается приказ по основной деятельности о создании приемочной комиссии, в котором зафиксированы фамилии и должности ответственных лиц. Далее проверяется работа юридической службы организации по работе с претензиями поставщику, зафиксированными в акте.

5. При доставке ТМЦ железнодорожным транспортом также осуществляется сверка данных журнала учета поступающих материалов (журнала регистрации доверенностей) с данными железнодорожных накладных, приходных ордеров; карточек учета материалов, корешков доверенностей, выданных материально ответственным лицам на получение груза на товарной станции.

6. Если ревизор при проверке информации о поставках материальных ценностей железной дорогой обнаруживает коммерческие акты, по которым принимаются ТМЦ, то необходимо провести экспертизу юридической силы таких актов. Для этого проверяются подписи, даты, соответствие названий материальных ценностей данным железнодорожной накладной и договора поставки. Далее исследуется порядок работы с коммерческими актами претензионной службы организации.

7. При ревизии поступлений материалов на склады организации от подотчетных лиц проверяется сверка журнала учета поступающих материалов с товарными чеками, приходными ордерами и карточками учета материалов. Товарный чек—документ, подтверждающий факт приобретения и стоимость товара, приобретенного подотчетным лицом за наличный расчет. Товарные чеки прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица и хранятся в материальном отделе бухгалтерии организации.

8. При ревизии поступления на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и пр. проводится сверка данных журнала учета поступающих материалов с данными накладных на внутреннее перемещение и карточек учета материалов. Все подобные поступления на склады оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписываются подразделением-сдатчиком в двух экземплярах, один является основанием для списания материалов с подразделения-сдатчика, другой направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При выявлении в ходе ревизии акта формы № М-35 («Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений») ревизор проверяет правомочие подписей, количество, сумму, наименование ТМЦ. Все данные акта сверяются с данными акта формы № ОС-4 ("Акт на списание основных средств"), формы № ОС-6 ("Инвентарная карточка учета основных средств"). Акт по форме № М-35 составляется в том случае, если разборку здания или сооружения проводит подрядчик. Ревизор может сделать запрос подрядчику о подтверждении данных акта по форме № М-35. Далее данные акта сверяются с оборотами в журналах-ордерах № 11 и № 13.

9. При обнаружении оформления оприходования на склад материальных ценностей требованием-накладной формы № М-11 необходимо изучить причины и определить ответственность должностных лиц, допустивших отпуск со склада излишних материалов, сдаваемых теперь на склад. Перемещение материальных ценностей с одного склада на другой также оформляется требованием-накладной формы № М-11. Таким случаям ревизор должен дать экономическую оценку, установить экономическую целесообразность действий должностных лиц, допустивших перемещение грузов с одного склада на другой.

10. Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации ТМЦ путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке ТМЦ, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.

2.2.2. Ревизия хранения материалов на складе (центральном складе).

Для хранения материальных ценностей в организациях существует склад (центральный склад).

Работы по ревизии на данном направлении зависят от того, какого вида проверка проводится.

1). Выборочная документальная проверка оформления учета материалов на складе.

Ревизор выборочно проверяет порядок оформления учета материалов на складе. Источниками информации являются журнал учета поступающих грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы, находящиеся на ответственном хранении, карточки складского учета. Приступая к проверке сохранности материалов, ревизор должен оценить порядок ведения журнала учета поступающих грузов. Если ведется специальная книга кладовщика на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении, следует изучить порядок работы с этой книгой.

Особое внимание ревизор должен уделить проверке наличия заключенных договоров о полной материальной ответственности между предприятием и работниками склада. В договорах должны быть определены права и обязанности работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления и т.д.

Отдельно анализируется порядок работы с карточками складского учета. Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образцы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями на складе, выводит ли кладовщик остаток в карточке после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточках еженедельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.

2). Проверка соблюдения порядка и сроков проведения инвентаризаций материалов инвентаризационной комиссией организации.

Ревизор определяет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение инвентаризаций обязательно. При выявлении таких ситуаций ревизор обязан проверить результаты инвентаризаций по каждому случаю за изучаемый период. При этом ревизор должен обращать внимание на то, проводятся инвентаризации постоянно действующей комиссией или комиссия назначается отдельно на каждый случай.

Проверяется правильность организации, проведения инвентаризации, полнота, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность указания в описи отличительных признаков материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.

Инвентаризация ТМЦ. До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности на получение имущества.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, другой — кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И только по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись ((ф. № ИНВ-3) Приложение № 7). В инвентаризационной описи ценности расположены по наименованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинство описанного метода ведения записи (сначала в черновиках, потом в инвентаризационных описях) состоит в том, что записи о материальных ценностях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуре материальных ценностей целесообразно вести трем лицам: материально ответственному лицу, председателю ревизионной комиссии и контролеру-ревизору.

Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. В описях необходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенклатурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отличительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единицы измерения, массу-брутто, массу-нетто или количество, цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Запрещается записывать в опись массу товаров по трафарету, обозначенному на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение допускается в тех случаях, когда распаковка может повлечь за собой снижение качества товара или когда товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Однако в обоих случаях необходима выборочная проверка.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки — они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтерского учета, а также со слов кладовщика и других лиц. Каждую страницу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия проведена правильно и претензий к ревизионной комиссии (ревизору) нет.

На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости инвентаризации товарно-материальных ценностей ((ф. № ИНВ-19) Приложение № 8). Если ТМЦ учитываются в натуральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведения о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ на их количество и сверяются с прейскурантной ценой. Там, где ведут учет только по стоимости, например в магазинах, итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации.

Бывают случаи, когда по книжным данным остатки материальных ценностей значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сличительные ведомости и выводят расхождения: излишки или недостачи. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости необходимо проверить, соответствует ли учетная цена материалов их цене по прейскуранту или документам поставщика. Если имеются отклонения, нужно выявить причину и установить соответствие этих цен. Обычно остатки ТМЦ по книжным данным либо в количественном, либо в денежном выражении получаются в результате неправильной таксировки приходных и расходных документов.

Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За книжные остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.

В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении ТМЦ одного и того же наименования. Материально ответственные лица по результатам инвентаризации, в том числе по пересортице, дают подробные объяснения.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

По всем другим выявленным расхождениям материально ответственные лица представляют письменные объяснения. Излагаемые в этих объяснениях факты должны быть тщательно проверены; их нужно принимать во внимание при определении окончательных итогов, если эти итоги подтверждаются проверками, либо отклонять.

Материальные ценности, переданные для переработки сторонним организациям, инвентаризуют путем взаимной сверки остатков этих материальных ценностей, значащихся в бухгалтерском учете проверяемой организации и организаций-подрядчиков. Для этого ревизор служебной запиской сообщает организации-подрядчику об имеющихся у него показателях с просьбой подтвердить их. Иногда целесообразно затребовать от организации-подрядчика сведения о количестве ТМЦ, находящихся в переработке, для сопоставления с данными учета ревизуемой организации.

Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на материалы в пути, материальные ценности, принятые на хранение или в переработку, и на материалы, переданные для переработки сторонним организациям.

Иногда при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ, не пригодные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентаризационных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает причины порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а разность между учетной стоимостью и стоимостью по цене возможной реализации относят на виновных в порче должностных лиц либо на финансовые результаты.

При зачете недостач и излишков в результате пересортицы могут возникнуть суммовые разницы. Недостачи относятся на счет материально ответственных лиц, излишки приходуются с выявлением причин и виновников возникновения. На практике встречаются суммовые разницы, которые образуются в результате неправильного применения цен по вине бухгалтерии или вследствие округления.

Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до установления недостачи данного вида ТМЦ).

Все документы инвентаризации: приказ о проведении инвентаризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц, а также сличительные ведомости — должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решения по результатам инвентаризации, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводилась инвентаризация, в срок до 10 дней после окончания инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации ТМЦ. Инвентаризационная опись по завершении инвентаризации должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. Санкционированные исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.

При выявлении ревизором материалов, не поставленных на учет, а также материалов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, в опись должны быть включены правильные сведения и технические показатели по этим материалам.

Работа ревизора оформляется протоколом. В протоколе отражаются: результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей (форма № ИНВ-19) ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.

Очень важно правильное оформление (составление) сличительных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверяются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризационных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать прямо на самой сличительной ведомости). Данные, отраженные в описи, подтверждают лица, проверявшие фактические данные.

Инвентаризационные описи составляются по подразделениям организации. Отдельно дается таблица соответствия: подразделение, материально ответственное лицо, общая стоимость вверенных материалов, в которой указывается наличие (отсутствие) договора о материальной ответственности.

Выявленные инвентаризацией неучтенные материалы должны быть оценены с учетом рыночных цен.

Обнаруженные недостачи материалов подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостаю<