Информационные технологии обработки данных в системе управления

Получение больших объемов информации превращается для специалистов по информатике и менеджеров в серьезную проблему. Для того чтобы идентифицировать только необходимую информацию для решения какой-то конкретной задачи, приходится "перебирать" громадное количество данных. Данные - это "сырые" факты и цифры, в которых нет ничего особенного и которые сами по себе не могут быть полезными для менеджеров. Для того чтобы извлечь полезную информацию, необходимо обработать, получить законченный •информационный продукт, имеющий непосредственное отношение к управленческой задаче. Проблема эффективной идентификации полезной информации и обеспечения доступа к ней менеджеров и сотрудников приобретает все большую остроту.

О значении данной проблемы говорит тот факт, что во многих организациях вводится должность главного специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрение новых информационных технологий. Как правило, специалисты по информации сталкиваются с проблемой выбора одного из безграничного множества вариантов приобретения аппаратного и программного обеспечения, сетевого и телекоммуникационного оборудования. Объем данных, которые способны давать комбинации этих технологических средств в равной мере, огромен. Принятие решений, связанных с применением новых технологических средств и управлением их ресурсами, зачастую ложится прежде всего на плечи главного специалиста по информации. Ему приходится интегрировать текущие и новые технологии поддержки принятия организационных решений, обеспечения операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте в нужное время.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на Уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

- обработка данных об операциях, производимых фирмой;

- создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

- получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от прочих:

- выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить сведения о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая технология;

- решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

- выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

- выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

- использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют подробный характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

- акцент на хронологию событий;

- потребность в минимальной помощи при решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 2.1.) и приведем их характеристики.

Рис. 2.1. Основные компоненты информационной технологии обработки данных

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

- классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей. Например, при расчете заработной платы каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки;

- сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

- вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые надданными, дают возможность получать новые данные;

- укрупнение или агрегирование, производимое для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной Деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы Данных.

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководителей и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Существует ряд недостатков, из-за которых невозможно использовать полученные данные. К ним относятся недостоверность данных, низкая производительность при нестандартных запросах, невозможность преобразовать разнородные данные в единую информацию.

Для разных уровней управления организацией требуются определенные базы данных (табл. 2.1.)

Таблица 2.1. Характеристики данных по уровням управления

Данная технология предполагает создавать специальные, отдельные от существующих баз хранилища данных - предметно-ориентированные, интегрированные, некорректируемые, зависящие от времени коллекции данных, предназначенные для поддержки принятия решения.