Информационные технологии автоматизированного офиса

По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются практически всеми служащими организаций на различных уровнях управления. Особенно они привлекательны для группового решения проблем, т.к. они позволяют повысить производительность труда секретарей и других офисных работников, дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем, улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности - ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная.

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные с этим действия. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию, выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Следовательно, человек может максимально использовать все свои способы восприятия (слух, осязание, зрение), ощущая тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Интертекст - взаимодействие между текстами - приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку сопоставление усиливает информационную выразительность текста и обнажает противоречия. Компьютер как компонент информационных сетей становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового динамизированного способа объединения множественных разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение, профессионального стиля работы. Постановка проблемы в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения в процессе взаимодействия с компьютером.

Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового взаимодействия, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.

Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки больших потоков информации из множества различных источников.

Информационные потоки (речь, изображение, текст, данные)! должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте в офисе. Рассмотрим указанные виды информационных сообщений каналы передачи (связи), по которым они поступают.

Речевые сообщения. Такие сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть. Телефон как важнейшее средство вер бальной коммуникации совершенствуется. Его функции значительно развились с момента начала эксплуатации в 1878 г.

В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение и осуществляв' коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами

Функции современного телефона чрезвычайно разнообразны₍ Телефон выступает в роли: автоответчика; определителя номер звонящего абонента (в том числе и сообщения о номере голосом) средства автодозвона по занятому номеру в городских и междугородных сетях; блока защиты номера телефона от его определения внешних абонентом; устройства универсальной защиты от звонков нежелательных абонентов. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и др.

Телефонная связь коллективная, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами. Новые возможности телефонной связи для преодоления этого неудобства и развития телефонного сервиса обеспечивает система радио-пейджинг.

Возможности пейджеров по мере развития этой технологии связи возрастают. Они:

- обеспечивают конфиденциальность передаваемых сообщений;

- принимают и накапливают в памяти не одно, а несколько сообщений;

- обеспечивают возможность передачи групповых сообщений сразу группе владельцев пейджеров и многое другое.

Аудиоконференции. Используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Использование аудиоконференции облегчает принятие решений.

Бумажные документы. К ним могут быть отнесены всевозможные каналы передачи бумажных сообщения и их комбинаций (телетайпная связь, телексная связь, телефаксная связь и др.). полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию или копированию.

Электронная почта позволяет передавать и обрабатывать полученную корреспонденцию с помощью компьютера. На практике часто используется для пересылки деловых документов, графиков, таблиц, фотографий и т.д.

Система информационного обмена телекс. Эта информационная система позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различных абонентам. Система обмена телекс постепенно вбирает в себя преимущества телеграфа и телетайпа и улучшает из. По мере развития системы в нее включается также возможности факсимильной связи.

Информационная система телетекст. Телетекст – это своеобразная электронная газета или электронных бюллетень, в которых непрерывно передаются страницы текста из газет, журналов, агентств и служб.

Информационная система видеотекст. Эта система расширяет возможности получения информации и свободы выбора, а также объединяет возможности телефона, компьютера и телевизора.

Автоматизация управленческой деятельности становится все более привлекательной для менеджеров всех уровней не только потому что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но и также потому что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Заключение

Применение информационных технологий оказывает большое влияние на выживаемость и конкурентоспособность организации. повышение эффективности предприятия благодаря использованию управленческой информационной системы начинается с высшего уровня управления. Главный управляющий организацией должен видеть перспективу ее развития с учетом того вклада, который могут внести информационные технологии.

Информация – важнейший инструмент бизнеса. Без информации невозможно принять ключевые решения необходимые для поддержания функционирования организации. важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные фиксируются на следующих носителях: бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках. Зарегистрированные данные могут принимать любые аудиовизуальные формы, включая текст, изображение и звук.

И только тогда когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация.

Управленческая информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, связанных с управлением. Под термином "управленские информационные системы" обычно понимаются системы, содержащие процедуры сбора, хранения, обработки, создания и передачи информации, необходимой для менеджеров.

Информационные технологии – это обобщенное название технологий применяемых в управленческих информационных системах. На современном предприятии своевременная точная информация жизненно необходима для эффективного принятия решений и управления ресурсами.

В современной организации применяются следующие технологии:

- информационные технологии обработки данных

- автоматизация управленческой деятельности.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения четко структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны процедуры их обработки. Данная технология применяется на операционном (исполнительном) уровне. Основными компонентами информационной технологии обработки данных является:

- сбор данных;

- обработка данных;

- создание отчетов

Для разных уровней управления требуются различные базы данных. На операционном – данные детализируются; на тактическом – данные обобщаются; на уровне подразделений – собираются и обобщаются данные, имеющие отношения к данному подразделению; на индивидуальном уровне – данные имеют временный характер.

Автоматизация управленческой деятельности получила название информационной технологии автоматизированного офиса. Данная технология направлена на поддержку коммуникаций как внутри организации, так и вне ее. Информационная технология автоматизированного офиса предполагает наличие в организации разнообразных технических средств с помощью которых обеспечивается прием и выдача трех основных видов информации: речи, данных и изображений в их настоящем и в развитии.

Основные информационные потоки интегрируются на автоматизированных рабочих местах. Основными техническими средствами автоматизации, используемые в информационных технологиях являются различные модификации телефонов, пейджеров, компьютеров, средства предназначенные для аудиосвязи, телефаксная связь, копировальная техника и др.

Использование современных технических средств автоматизации позволяет не только получать оперативную информацию, но и на ее основе принимать оперативные и стратегические решения.

Современные информационные технологии открывают возможность построения информационно-насыщенных рабочих мест и электронных офисов современно новой основой творчества, когда единицей общения становится активный информационный экран.

На основе информационных технологий в организациях создаются разнообразные информационные системы, предназначенные для управления технологическими процессами и системы административно-организационной типа для обслуживания коллектива специалистов, осуществляющих управление предприятием.