Учет личного состава и использования рабочего времени

Разработ­кой и расчетом всех необходимых показателей в области труда и заработной платы, в том числе количеством и составом работаю­щих в МУ «Жилищник», занимается отдел кадров: приемом на работу и увольнени­ем, перемещением по службе и т.п. Документы по кадровому соста­ву могут быть представлены в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя организации.

Учет труда и заработной платы на МУ «Жилищник» обеспечивают оперативный контроль за количеством и качеством труда. Этому способствует применение первичных документов, служащих основанием для расчетов с работниками.

Бухгалтерия предприятия работает со следующими документами (табл. 2.1), утвержденными постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [2] на всех этапах движения работников организации.

Таблица 2.1

Первичные учетные документы, используемые на МУ «Жилищник»

Конкретно для работников бухгалтерии названные докумен­ты подразделяются на следующие группы:

документы о движении по службе (прием, увольнение, пере­вод, совмещение, замещение, изменение оплаты);

документы о дополнительных выплатах в виде разовых пре­мий, вознаграждений, компенсаций и пособий;

документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сбо­ры, обучение и др.);

прочие документы данного профиля.

В указанных документах необходимо присутствие дос­таточных и необходимых сведений о работнике, таких, как фор­ма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.

Следует отметить, что бухгалтерия дополнительно от­крывает и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме № Т-54 (прил. 4). Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начислен­ной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табель­ным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной пла­те, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.

Учет использования рабочего времени ведется в табелях уче­та использования рабочего времени (прил. 5), в годовых табельных кар­точках и т. п. Табели открываются или по организации в целом (небольшие предприятия), или по ее структурным подразделени­ям и категориям работающих. Они необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работа­ющих, но и для контроля за соблюдением персоналом установ­ленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработ­ной плате и получения данных об отработанном времени, а также составления статистической отчетности по труду.

Табель на МУ «Жилищник» составляется мастером, начальником участка и отделом кадров, и передается в расчетный отдел бухгал­терии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего вре­мени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т. е. отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т. п., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.). На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком.  При обработке учет­ных данных пользуются цифровым кодом.

В организациях может применяться одна из двух форм табе­ля учета использования рабочего времени: форма № Т-12 (предназначена для учета использо­вания рабочего времени и для расчета заработной платы) и форма № Т-13.

В МУ «Жилищник» используется форма № Т-13, предназначенная только для учета использования рабочего времени.

Табели составляются в одном экземпляре и после соответству­ющего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступле­ниях от нормальных условий работы сделаны толь­ко на основе документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выполнении государ­ственных или общественных обязанностей и т. п.).

Заработная плата начис­ляется в лицевом счете (ф. № Т-54), в расчетной ведомости (ф. № Т-51)

Лицевой счет (ф. № Т-54 и № Т-54а) приме­няется для отражения сведений о заработ­ной плате за прошлые периоды. Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной пла­ты на основе первичных документов по учету выработки и вы­полненных работ, отработанного времени и документов на раз­ные виды оплаты.

По данным лицевого счета составляется расчетная ведомость по форме № Т-51. Для составления отчета по труду на последней странице табеля представлены таблица ежедневного учета исполь­зования времени и итоговая строка за месяц. Эти же данные используются для анализа организации труда в подразделениях, отде­лах и по организации в целом (по ним рассчитывается процент выполнения нормированных заданий рабочих-сдельщиков и т. п.),

Основным регистром, используемым для оформления расчетов с рабочими и служащими, является расчетная ведомость (прил. 6). Этот регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого табельного номера, по подразделения, категориям работников и по видам оплат и удер­жаний.

Расчетно-платежная ведомость имеет следующие показатели:

― начислено по видам оплат - оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

― удержано и зачтено по видам платежей и зачетов - оборот по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

― к выдаче на руки или осталось за предприятием на конец месяца -сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Основание для составления расчетно-платежной ведомости являются первичные документы:

― табель учета использования рабочего времени - для расчета повре­менной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетру­доспособность).       

― накопительные карточки заработной платы - для рабочих-сдельщиков;

― расчеты бухгалтерии по всем видам дополнительной заработной пла­ты и пособий по временной нетрудоспособности;

 ― расчетно-платежные ведомости за прошлый месяц - для расчета сумм удержаний налогов;

― решения судебных органов на удержание по исполнительным листам;

― платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;

― расходные кассовые ордера на выдачу внеплановых авансов и т.д.

Приведем пример данных расчетной ведомости за октябрь 2005 г. МУ «Жилищник» производственного подразделения - рабочие по ремонту КЭ:

Зайцев В.М., плотник, отработал 168,2 часов, сальдо на начало месяца 8103,44 р. Начислено за месяц: по тарифу – 2852,67 р., премия от тарифа – 1141,07 р., итого начислено - 3993,74 р. Удержано НДФЛ – 519 р. Выплачено через кассу – 5435,84 р. Сальдо на конец месяца составило – 6142,34 р.

Для правильной организации учета труда и его оплаты в организации необходимо соблюдать утвержденный график документооборота, который включается в движение документов на предприятии от их создания до принятия к учету, обработки и передачи в архив. Документооборот повышает производительность труда счетных работников и эффективность всей учетной работы, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. [10, с. 559]

Контроль за своевременным началом и окончанием работы, ис­пользованием времени в течение рабочего дня на МУ «Жилищник осуществляют руко­водители производственных подразделений (мастера, начальники цехов, отделов, участков), на которых возложен этот контроль.

Для организации учета труда, выработки и заработной платы, составления отчетности и контроля за фондом заработной платы и выплатами социального характера весь персонал предприятия распределяется на три группы: промышленно-производственный, непромышленный и работники неспи­сочного состава (выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера).

Кроме того, в отчетности по труду из группы промышленно-производственного персонала выделяются две категории - рабо­чие и служащие (руководители, специалисты и другие служащие).

Показатели численности и состава персонала по группам и категориям регламентируются (определяются) в соответствии с Инструкцией по заполнению унифицированных форм федераль­ного государственного статистического наблюдения, утвержден­ной постановлением Госкомстата России от 19.01.2000 г. № 4. [3]

Таким образом, организация, прежде чем приступить к рабо­те (ведению хозяйственной деятельности), должна планировать численный состав рабочей силы, состав по профессиям и квали­фикации, установить тарифные ставки и оклады, рассчитать об­щий размер фонда заработной платы.