Технология закупочной деятельности в торговой фирме

Специфическая особенность организации деятельности торгового предприятия состоит в том, что здесь не только осуществляется процесс движения товаров из сферы производства в сферу потребления, но и происходит смена форм стоимости. Поэтому в торговле необходима грамотная организация как торгового, так и технологического процесса.

Технологический процесс включает в себя совокупность последовательно взаимосвязанных способов, приемов и трудовых операций, направленных на сохранение потребительских свойств товаров и ускорения доведения товаров до торговой сети и потребителей. Технологический процесс обеспечивает обработку потоков, начиная с поступления товаров в магазин и кончая полной подготовкой их к продаже. Технологический процесс включает такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов и др.

Торговый процесс обеспечивает смену форм стоимости. Особенность этого процесса заключается в том, что предметом труда здесь являются не только товары, но и покупатели. Работники магазинов осуществляют продажу товаров и обслуживание покупателей, а покупатели участвуют в торговом процессе. Обеспечивая непосредственное доведение товаров до потребителей, торговый процесс включает в себя и такие виды организации коммерческой деятельности, как изучение спроса населения, формирования ассортимента и рекламу товаров, оказание покупателям дополнительных услуг, текущее пополнение товаров и др.

Основными принципами организации этих процессов в торговых предприятиях являются:

· Обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров.

· Обеспечение наилучших условий выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания.

· Достижение оптимальной экономической эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости товаров, экономии труда, роста его производительности, снижения издержек обращения.

Эти факторы определяют динамичность торгового и технологического процесса.

В зависимости от потребительских свойств товаров, степени их готовности к продаже, принятой системы доставки товаров в магазины, применяемых форм продажи можно выделить три основные схемы торгового и технологического процессов.

Первая схема является наиболее сложной, но чаще применяемой. Она включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение, подготовку к продаже и продажу.

Вторая схема включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение и продажу.

Третья схема предусматривает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, и продажу. При этом в магазинах, применяющих продажу товаров с индивидуальным обслуживанием покупателей, процесс обслуживания более сложен, чем в магазинах самообслуживания.

Применение какой-либо одной схемы в пределах одного магазина встречается довольно редко. Как правило, в магазинах, одновременно действуют все три схемы.

Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе наличия запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На складе подбираются нужные материалы и передаются системой транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае, если требуемый предприятию материал отсутствует на собственном складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. Предприятию - заказчику отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на складе предприятия. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства.

Вследствие значительной разветвленности и многообразия возможных вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руководства предприятий вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения своих подразделений потоки документации, соответствующие переходу от одного структурного элемента к другому, состоят в большинстве своем из специально разработанных формуляров. Объем документооборота при традиционной системе снабжения можно проиллюстрировать на примере Германии, где отдел закупок или посредник передает поставщику 9-10 документов, а поставщик, выполняя заявку, передает потребителю до 14 документов.

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.

Главный недостаток традиционной системы закупок - это потребность в больших запасах и комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда.

В последние десятилетия разработан ряд систем закупочной логистики ориентированных на конкретную потребность производства:

· система Канбан (карточка) - метод управления поставками в условиях поточного производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность, которая исходит из конечного монтажа;

· система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) - метод снабжения, охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное планирование, на втором - распределение материалов, на третьем - управление закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

· система «Точно в срок» - метод снабжения, с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;

· система запросов - метод снабжения, при котором с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

· система прогнозных показателей - система, при которой спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;

· система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика - метод снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения является система «Точно в срок». Она возникла в середине 50-х годов в Японии и получила сначала там широкое распространение, а затем в Европе и США. Суть оперативного снабжения заключается в закупке по долгосрочному контракту и поставке предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии в сроки, максимально приближенные к моменту потребления, при их жестком соблюдении. Наибольшее распространение метод поставок «Точно в срок» получил в машиностроении при сборочном производстве.

Применение системы «точно в срок» предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом сырья и материалов, чем в условиях традиционного снабжения. Вследствие этого, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортникам. Если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика в первую очередь обращают внимание на перевозочные тарифы, то при использовании системы «точно в срок» предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков доставки.

Для предприятий использующих систему «точно в срок» характерны следующие особенности:

· стабильный выпуск продукции;

· частые поставки небольшими партиями;

· поставки на основе долгосрочных заказов;

· минимальный объем сопутствующей документации;

· объем информации по поставкам фиксирован для всего объема, но может меняться от одной поставки к другой;

· отсутствие поставок товара с избытком или недостатком;

· поставщиков ориентируют на использование стандартной тары и упаковки.

Применение системы «точно в срок» позволяет достичь следующих результатов:

· сократить затраты на содержание запасов;

· уменьшить количество брака;

· уменьшить складские мощности.

Достоинства для поставщика:

· полная загрузка производственных мощностей;

· сохраняется квалифицированная рабочая сила;

· сокращение складских расходов;

· упрощение процедуры согласования поставок за счет близости поставщика.

Использование системы «точно в срок» должна предшествовать дифференциация ассортимента (номенклатуры) поставляемых товарных или производственных ресурсов с целью выделения наиболее значимых позиций.

Для объединения интересов торговых организаций на принципах закупочной логистики существует концепция распределительных центров.

За основу распределительного центра взята модель общетоварного склада розничной торговой организации, позволяющая складировать самые разнообразные товары, поскольку с такого склада необходимо обеспечить снабжение до 50-60% поступающих в розничную продажу товаров. Отличие распределительного центра от такого склада обуславливают два принципиальных момента. Первое – внедрение в технологические процессы по складированию и транспортировке товаров логистических схем и последующая автоматизация этих процессов. Второе – экономическая эффективность. Управляющий орган сетевой компании, централизуя закупку товаров, добивается, во-первых, наибольших скидок у поставщиков и, во-вторых, более быстрого обновления ассортимента в зависимости от изменения спроса населения с целью ускорения оборачиваемости товарных запасов. Реальный экономический эффект от этих преобразований огромен и становится в дальнейшем решающим фактором в конкурентной борьбе. Таким образом, в отличие от склада как места по физическому хранению и перемещению грузов в структуре сетевой компании, распределительный центр является центром по рационализации товарных потоков – преобразованию поступающей от поставщиков товарной массы в готовые к реализации дробные ассортиментные позиции и быстрому распределению партий по торговым точкам собственным транспортом.

Прогрессивная роль распределительных центров состоит в том, что они обеспечивают целостность процесса формирования торгового ассортимента от поставщика до торговой полки. Автоматизация торговых и информационных процессов только упрочила эту целостность, позволяя управляющему органу принимать более обоснованные решения, а дополнительные затраты по внедрению автоматизированных систем перекрываются снижением транспортных и складских затрат в результате применения логистики.

Существуют следующие основные функции распределительных центров:

· предоставление возможности управляющему органу закупать крупные партии товаров для поддержания оптимального ассортимента в обслуживаемых им розничных магазинах. За счет этого достигаются минимальные закупочные цены, ускоряется оборачиваемость товарных запасов и рост розничных продаж;

· оптимизация торгово-технологических и складских операций с целью снижения эксплуатационных и других издержек;

· оптимизация транспортных потоков, что позволяет снижать нерациональное использование транспорта;

· оптимизация работы по контролю качества товаров, подтверждения соответствия (сертификация) и т. д. За счет переноса этих работ из магазинов в распределительные центры достигается централизация людей и средств, что позволяет сократить внутрихозяйственные затраты на предприятиях розничной торговли.

Мировой практике известно два типа распределительных центров – открытый и закрытый. Закрытый центр обслуживает магазины только одной сети, собственностью которой он является. Вся внутренняя технология такого центра подчинена задаче формирования и поддержания принятого в своих магазинах ассортимента товаров. Здесь технологический цикл работы центра замкнут внутренними задачами. Если же распределительный центр принимает на «абонентское» обслуживание сторонние магазины, то он именуется открытым. В этом случае распределительный центр проводит самостоятельную деятельность по оптовой реализации товаров.

Преимущества взаимодействия с открытым распределительным центром для магазинов:

· по основной части ассортимента работа с одним поставщиком;

· менее трудоемкий и более регламентированный процесс заказа и получения товара.

Преимущества взаимодействия с открытым распределительным центром для дистрибьютора:

· сокращение логистических цепочек и связанное с этим снижение издержек;

· сокращение документооборота;

· возможность оптимизации финансовых потоков, применение факторинга.

Совмещение этих двух видов деятельности в одном центре противоречит идеологии их создания. Однако при сегодняшнем состоянии российской экономики подобные комбинации возможны. Автору работы представляется эффективным создание открытых распределительных центров для членов торговой ассоциации. Торговая ассоциация способна также отстаивать интересы своих членов перед производителями, добиваясь минимальных цен.

Последовательность организации работы такого распределительного центра следующая:

1. Сформировать ассортимент, количественно и качественно отражающий динамику спроса.

2. Наладить обмен информацией по размещению заказов магазинов не через торговых представителей, а по прямому информационному каналу. (Здесь может отражаться не только цена и наличие товара на распределительном центре, но и динамика стоков, как в магазине, так и на распределительном центре).

3. Построить управление запасами по системе с фиксированным интервалом времени между заказами.

Распределительные центры могут быть созданы в регионах при поддержке администраций субъектов Российской Федерации в виде ассоциативных распределительных центров. Схема может быть такой. При поддержке администраций в регионе формируется объединение (союз) розничных магазинов на любой организационно-правовой основе. Члены такого союза становятся на «абонентское» обслуживание в региональном распределительном центре, который централизует закупочные функции. В дальнейшем такая структура может превратиться в единый хозяйствующий субъект на основе акционерной формы собственности.

Решающим условием для такого решения является привлечение инвестиций в строительство распределительного центра. По нашему мнению, роль администраций регионов как раз и должна состоять в том, чтобы выступить с инициативой по разработке концепции реформирования товароснабжения и привлечения инвестиций в строительство распределительных центров.

Исследование, проведенное автором, показало, что из действующих российских торговых предприятий наиболее близким к идее создания открытого распределительного центра является торговый дом «Перекресток».

Торговый дом «Перекресток» – первая российская компания, которой удалось построить сеть супермаркетов по классической европейской схеме с централизованной системой управления, единым распределительным центром и едиными стандартами работы.

Распределительный центр компании, где находится центральный офис и собственно склад площадью 10 тыс. кв. м, рассчитан на хранение товаров всех ассортиментных групп и оборудован, соответственно, морозильными камерами и стеллажами, обеспечивающими хранение продуктов в различных температурных режимах. Плановый суммарный объем грузооборота центра предусматривает 800 тонн в день. Определить, насколько экономически эффективен такой распределительный центр, пока невозможно. Из мировой практики известно, что, чтобы обеспечить экономическую эффективность, распределительный центр площадью 10 тыс. кв. м должен обслуживать не менее 80 сетевых магазинов. У ТД «Перекресток» такой сети пока нет и в ближайшие два-три года вряд ли будет. Следовательно, чтобы возместить капитальные затраты, требуется обслуживать и внешних покупателей. Но в этом случае ТД «Перекресток» берет на себя не свойственные функции оптового посредника, что потребует определенных изменений в технологии работы компании: во-первых, создания в структуре аппарата управления соответствующих подразделений, во-вторых, действующий распределительный центр должен превратиться в так называемый открытый распределительный центр, что требует иного проектно-технологического решения склада. Все это, безусловно, потребует дополнительных затрат.

Важную роль играет автоматизация логистических процессов. Проанализируем сходства и отличия российских и западных автоматизированных систем розничной торговли.

Чтобы подойти к вопросу о сравнении западных и российских торговых систем, нужно понимать разницу в целях, которые перед собой ставят их разработчики. При этом различия систем начинаются настолько рано, что и выбор единого классификатора для обеих становится крайне затруднителен. Например, для отечественного торгового предприятия очевидно, что автоматизации подлежит учет и, может быть, некоторые функции управления торговым процессом. В западном понимании круг задач автоматизации является гораздо более широким. Во-первых, он включает в себя множество систем: кадровые, системы наблюдения за покупателями и многие другие. При этом собственно учет занимает лишь небольшую часть торговой системы, а финансовый учет практически отделен от управления торговлей.

При анализе западных торговых систем бросается в глаза, что существуют целые пласты автоматизации, которые не связаны с учетом товаров и не слишком популярны пока в России. В качестве иллюстрации можно привести пример, когда программное обеспечение используется не для учета товаров, а для учета посетителей магазина. Для западных торговых систем задача определения числа покупателей и посетителей является очень актуальной. Очевидно, что количество покупателей соответствует числу чеков. Для учета посетителей используются другие способы. Например, современные системы безопасности (системы вход/выход) могут быть снабжены счетчиками и способны регистрировать число прошедших через них человек. В некоторых российских магазинах для примерного анализа траекторий покупателей в магазине используется даже информация телекамер от системы видеонаблюдения. За рубежом применяются более научные методы учета посетителей. Например, на выставке «Retail TECHNOLOGY–2000» (Дюссельдорф, Германия) была представлена система регистрации передвижения посетителей в торговом зале путем замеров температурных полей (изменение температуры отражает изменение концентрации посетителей на различных участках торгового зала). Реактивность такой системы измерений достаточно удобна. Прямой результат измерений выглядит красиво, но не очень удобен для анализа. После компьютерной обработки информации в специальной программе получаются два важных и наглядных показателя: усредненные траектории движения покупателей в торговом зале, т.е. распределение покупательских потоков, а также среднее время совершения покупки на различных участках зала.

Западные автоматизированные системы можно разделить на два основных типа: комплексные и специализированные. К первым относятся системы, которые дают комплексные решения. Западное ПО, в отличие от российского, специализировано, четко занимает свою нишу и однозначно соответствует маркетинговому или рекламному представлению о нем.

Программное обеспечение для автоматизации торговли делится на фронт-офис, бэк-офис и логистическую систему.

Фронт-офис представляет собой кассовую программу, т.е. программу для обслуживания POS-терминалов. В западном варианте она может работать на отдельном сервере и обслуживать сразу несколько десятков POS-терминалов.

Следующая составляющая программного обеспечения – бэк-офис – представляет собой собственно торговую систему, которая занимается поддерживанием ассортимента, заказами, управлением ценами. Первое различие, которое бросается в глаза, – высокая ориентированность отечественных систем на финансовую систему, прежде всего, бухгалтерию (зависимость от бухгалтерии в западных системах практически отсутствует).

Второе отличие западных программ – четкое разделение: либо система комплексная, либо специализированная, либо для оптовой, либо для розничной торговли. Отечественные разработчики чаще всего совмещают в рамках одной системы разнообразные виды торговли: продуктами питания и одеждой, оптовую и розничную.

Заметно отличаются и системы заказов (одна из функций бэк-офисной программы). В западных системах они гораздо более развернутые. Главное же отличие – жесткие требования к графику поставок, т.е. наличие. В наших системах – максимум, что бывает в системе, это плановый товарный запас, сформированный на основе анализа последних отчетов, а чаще – по наитию.

Различия в подходах к системам логистики и поставок (системы для дистрибьюторского или распределительного центра) на западе и у нас в стране также очень заметны. Западная логистическая система может работать (как и у нас) и как оптовая, и как розничная, распределяя товар и в собственные магазины, и сторонним организациям. Различие в том, что на западе технология работы дистрибьюторского центра со своими магазинами и с другими оптовыми покупателями примерно одинакова. Тогда как у нас надежды на это пока нет, поскольку, если в своей торговой сети навести какой-то порядок и придти к правильной системе заказов еще можно, то требовать того же от сторонних организаций нельзя. Кроме того, западная логистическая система обычно экономит на пересчетах при отгрузке товара в собственные магазины. Предполагается, что в пределах организации (дистрибьюторский центр, фирменный транспорт, магазин) не может возникнуть каких-либо расхождений. Поэтому, в частности, лишняя коробка, переданная в магазин с центрального склада, засекается только при продаже в кассе. В России же товар пересчитывают сначала на складе, потом при передаче шоферу, потом от шофера – в магазин и т.д. Характерно, что в западной торговле в случае несовпадения количества товара – представленному в документах (та же лишняя коробка) вручную оформляется отдельный документ, который передается не на стандартную, а на специальную обработку для принятия индивидуального решения. У нас же нестандартные случаи оформления документов составляют скорее правило, чем исключение. Основная причина заключается в частой смене поставщиков товара (особенно это касается поставщиков продуктов питания). Еще более часто меняются условия поставок (график поставок, шкала цен в зависимости от количества товара, минимальные партии и т.д. – т.е. азбука западных логистических систем, на основе которых и может быть построен актуальный заказ). По этой причине, в частности, поддерживать актуальную информацию о поставщиках в системе в российских условиях трудно или почти невозможно.

Как показали исследования автора, предлагаемые на российском рынке торговые системы можно подразделить на централизованные системы управления с использованием единой базы данных и децентрализованные с распределенной базой данных.

В централизованной системе управления все операции с базой данных выполняются на едином сервере, пользователи работают на терминалах, служащих для создания запросов к базе данных и отображения результатов их выполнения. Терминалы пользователей соединяются с сервером с помощью локальной сети или по выделенной телефонной линии. На терминале работа может вестись только в режиме on-line, т. е. результаты, которые наблюдает пользователь в удаленном магазине, тождественны данным на терминале у пользователя в офисе. Системам с централизованным управлением требуются надежные коммуникации. В децентрализованных системах управления используют распределенные базы данных, которые физически находятся на удаленных серверах в каждом магазине или складе. Периодически производится репликация данных – базы данных на сервере в офисе и в магазинах обновляются. Такая процедура производится раз или два раза в день.

Для работы с распределительным центром все вышесказанное означает, что в случае централизованной системы управления заказ на получение товаров может производиться как из магазина, так и из офиса. И в том и в другом случае заказ будет получен складом за несколько секунд, при этом о реально располагаемом количестве товара на складе в данный момент будет известно менеджеру магазина или категорийному менеджеру в офисе. Об отгрузке заказа в магазин система сможет информировать пользователей в режиме on-line.

В случае децентрализованной системы информация о заказе будет передана складу после процедуры репликации баз данных.

Сегодня на российском рынке представлено достаточно много решений, охватывающих практически все сферы деятельности крупного торгового предприятия. Принимая решение о закупке и внедрении автоматизированной системы, руководство торгового предприятия встает перед нелегким выбором, поскольку рынок программно-аппаратных решений для подобных систем уже достаточно насыщен и компании – разработчики готовы представить не только собственно решение, но и привести достаточно убедительные практические примеры успешного функционирования их продукции на конкретных объектах.

Среди поставщиков операционных систем, применяемых в магазинах, безусловным лидером пока остается Microsoft. Большинство существующих и разрабатываемых пакетов программного обеспечения предназначено для использования именно в среде Microsoft Windows. Вероятно, что в ближайшие годы Microsoft сохранит за собой наибольшую долю этого рынка, хотя некоторые торговые компании уже начинают ориентироваться на Linux.

Современному предприятию необходимо автоматизировать и интегрировать уже не только внутренние, но и межкорпоративные бизнес-процессы, которые связывают его с конкретным партнером или с целым рядом поставщиков. Одним из наиболее популярных и востребованных решений в этой области стали корпоративные информационные порталы. Тенденция роста числа сотрудников, подключаемых к подобного рода системам в последнее время, позволяет IDC прогнозировать, что к 2008 г. их доля достигнет 75% (а в сфере услуг составит почти 100%). За счет «корпоративного портала» можно преодолевать зависимость сотрудников от местоположения – свои задачи они теперь могут решать в любой точке земного шара, где есть доступ в Интернет. Таким образом, по мере развития ИТ в торговле, компании – ритейлеры переходят к использованию веб-доступа, беспроводных технологий, открытого аппаратного и программного обеспечения.