Ознакомление с ведением делопроизводства в КамчатГТУ

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет отдел документационного обеспечения – ОДО, который дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Определение ключевых понятий в области создания документов содержит Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов". Документирование управленческой деятельностью заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Существует пять основных этапов документооборота:

1) Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.

2) Передача документа в бухгалтерию.

3) Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.

4) Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:

- таксировку (расценку)

- группировку

- контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)

5) Сдача документов на хранение в архив

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.

Номенклатура дел университета – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной каточки исполненных документов основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел университета составляется ОДО на основе номенклатур для структурных подразделений при методической помощи архива университета. При составление номенклатуры дел следует пользоваться уставом КамчатГТУ. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений вуза, различного рода карточки. Ниже указана номенклатура дел кафедры экономики и управления (см. Таблица):

Таблица Номенклатура дел

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Управленческие документы составляют основу документации университета. Они имеют универсальный характер.

Управленческая документация подразделяется на несколько видов:

- организационная (уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.);

- распорядительная (постановления, распоряжения, приказы, указания, договоры, протоколы);

- информационно-справочная (письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные записки);

- по личному составу (трудовые контракты, приказы, заявления, трудовые книжки и т.д.).

В качестве примера можно рассмотреть один из документов, например, заявление.

Заявление – это документ, адресованный университету или другому должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнения, переводе, предоставлении отпуска, просьбой о зачислении на курсы и т.д. В Приложении предоставлен пример заявления.

Как правило, заявление пишется от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном университетом.

Заявление имеет следующие реквизиты:

1) Адресат (тот, кому направлен документ);

2) Заявитель (от кого направлено);

3) Наименование вида документа – заявление;

4) Основной текст;

5) Дата;

6) Подпись заявителя;

7) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

8) Подпись адресата.

Заявление является одним из важнейших документов на любом предприятии и одним из самых часто применяемых. Именно поэтому правильное составление и написание заявления – это необходимое умение для каждого человека.