Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения производства

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение . 3

 

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения производства 6

 

Глава 2. Использование современных средств связи в работе  организации 12

 

Виды современных средств связи . 12

Современная связь на предприятии . 26

 

Глава 3. Аналитический обзор . 36

 

Заключение . 39

 

Использованная литература . 41

 

Введение

В условиях функционирования современных предприятий России наблюдаются коренные изменения, которые вызваны следующими причинами:

- проведением смены социально-экономической системы и связанных
с этим пересмотром стереотипов мышления, сложившихся в течение
последних десятилетий;

- пересмотром требований к продукции и услугам, учитывающим
рыночные отношения, предпринимательскую активность и переход к
различным формам собственности;

- кардинальным изменением функций и методов государственного
регулирования и управления.

Кроме специфических причин, возникших на текущий момент в России, во всем мире также стремительно накапливаются объективные условия общественного развития, радикально меняются традиционные представления о сущности, чертах и свойствах предприятия, выпускающего продукцию. Эти новые условия характеризуются такими явно выраженными тенденциями, как:

- глобализация экономики, связанная с конкуренцией в мировом
масштабе, с возможностью создания собственного распределенного
производства, наличием поставщиков и торговли по всему миру и т.д.;

- нарастание темпов и масштабов революционных изменений в
технологической среде производства в сторону информационных
технологий, вызванных повышением сложности и наукоемкости
поставляемых продуктов и услуг;

- ориентация на небольшие по емкости рынки сбыта, что приводит к
отказу от единого крупномасштабного производства по всему циклу в
традиционном понимании;

- все более широкое применение интегральных технологий,
радикально и практически одновременно меняющих как процессы
производства, так и управления последним.

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что в мировой практике передовые предприятия, исходя из этих объективных условий, начали менять формы и модели организации своей деятельности, стремясь в максимальной степени приспособиться к происходящим изменениям и решить проблемы своей конкурентоспособности. В этих условиях наиболее перспективные решения связаны с современными средствами коммуникации.

В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать вручную. Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации. В связи с этим появляется необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии.

Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое.

Проблеме коммуникации и информационным технологиям в организациях посвящено много работ отечественных авторов, таких как К.В. Балдин, Д.В. Гаскаров, С.М. Патрушина, К.Г. Скрипкин, В.Б. Уткин, Ю. Шафрин и др.
Целью написания курсовой работы является изучение особенностей процесса коммуникации в современных организациях.

Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда задач, таких как:

- проанализировать специальную литературу;

- охарактеризовать основные понятия, используемые в работе;

- проанализировать современное состояние и перспективы развития средств связи и коммуникаций на предприятии;

- выявить пути совершенствования процессов сбора, передачи, обработки и накопления информации.

Объектом исследования являются современные информационные технологии управления.

Предметом исследования является процесс коммуникации в системе управления предприятием.

Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, библиографического списка.

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения производства

Появление новых средств коммуникации умножает наши возможности, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Основными средствами как обыденной, так и профессиональной коммуникации для нас по-прежнему, как и многие века назад, остается устная и письменная речь. Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся.

Однако технический и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых средств коммуникации. Неумение пользоваться, точнее, грамотно пользоваться новыми средствами коммуникациями зачастую оказывается критическим. Проще говоря, на человека, не пользующегося мобильным телефоном, не знающего, что такое факс, во многих сферах бизнеса посмотрят криво. Человека, не владеющего компьютером, попросту не возьмут на работу.

К новым средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

- факсимильная связь;

- телефон и мобильный телефон;

- телеконференции, селекторная связь, конференц-связь, телемосты;

- электронная почта;

- Интернет.[6]

В новых средствах коммуникации в качестве основного кода передачи сообщения используется язык. Соответственно, передаются речевые сообщения. При этом использование того или иного средства коммуникации накладывает свой отпечаток на использование языка.

Компания, находящаяся в конкурентной среде, может сохраняться, только развиваясь. В то же время развитие противоречит идее стабильности, поскольку любое обновление предполагает отказ от старого, слом некоторой традиции или хотя бы ее части.

Эти процессы болезненны сами по себе, в них заложена большая доля риска, связанная с перестройкой структуры. Но еще больший риск связан с тем, что инновационный процесс, обновление – это не самоцель, а средство достижения успеха – получения прибыли.

К организационным рискам и рискам инновационной неудачи добавляется еще неопределенность, связанная с внешней средой. Приведет ли инновационный поиск к получению желаемого продукта? Удастся ли этот продукт внедрить в производство за приемлемую цену, удастся ли его вывести на рынок и продать покупателю? Известно, к примеру, что лишь 5 % начатых НИОКР находят свое успешное завершение в виде признания новой продукции на рынке.[4]

Высокие риск и неопределенность предъявляют к инновационному менеджеру особые требования. В инновационном процессе и так слишком много полей неизвестности и факторов нестабильности и риска. Поэтому базовые обеспечивающие механизмы должны, условно говоря, тикать как часики, чтобы не создавать проблем хотя бы на этом поле.

Одним из таких базовых обеспечивающих механизмов в инновационном процессе, безусловно, являются коммуникации фирмы. Разумно подразделять коммуникации на внутренне и внешние коммуникации.

От успеха коммуникаций зависит не только базовая, обеспечивающая часть проекта, общая для любого бизнеса, но и творческий поиск на переднем крае, в сферах неизвестного. Собственно, именно этот поиск и составляет суть инноватики, ее отличие от других видов предпринимательства. Поэтому, коммуникации в инновационном процессе можно также разделить на обеспечивающие (типовые для любых бизнес-структур) и инновационные коммуникации, сутью которых является поиск инновационных решений, их презентация (продажа) и внедрение.

Сопоставив внешние и внутренние коммуникации проекта, а также обеспечивающие и инновационные коммуникации проекта, можно выделить четыре основных типа коммуникаций в инновационном процессе

Четыре типа коммуникаций в инновационном проекте:

1) внутренние обеспечивающие коммуникации проекта;

2) внешние обеспечивающие коммуникации проекта;

3) внутренние инновационные коммуникации проекта;

4) внешние инновационные коммуникации проекта.

 

 

Проанализируем особенности каждого типа коммуникации в инновационном проекте.

Внутренние обеспечивающие коммуникации фирмы или любой организации связаны:

- с потоками команд и обратной связи в производственном процессе;

- с регулированием, распределением внутри фирмы входящих потоков информации (обычно эту диспетчерскую функцию выполняет секретарь);

- с горизонтальным обменом информацией внутри фирмы (между подразделениями, внутри подразделений);

- с внутренним деловым документооборотом, учетом и контролем;

- с накоплением и хранением знаний (технологий), необходимых для рабочего процесса;

- с межличностными, в том числе неформальными коммуникациями - как вертикальными (между руководством и подчиненными), так и горизонтальными (между коллегами, специалистами, работающими на последовательных или параллельных участках работы).[9]

Внутренние обеспечивающие коммуникации создают особый стиль любой фирмы.

Строго говоря, внутренние обеспечивающие коммуникации должны быть незаметны. Если проект функционирует в нормальном режиме, то никто не должен обращать внимания на коды и сообщения, передаваемые между сотрудниками и подразделения. Образно говоря, лампочка на пульте оперативного дежурного загорается только тогда, когда случается ЧП; в нормальном состоянии пульт ничем не примечателен, ничего на нем не выделяется. Примерно в таком состоянии и должны быть внутренние обеспечивающие коммуникации. Этот тип коммуникаций характерен для любой бизнес-структуры.

Внешние обеспечивающие коммуникации связаны:

- с внешним документооборотом;

- с контактами и контрактами с партнерами;

- с участием инновационной группы (фирмы) в глобальных научных и коммерческих информационных потоках, обмене знаниями;

- с репутацией и позиционированием группы (фирмы) в профессиональной среде, в общественных связях, в СМИ.

Внешние коммуникации должны поддерживать хорошую репутацию фирмы и обеспечивать ей доступ как к передовой и актуальной информации по теме инновационного поиска, так и к рынку сбыта инновационных решений. А значит, внешние коммуникации уже не должны быть «незаметными». Их следует отстраивать сообразно современным требованиям PR, рекламы и теории управления репутацией.

Сверхзадача внешних обеспечивающих коммуникаций – не просто обеспечить жизнедеятельность фирмы в контактах с внешним миром, но и «приготовить» внешний мир к презентации, продаже и внедрению тех инновационных разработок, ради которых инновационная группа существует.

Как внутренние, так и внешние обеспечивающие коммуникации должны соответствовать известным стандартам бизнес-коммуникаций.

В отличие от обеспечивающих, инновационные коммуникации отличаются рядом особенностей. В этих коммуникациях отражается и реализуется назначение инновационных групп, содержание инновационного бизнеса.

Внутренние инновационные коммуникации связаны:

- с определением и постановкой задач инновационного поиска, с поиском перспективных тематических полей, с формированием инновационного портфеля;

- с формированием и соорганизацией творческого коллектива, распределением задач, мотивацией участников;

- с поиском, обработкой и накоплением научной и технологической информации, необходимой для инновационного проекта

- собственно с творческим процессом – разработкой инновационных решений.

Внешние инновационные коммуникации связаны:

- с привлечением внешних источников знаний, информации, с привлечением чужого опыта и технологий;

- с апробацией найденных инновационных решений в профессиональной, научной среде, в экспериментальном практическом применении;

- с патентованием, защитой авторских и коммерческих прав на изобретения;

- с презентацией, продвижением и продажей инновационных решений;

- с внедрением и поддержкой инноваций.[11]

С точки зрения организации различных типов коммуникации важными являются факторы нормы и творчества. В обычных обеспечивающих коммуникациях внутри фирмы главенствует представление о норме. В самом деле, вся внутренняя документация, все внутренние коммуникативные процессы должны быть стандартны, понятны, освоены. В этом залог их эффективности.

Внешние обеспечивающие коммуникации, связанные с позиционированием фирмы (инновационной группы) во внешней среде, наряду с отработкой известных стандартов обязательно должно присутствовать и творчество, так как речь идет о конкурентном продвижении фирмы (бренда, группы).

Внутренние инновационные коммуникации более всего определяются творческим потенциалом группы. Здесь стандарт, норма занимают подчиненное положение – они должны способствовать творческому процессу, который должен привести к кульминации проекта. По сути, ради этой творческой кульминации делается и все до, и все после нее в инновационном проекте.

И, наконец, во внешних инновационных коммуникациях творчество опять уступает пальму первенства стандарту, соблюдению неких норм. В самом деле, нужно классифицировать, систематизировать привлекаемую информацию в начале проекта, систематизировать, стандартизировать сам продукт, отчетные документы, процедуры его регистрации и внедрения.[2]

Таким образом, творчество и стандартизация в разных типах коммуникации в инновационном проекте присутствуют в разной степени, иногда превалирует творческая составляющая, иногда – необходимость следовать нормам и стандартам.