Организация службы ДОУ
Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение. Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ: · управление делами; · общий отдел; · канцелярия; · секретариат. В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации). Цели службы ДОУ: · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · обеспечение единого порядка работы с документами; · контроль за исполнением документов; · хранение документов; · унификация форм документов; · сокращение, по возможности, документооборота; · методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации; · внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники. Функции службы ДОУ: · разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; · обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа; · доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству; · контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки; · изготовление и размножение документов; · разработка номенклатуры дел, хранение дел; · контроль за работой с документами в структурных подразделениях; · организация работы архива; · повышение квалификации работников службы ДОУ. Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате: 1. Централизованная форма. Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив – т.е. происходит полный цикл обработки документов. Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год. 2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. 3. Смешанная форма организации работ с документами. Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д. Функции структурных подразделений службы делопроизводства. 1. Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. 2. Секретарь выполняет функции: o предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; o подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций; o организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:) o бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.). 3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции: o подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; o анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним; o организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности; o прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов. 4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.): o разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; o разработка документов; o организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления. 5. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. 6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет: o регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов; o формирование и ведение справочно-информационного материала; o контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов. 7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет: o контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя; o анализ исполнительной дисциплины; o информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений. 8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации. 9. Машинописное бюро выполняет: o перепечатку документов с черновиков; o очистку и правку текстов документов; o учет выполняемой работы. 10.Копировально-множительное бюро выполняет: o перепечатку документов с черновиков; o тиражирование документов; o подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д. 11.Архив осуществляет: o прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи; o учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов; o подготовку дел к передаче на государственное хранение. Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.
Популярное: Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (188)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |