Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. (ГОСТ Р51141-98 – делопроизводство и архивное дело).

Исполненные документы в соответствии с номенклатурой группируют в дело.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура содержит в себе пять граф:

1. индекс дела;

2. заголовок дела (тома, части);

3. количество дел (томов, частей);

4. срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;

5. примечание.

Дела можно формировать в организации централизованно, т.е. только в службе документационного обеспечения, и децентрализовано – в документационной службе и в структурных подразделениях. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

· помещать в дело документы, оформленные в соответствии с государственными стандартами; запрещается оставлять в делах черновые и дублетные экземпляры документов;

· помещать в дело только исполненные документы;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

· группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, которые формируют в течении ряда лет или какого-либо периода по вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет (например; личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудников организации; судебные дела, истории болезней и т.п.);

· приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, к которым они относятся; объемные приложения могут составлять отдельный том данного дела;

· если уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним,то их группируют вместе; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;

· самостоятельными делами являются утвержденные планы, отчеты, сметы и т.п.; их группируют отдельно от их проектов; приложения к ним, если они имеют достаточный объем, составляют отдельный том;

· предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации, формируют отдельно от заявлений по личным вопросам;

· переписка формируется в пределах каждого года, учебного года, срока созыва и т.п.; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом;

· формировать дела по принципу: «Входящие письма», «Исходящие письма» не рекомендуется.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, что является наиболее оптимальным условием, как при оформлении, так и при использовании и хранении дел. Внутри дела документы располагают в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.

Документы в личных делах располагают в хронологической последовательности по мере их поступления, начиная с заявления о приме на работу и заканчивая заявлением об увольнении, переводе в другую организацию.

Личные карточки группируют на уволившихся в данном году в порядке алфавита по фамилиям.

Лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих располагают в деле в порядке алфавита по фамилиям работающих.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой форме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела, нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированные по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.