ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………………...3

1. Понятие и сущность коммуникаций в организации………………………………5

2. Анализ системы коммуникаций в организации………………………………….14

3. Совершенствование коммуникаций в организации ……………………………..17

Заключение……………………………………………………………………………….20

Список использованной литературы…………………………………………………...21

 

ВВЕДЕНИЕ

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями – все это коммуникация.

Информация – это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Информация может приниматься руководителем к сведению, служить основой будущих решений, расширять знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. Так как обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому эта тема очень актуальна на сегодняшний день.

В своей работе я постараюсь достичь следующих целей: показать природу и сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации; раскрыть содержание коммуникационного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути коммуникаций; рассмотреть различные виды коммуникаций и определить методы повышения их эффективности; раскрыть роль и содержание межличностных и организационных коммуникаций и определить факторы, влияющие на них.

В связи с поставленными целями в реферате решались следующие задачи: изучить теоретические основы коммуникаций, рассмотреть анализ систем коммуникаций, обосновать основные направления совершенствования коммуникаций в организации.

Предметом исследования является коммуникации в организации. Объектом работы является совокупность отношений, возникающих в коммуникационных процессах.

В процессе написания работы использовались методы анализа, сравнения, демографический. Основными источниками написания реферата являются научные труды российских и зарубежных авторов.

 

 

ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

Прежде чем дать определение понятия процесса коммуникаций нужно дать понятие информации. Под информацией понимается «совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека, все поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией»[1]. Управленческая же информация – это «совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации»[2].

Коммуникации в организационном контексте включают «взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления»[3].

Организационные коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы также для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.

По мнению Виханского О. С. «коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов»[4].

По мнению Латфуллиной Г. Р.  под коммуникацией понимается «обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения».[5] 

С другой стороны, Чаусов Н. Ю. считает, что коммуникации – «это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации».[6]

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкий ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации – информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации».[7]

Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследователями 73% американских руководителей организаций считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности организации.

Следовательно, если коммуникационные связи не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

- руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку;

- происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделение организации и к её руководству из разных источников;

- в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;

- работники организации мало осведомлены о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т. д.

«Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т. д».[8]

Далее рассмотрим основные элементы организационных коммуникаций.

Отправитель или источник – лицо, передающее информацию. Источники информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования. Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации; партнеров; средства массовой информации и др.

Сообщение, т. е. собственно информация.

Канал – средство передачи информации.Каналы относятся к передаточным механизмам от источ­ника коммуникации к получателю информации. Известно, что предприятия используют несколько каналов передачи данных как во внутренней среде, так и во внешней. К наиболее часто применяемым относятся: курьеры, почтовая связь, телефон, радиосвязь, электронная почта, локальная сеть, и, наконец, устное обсуждение.

Получатель – лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

Кроме того, организационные коммуникации включают в себя:

кодирование – это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функ­ция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов;

передачу сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала;

расшифровку-прием – чтобы процесс коммуникации был завершен необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сиг­нал к цели, поставленной источником, тем более эффективна комму­никация;

обратную связь – источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи ру­ководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих ком­муникациях;

помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная интер­претация со стороны получателя или источника информации; 3) раз­личные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между ру­ководителями и подчиненными в восприятии организационной дис­танции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положе­нием лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.

«Коммуникация в организациях — это сложный и динамичный про­цесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого и различаются моде­ли коммуникации».[9]

Коммуникация как действие.В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, со­стоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя ин­формации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Модель коммуникации как действия первоначально применялась к электронной ком­муникации, однако использовалась также для описания коммуника­ции между людьми. Коммуникация рассматривалась как односторон­ний процесс. В этой модели нет места для обратной связи.

Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели — коммуника­ции как взаимодействия.

Коммуникация как процесс.Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как про­цесс. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источни­ка, и получателя информации.

Коммуникации, осуществляемые в организациях, могут быть классифицированы по ряду признаков.

 

Признак классификации	Виды коммуникаций
Субъект и средства коммуникаций	1. Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий. 2. Межличностные
Форма общения	1. Вербальные 2. Невербальные
Каналы общения	1. Формальные 2. Неформальные
Организационный признак (пространственного расположения каналов)	1. Вертикальные 2. Горизонтальные 3. Диагональное
Направленность общения	1. Нисходящие 2. Восходящие

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

«Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения».[10]

Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем. Доверие получателя к отправителю как к руководителю, так и к личности – также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

«На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении, разрушают коммуникацию».[11]

«Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования».[12] Большую часть рабочего времени менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами.

«Невербальные коммуникации – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер».[13] Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

«Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами: организационными (например, схемой организационной структуры); функциональными (например, положение об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»)».[14]

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

«Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражения человеческой потребности в общении».[15]

Они дополняют формальные коммуникации.

Информация по каналам передается по вертикали – сверху вниз, снизу верх, а так же в горизонтальной плоскости и по диагонали.

«Нисходящие организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним».[16] Почти половина контактов менеджеров приходится на подчиненных, а вторая – делится между начальниками, коллегами и внешними субъектами. Целями нисходящих коммуникаций являются следующие:

1. Поставить подчиненным конкретные задачи для выполнения работы.

2. Оперативно сообщить новости о деятельности организации.

3. Осуществить инструктирование по выполнению работы.

4. Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности.

5. Предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы.

6. Обеспечить социальную поддержку подчиненным.

Кроме нисходящих коммуникаций, организации необходимы восходящие. «Восходящие коммуникации выполняют функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях. Благодаря им менеджеры узнают о текущих и потенциальных проблемах и предполагают корректировочные меры. В последнее время менеджеры используют новую форму восходящих коммуникаций – рабочие группы, регулярно собирающихся раз в неделю для обсуждения и решения производственных и сервисных проблем, они называются кружками качества».[17] Восходящие коммуникации, как правило, осуществляются в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

Горизонтальные коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствует повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации».[18]

«Диагональные коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях когда коммуникации работников организации другими способами затруднены».[19]

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом.

Контроль – с помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существуют иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции.

Мотивация – организационная коммуникация усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу и т. д.

Эмоциональное выражение – для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности.

И, наконец, собственно функция передачи информации – эта функция связана с ролью коммуникативности в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений. В настоящее время, по мнению некоторых исследователей перед руководителями стоят серьезные проблемы формирования информационного пространства, связанные, в частности, с увеличением количества информации, необходимой для принятия управленческих решений.