СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

К основным способам совершенствования информационного обмена в организации относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

«Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными менеджерами и подразделениями. При этом менеджеры на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности в информации и потребности в информации других звеньев. Объем информации должен быть достаточным для реализации возложенных на менеджера обязанностей».[25]

Управленческие действия. «Предполагается, что менеджер может практиковать встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения работы и т. п. Руководитель может также по своему усмотрению назначать совещания или заседания с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена».[26]

«Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи – посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников – ещё один важный вариант системы обратной связи».[27]

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений.

Обычно такая система реализуется в системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения.

Организация может развернуть внутриорганизационную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать свои вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене организации.

Третий вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие группы чаще всего создаются для обсуждения содержания коллективных договоров.

Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по совершенствованию труда и управления, а также возможных или существующих проблем, отражающихся в их работе.

«Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации могут выпускать относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников».[28]

«Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров».[29] Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить или получить ответы на исходящие сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование в менеджменте мировых информационных ресурсов.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение своего исследования хотелось бы подвести итоги, коммуникации – обмен идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде по средством символов и действий. Процесс коммуникаций состоит из этапов: отправление сообщения, передача сообщения, получение сообщения и обратная связь. Важнейшими элементами процесса коммуникаций являются отправитель, сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь. Именно наличие обратной связи делает процесс коммуникации двусторонним. Присутствие всех этих элементов необходимо для осуществления эффективного общения.

Классификация коммуникаций необходима для выделения различных их видов с целью последующего анализа и совершенствования. Коммуникации в организации могут классифицироваться по ряду признаков: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме общения, каналу общения, по их пространственному положению, по направленности общения.

На пути эффективных коммуникаций могут возникать различные барьеры. Зная возможные барьеры, менеджеры должны стараться предотвращать их возникновение или же искать и планировать эффективные пути их преодоления.

Обмен знаниями, информацией является неотъемлемой частью рабочего процесса сотрудников. Люди делятся информацией все время – в вестибюле, по телефону, через электронную почту, и, как правило, этот процесс не упорядочен. Поэтому повышение качества и скорости этого процесса является первейшей целью, которую должна ставить перед собой любая организация, если она хочет быть конкурентоспособной.

Ценность информации повышается, когда она является достоверной, предоставлена в нужный момент и в полном объеме. И этому немало способствует совершенствование каналов обмена информацией. Применение различных информационных технологий позволяет систематически накапливать знания и структурировать их так, чтобы люди получали нужные данные в нужный момент и не отвлекались на несвоевременную информацию или устаревшие данные.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева Г. М. Социальная психология. – М.: Аспект-пресс, 2004. – 366 с.

2. Гибсон Дж. Л. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. 8-е изд. – М., 2000 – 280 с.

3. Латфуллина Г. Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб. / Под ред. Г. Р. Латфуллина, О. Н. Громовой. – СПб.: Питер, 2008 – 464 с.

4. Литвинов Ф. И. Моделирование управленческих структур предприятия // Менеджмент в России и зарубежом. – 2008. №2 – 91-96 с.

5. Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер. с англ. / под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб., 2000 – 265 с.

6. Фролов С. С. Социология организации. Учебник для вузов. - М., 2001

7. Чаусов Н. Ю. Менеджмент: Учебное пособие / под. ред. Чаусов Н. Ю., Калугин О. А. – Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. – 440с.

 

 

[1] Андреева Г. М. Социальная психология. – М.: Аспект-пресс, 2004. – с. 36

[2] Чаусов Н. Ю. Менеджмент: Учебное пособие / под. ред. Чаусов Н. Ю., Калугин О. А. – Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. – с. 68

[3] Там же. – с. 73

[4] Чаусов Н. Ю. Менеджмент: Учебное пособие / под. ред. Чаусов Н. Ю., Калугин О. А. – Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. – с. 167

[5] Латфуллина Г. Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб. / Под ред. Г. Р. Латфуллина, О. Н. Громовой. – СПб.: Питер, 2008 – с. 258

[6] Чаусов Н. Ю. Менеджмент: Учебное пособие / под. ред. Чаусов Н. Ю., Калугин О. А. – Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. – с. 213

[7] Гибсон Дж. Л. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. 8-е изд. – М., 2000 –  с. 58

 

[8] Латфуллина Г. Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб. / Под ред. Г. Р. Латфуллина, О. Н. Громовой. – СПб.: Питер, 2008 – с. 187

[9] Чаусов Н. Ю. Менеджмент: Учебное пособие / под. ред. Чаусов Н. Ю., Калугин О. А. – Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. – с. 103

[10] Андреева Г. М. Социальная психология. – М.: Аспект-пресс, 2004. – с. 58

[11] Андреева Г. М. Социальная психология. – М.: Аспект-пресс, 2004. – с. 60

[12] Там же. – с. 60

[13] Там же. – с. 61

[14] Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер. с англ. / под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб., 2000 – с. 159

[15] Там же. – с. 160

[16] Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер. с англ. / под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб., 2000 – с. 162

[17] Там же. – с. 163

[18] Там же. - с. 164

[19] Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер. с англ. / под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб., 2000 – с. 164

[20] Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер. с англ. / под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб., 2000 – с. 178

 

[21] Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер. с англ. / под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб., 2000 – с. 180

 

[22] Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер. с англ. / под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб., 2000 – с. 182

[23] Там же. – с. 182

[24] Там же. – с. 183

[25] Литвинов Ф. И. Моделирование управленческих структур предприятия // Менеджмент в России и зарубежом. – 2008. №2 – с. 93

[26] Там же. – с. 93

[27] Там же. – с. 94

[28] Литвинов Ф. И. Моделирование управленческих структур предприятия // Менеджмент в России и зарубежом. – 2008. №2 – с. 94

 

[29] Литвинов Ф. И. Моделирование управленческих структур предприятия // Менеджмент в России и зарубежом. – 2008. №2 – с. 94