I. Коммуникация: понятие, сущность, виды

Введение

Коммуникация - это обмен сведениями, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут
обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Поэтому целью данной работы является с помощью прикладного исследования проанализировать коммуникационную деятельность и каналы коммуникации выбранной организации. Таким образом:

Объект исследования - Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ».

Предмет исследования - основные направления его коммуникативной деятельности и каналы коммуникации.

Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет "ЛЭТИ", основанный в 1886 году, является одним из крупнейших центров подготовки кадров и проведения фундаментальных и прикладных научных исследований в области радиотехники, электротехники, электроники, вычислительной техники и информатики.

За годы существования в вузе получили образование свыше 70 тысяч человек, в том числе более 3 тысяч иностранных граждан. В 1992 году институт получил статус университета.

В СПбГЭТУ работает около 1100 научно-педагогических сотрудников, в том числе 130 профессоров, 170 докторов наук, более 700 кандидатов наук.

В университете трудятся 17 лауреатов национальных и международных премий, среди выпускников и преподавателей, работавших в вузе, - более 30 академиков и членов-корреспондентов Российской Академии наук.

На базе университета создано Учебно-методическое объединение по образованию в области автоматики, электроники, микроэлектроники и радиотехники, являющееся одним из крупнейших УМО в России.

Подготовка кадров высшей квалификации осуществляется в аспирантуре по 49 научным специальностям и докторантуре по 31 специальности.

СПбГЭТУ сотрудничает с более чем тридцатью университетами Европы, Азии и Америки; традиционно является организатором международных научных конференций; принимает участие в работе международных ассоциаций.

Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

·   Провести анализ внутренних печатных СМИ СПбГЭТУ «ЛЭТИ»;

·   Провести анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ», в частности Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка;

·   Провести анализ Интернет-сайта Университета и его сравнение с аналогичным сайтом другого Университета;

·   Сделать выводы на основе результатов исследования;

·   На основе выводов выработать практические рекомендации для исследуемой организации.

Эмпирической базой исследования послужили материалы по коммуникационной деятельности объекта исследования (корпоративные издания, внутренние документы, материалы сайтов и др.).

В заключении данной работы представлены основные выводы по проведенному исследованию каналов коммуникации Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ».

Коммуникация организационная документ учебное заведение

I. Коммуникация: понятие, сущность, виды

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации называют связующим процессом.

Понятие "коммуникация" происходит от латинского communicatio, что обозначает - делаю общим, связываю, общаюсь, таким образом для руководителя и сотрудника организации коммуникация выступает как средство их объединения, их общее дело.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.
В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

·   отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

·         сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;

·         канал - средство передачи информации;

·         получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы :

·         зарождение идеи;

·         кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся: передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используют два или большее число средств коммуникаций;

·         передача сообщений;

·         декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь „повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным.

Важное значение для предприятия имеют внешние коммуникации, которые представляют собой обмен информацией, происходящий между предприятием и внешней средой, позволяющий предприятию быть в курсе потребностей реальных и потенциальных покупателей, работы контрагентов и конкурентов, а также отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии).

Коммуникации внутри предприятия можно разделить на два вида: вертикальные и горизонтальные:

· Вертикальные осуществляются между руководителем и подчиненными. Пepeмeщeниe инфopмaции в paмкax вepтикaльнoй кoммyникaции мoжет пpoиcxoдить пo ниcxoдящeй (cooбщeниe пoдчинeнным ypoвням o пpинятoм yпpaвлeнчecкoм peшeнии) и пo вocxoдящeй (oтчeты, пpeдлoжeния, oбъяcнитeльныe зaпиcки);

·   Горизонтальные - между сотрудниками одного уровня. Оpгaнизaция cocтoит из мнoжecтвa пoдpaздeлeний, пoэтoмy oбмeн инфopмaциeй мeждy ними нyжeн для кoopдинaции зaдaч и дeйcтвий. Рyкoвoдcтвo дoлжнo дoбивaтьcя, чтoбы пoдpaздeлeния paбoтaли coвмecтнo, пpoдвигaя opгaнизaцию в нyжнoм нaпpaвлeнии;

Помимо этого, коммуникации могут быть вербальными и невербальными, и менеджер должен владеть ими обеими в совершенстве. 

· Вербальные коммуникации представляют собой словесное общение, как устное, так и письменное, тогда как невербальное происходит посредством жестов и мимики.

·   Невербальное общение является гораздо более сложным, чем вербальное, так как зачастую оно происходит на подсознательном уровне и менеджер должен уметь адекватно воспринять посылаемые ему сигналы.

Кроме того, следует выделить формальные и нeфopмaльныe кoммyникaции:

· Формальные коммуникации стандартизируют взаимоотношения между коммуникатором и реципиентом. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение организационных целей. Обычно средством осуществления формальных коммуникаций является письменная и устная речь.

·   Неформальные коммуникации возникают в том случае и там, где формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей: для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями, для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами.

В России и во всем мире уделяется огромное внимание коммуникационным технологиям, так как их развитие происходит с огромной скоростью. Это связано еще и с тем, что в современных условиях ценится как оперативная, так и точная информация.