Какое значение в управлении играет делегирование полномочий? Правила делегирования. Каковы некоторые наиболее распространенные препятствия для эффективного делегирования

 

В рамках управленческой структуры происходит рациональное распределение и перераспределение прав, обязанностей и ответственности между ее субъектами. Этот процесс, принципы которого были разработаны в 1920-х гг. П.М. Керженцевым, получил название "делегирование организационных полномочий и ответственности".

Делегирование - представляет собой процесс передачи руководителем части своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия.

Принцип делегирования полномочий состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам.

Обычно делегируются следующие виды работы:

§ рутинная работа;

§ специализированная деятельность;

§ частные и малозначимые вопросы;

§ подготовительная работа.

Однако существует комплекс управленческих задач, решение которых следует оставить за руководителем. Долг первого лица в фирме - принять на себя выполнение задач с высокой степенью риска, содержащих аспекты стратегической важности и носящих конфиденциальный характер и все необычные, выходящие за рамки сложившегося регламента и традиций операции.

И не подлежат делегирование такие вопросы, как:

§ установление целей <http://www.grandars.ru/student/marketing/missiya-organizacii.html>;

§ принятие решений <http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/resheniya-v-menedzhmente.html>;

§ выработка политики организации;

§ руководство сотрудниками и их мотивация;

§ задачи высокой степени риска;

§ необычные и исключительные дела;

§ задачи строго доверительного характера.

При делегировании полномочий руководитель делегирует (устанавливает) обязанности; определяет права и уровень ответственности при выполнении полномочий.

Преимущества делегирования полномочий:

§ возможность заниматься задачами, требующими личного участия руководителя;

§ сосредоточение на стратегических задачах и перспективных планах развития предприятия;

§ это лучший способ мотивации творческих и активных работников;

§ это лучший способ обучения;

§ это способ профессиональной карьеры.

Эффективность делегирования полномочий очевидна, но не все управляющие спешат его применять по следующим причинам:

§ сомнение в компетентности других сотрудников, боязнь, что они сделают хуже;

§ боязнь потерять власть и занимаемую должность;

§ недоверие к подчиненным, низкая оценка их способностей;

§ амбициозность и завышенная самооценка;

§ боязнь, что его действия будут неверно истолкованы коллегами и начальством.

Рассмотрим более подробно важность практического применения делегирования в управлении предприятием.

Практическое применение делегирования в управлении предприятием

Делегирование полномочий происходит не только на официальной, но и большей частью на полуофициальной или даже неофициальной основе, и предполагает наличие благоприятного морально-психологического климата в коллективе и взаимного доверия между руководителями и исполнителями. Делегированию полномочий предшествует значительная подготовительная работа. Она состоит в том, чтобы определить: для чего, кому, каким образом делегировать полномочия? Какие выгоды для него, самих подчиненных и организации в целом при этом могут быть получены? Какие препятствия могут возникнуть?

Главная практическая ценность принципа делегирования полномочий состоит в том, что руководитель освобождает свое время от менее сложных повседневных дел, рутинных операций и может сконцентрировать свои усилия на решении задач более сложного управленческого уровня. Одновременно этот метод является целенаправленной формой повышения квалификации сотрудников, способствует мотивации их труда, проявлению инициативы и самостоятельности.

Главная задача руководителя - не самому выполнять работу, а обеспечить организацию трудового процесса силами коллектива <http://www.grandars.ru/college/biznes/trudovoy-kollektiv.html>, взять на себя ответственность и применить власть для достижения поставленной цели.

Особо деликатный аспект принципа делегирования - организация контроля за действиями подчиненных. Постоянная опека только вредит. Отсутствие контроля может привести к срыву работ и анархии. Решение проблемы контроля - в четко налаженной обратной связи, в свободном обмене информацией между коллегами и, конечно, в достаточно высоком авторитете и управленческом мастерстве руководителя.

Часто возникает проблема психологического выбора: выполнение какой задачи поручить исполнителю знакомой или принципиально новой. Чаще всего делегируется выполнение новой задачи, особенно если она кажется руководителю малопривлекательной, рутинной. Такое решение далеко не всегда верно. Проблема в том, что, передав решение задачи кому-либо, руководитель все равно несет ответственность за ее выполнение и контролировать, а тем более просто наблюдать (т.н. мониторингом) за ходом реализации знакомой проблемы значительно легче.

Опытные администраторы часто поручают способному исполнителю немного более сложные задачи, чем он привык выполнять. В этом случае желательно подготовить задание в форме письменного распоряжения. Получив сложную задачу, исполнитель раскрывается более полно и получает искреннее удовлетворение от выполнения задания и оказанного ему доверия.

Следует отметить, что принцип делегирования полномочий мало применяют лица, недавно получившие повышение в должности, т.к. им трудно отказаться от привычного стереотипа прошлой деятельности. Однако руководитель, сам сортирующий корреспонденцию и печатающий на машинке при скучающем секретаре, вызывает сожаление, но не сочувствие.

Иногда принцип делегирования полномочий не дает ожидаемого эффекта: исполнитель не в полном объеме выполняет возложенные не него руководящие функции. Чаще всего это происходит в тех случаях, когда необходимо принимать непопулярные в коллективе решения: наложение взысканий за нарушение трудовой дисциплины; лишение премий; разбирательство аморальных поступков работающих и т.д. Под различными предлогами исполнитель старается передать решение этих проблем своему руководителю, чтобы выглядеть в глазах коллектива с лучшей, как ему кажется, стороны. Среди других причин чаще всего называют неуверенность в правильности принимаемого ответственного решения, недостаточный опыт, принципиальное несогласие с мнением руководителя.

При распределении управленческих полномочий в организации необходимо учитывать ряд важнейших обстоятельств:

§ Полномочия должны быть достаточными для достижения стоящих перед данным субъектом целей. Поэтому следует помнить, что цели всегда являются первичными и определяющими объем предоставленных полномочий.

§ Полномочия каждого субъекта должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходится сотрудничать, чтобы обеспечить их взаимодействие и в конечном счете сбалансированность всей системы управления.

§ Полномочия в организации должны быть четкими, чтобы каждый сотрудник знал: от кого он их получает, кому передает, перед кем несет ответственность и кто должен отвечать перед ним.

§ Исполнители должны самостоятельно решать все проблемы в рамках своей компетенции и нести полную ответственность за свою деятельность и ее результаты.

3. Стратегии разрешения конфликтных ситуаций

 

Процесс разрешения любого конфликта складывается, как минимум, из трех этапов. Первый - подготовительный - это диагностика конфликта. Второй - разработка стратегии разрешения и технологии. Третий - непосредственная практическая деятельность по разрешению конфликта - реализация комплекса методов и средств.

Диагностика конфликта включает:

а) описание его видимых проявлений (стычки, столкновения, кризисы и т.д.);

б) определение уровня развития конфликта;

в) выявление причин конфликта и его природы (объективной и субъективной);

г) измерение интенсивности;

д) определение сферы распространенности. Каждый из отмеченных элементов диагностики предполагает объективное понимание, оценку и учет основных переменных конфликта - содержания противоборства, состояния его участников, целей и тактики их действий, возможных последствий. Конфликт диагностируется в структурном и функциональном <http://click01.begun.ru/click.jsp?url=i4-biUlDQkOyEmKylRfwv8tyv9BvXvLgut-etw20pheISGNzSnL3meJguXWXRfjc7LYLVaWegSJEXqosYlMiLSSK*FnsXZcmqU-hDuSSnF37DEuaag3UR9YjCL*LDxjveD8DbTC034vssRjpvuL8tAfh0TdDNWSBA4zcMIjraOWL*6gMES*5oNBEs7D8W67vp0QT1imkcHJ4Gyps0fyBItnfEwL1SLy1s1vnPXt4G-RsDHqWZJ-vaNl1cfAiqXXxnZH4ttpIZLPiRD2wGgk6*MSGCyA3P*P4cTmp8T8qZ2XwSFHRjFXfeAPmYbnZ6Co1YwrAVmt3GJd04h5iw3mgg3uyktTc-p-HeqE1EXnxipqTckvIeGxsu0TmoYhl82WRWhqbyH-LKGjIu*SYuo0ZCXrq2j3nu*qpb-0aWDoDmMcsR2gLBNwWf0WfKpXJUhBk*8KrNPAuIcQYq9toEllV3LpXjTR4P8bQ32NMeafTHWFrdVTYZMx9VLULHFt4jIgUHRg8OYVuE-rdBkC3&eurl%5B%5D=i4-biUZHRkeyjJFNoHYQ7rYb8XqK3aDOus85JRTTnwsUVti2o*1*bHMCKSw> планах, в ситуационном и позиционном аспектах, как состояние и процесс.

Разработка стратегий разрешения конфликта осуществляется с учетом возможных моделей разрешения и принципов управления конфликтом. Если завершение конфликта предполагается осуществить, например, в виде модели победа-поражение, выигрыш-проигрыш, то разрабатывается стратегия устранения одной из сторон путем доведения борьбы до победного конца. В ситуации, когда возможна модель победа-победа, выигрыш-выигрыш, взаимный выигрыш, прорабатывается стратегия разрешения конфликта путем взаимного преобразования сторон и на основе этого - обоюдного примирения. Ослабление конфликта, его преобразование, постепенное затухание - таковы моменты асимметричного решения конфликта. Наконец, в ситуации, при которой ни одна из сторон не может выиграть противоборство, а обе его проигрывают, оказывается целесообразной стратегия подавления конфликта, механического его устранения.

Разнообразные модели разрешения конфликта формировались исторической практикой. В литературе различаются: силовая, компромиссная и интегративная модели. Силовая модель ведет к исходам конфликта двух видов: победа-поражение, поражение-поражение. Две другие модели - к возможному разрешению конфликта по типу победа-победа, выигрыш-выигрыш. Силовая форма типична для правовых конфликтов.

Среди разнообразных стратегий выхода из конфликтных ситуаций наиболее часто используются четыре. Каждая из них имеет свои достоинства и недостатки и может быть использована в зависимости от обстоятельств, времени на решение и конечных целей:

) Мнимое улаживание. По-сути это принуждение к миру без устранения причин, вызвавших конфликт. В качестве принуждающих средств используются: власть (реальная или мнимая), посулы, запугивание, взывание к разуму или благородным чувствам. В результате конфликт не разрешается, а загоняется внутрь, срабатывает психологическая защита участников - происходит переоценка ситуации, смирение с ней. Этот тип стратегии подходит для снятия эмоционального напряжения при взаимодействии конфликтующих сторон, но не приводит к решению проблемы, породившей конфликт. Последствием использования данной стратегии является возобновление конфликта на новом уровне в усиленном или измененном варианте.

) Победа одной из сторон. Сущность этой стратегии заключается в признании превосходства позиции одной из конфликтующих сторон, ее правоты, силы и подчинении ей другой стороны.

Эта стратегия применима в так называемом честном бою, когда и одна из сторон убедила в своей правоте другую сторону не ущемляя ее прав, мнений, а также не использовала неэтичных методов I борьбы. В такой ситуации происходит постепенное снижение психологической напряженности в отношениях сторон, нормализуется климат взаимоотношений в коллективе (или между отдельными участниками, если конфликт был межличностный), налаживается продуктивное взаимодействие, возможна перестройка отношений. Если же победа одной из сторон является результатом подавления другой, использования грязных методов (анонимки, запугивания, административные воздействия несправедливого характера и пр.), то следствием применения данной стратегии является ухудшение психологического климата, происходит усугубление конфликта на внутриличностном и межличностном уровнях, снижается продуктивность деятельности.

) Компромисс. Суть этой стратегии СОСТОИТ в согласии обеих сторон на основе взаимных уступок и терпимости к позиции противника при сохранении несхожести основных позиций, взглядов, мнений, отношений. Эта стратегия хороша <http://click01.begun.ru/click.jsp?url=i4-biQkFBAXqwTP53ly79IA59JskFbmr8ZSV-I1x8k9MbeI10z4C8ZGk8TV4Nw5R3M82fzkuO9C2IJZG76J2Kgq6X-w*qFkRFRv1JFKa6SeBo7Aw9ZtGPKNZHSOWJ*1c8xW7VCqqoTWdkyJnsYZXhAUMkbAXFfui-qAcMVTYBynnyfz3meVFHCgbbUhOftRS0sNL8N1ju0C8bb5xQiMtJEf-Th6EVMLke4GHBVXdP4K5rZpfG93rzxZwNFB9NAukmnYvxUj3jKzkBIzeQJFhVLFtEJNvNgWrCulcw5bGKH1OKDrVE1lQl4Yt2f*JGRStsj3MG6geWaJIl0HT4RY1NXkxD83CUnEIujbcckQ*TZSQ74ZS*ukXV3Skkl0xOPLWDQ5HUsAalF6AhJ3ROwQS*X9CYwTs3a*RLJDWHOUOAc6NJ39iEuTQgdnt7xAcrex8xqGOTMxVg05xiH*L9MyFnrQDmutP5OAcBOhszMswFQLUwcjbZquCQPSs7sPMFN63LfdC-aE6eAyTqsNcmEZJrHDDswB6MT208h-FfDB3jpi3CyQRz7t1CQMdPLAMpBU83WN0MxDk4HzV0PTxTabbMjXuqF8&eurl%5B%5D=i4-biUpLSkuiJ1R9kEYg3oYrwUq67ZD*iv8JFfWk2iQYONKBPdarQmW**A8> как промежуточный шаг, передышка, позволяющая более глубоко разобраться в ситуации и подготовиться к ее окончательному или более эффективному решению. Она зачастую не решает самого конфликта, но ликвидирует конфликтную обстановку. Последствиями такой стратегии могут быть временное затишье для накопления сил с целью продолжения борьбы или скрытая борьба другими средствами, возможное разделение сфер деятельности при взаимном невмешательстве или ослаблении требований друг к другу.

) Интеграция. Основа стратегии интеграции заключается во взаимном примирении и согласии, достигнутом за счет перестройки взглядов и отношений, нахождения общих позиций, интересов, целей, способов деятельности и поведения, удовлетворяющих противоборствующие стороны. Применение данной стратегии основывается на признании различий позиций и мнений сторон и готовности принять их во внимание для понимания причин конфликта и поиска вариантов решения, приемлемых для обеих сторон. Результатом такой стратегии будет разрешение конфликта, улучшение взаимоотношений сторон, стремление к сотрудничеству, повышение доверия, эмоциональный подъем, повышение эффективности деятельности. Это самая сложная в реализации, но и самая эффективная стратегия разрешения конфликтов.

Общий алгоритм выхода из конфликта задают общее смысловое направление деятельности по разрешению конфликтной ситуации. Практические же шаги по разрешению конфликта весьма разнообразны и зависят во много от его специфики, сферы проявления участвующих в нем субъектов, причин его возникновения и т.д.

 

Практическое задание

 

Руководитель должен знать и учитывать психологические особенности трудового коллектива. Каковы эти особенности?

Все трудовые коллективы различаются по психологическим особенностям. Особенно наглядно это обнаруживается в сфере обслуживания, в нашем «ненавязчивом» сервисе.

В одних трудовых коллективах посетителей встречают радушно, вежливо, с вниманием и готовностью удовлетворить заказ, выполнить все требования и пожелания. В других - невнимательно, безразлично, а порой и грубо.

В сфере промышленного производства такие различия внешне определить сложнее. Люди работают в цехах и бригадах, производят определенную продукцию, и внешне психологические факторы никак не проявляются. Но это только видимость. Работники коллективов реагируют на внутренние и внешние события по-разному, проявляют различную степень сплоченности, целеустремленности и результативности в решении возникающих проблем. При более тщательном наблюдении оказывается, что в одних коллективах люди испытывают чувство удовлетворения от работы, радость при общении с товарищами, показывают высокую производительность труда, проявляют инициативу и творчество. В других царят уныние и лень, ссоры и брань, несогласованность, недовольство по каждому незначительному поводу и пустяку. Естественно, что результаты работы в таких коллективах неудовлетворительны.

Почему такие различия имеют место? Если не принимать во внимание материально-вещественные стороны производства, которые, несомненно, играют важную роль в работе, а остановиться только на духовной стороне дела, то здесь выйдут на первый план психологические факторы, позитивное проявление которых во многом зависит от эффективной работы менеджеров.

К психологическим факторам относятся:

морально-психологический климат в коллективе;

сплоченность работников;

психологическая совместимость людей в коллективе;

уровень психологического давления коллектива на своих членов, степень конформизма.

Морально-психологический климат в коллективе. Каждый человек, вступив в трудовой коллектив, сознательно или подсознательно начинает ощущать на себе влияние психологического климата, норм, порядка и правил, установленных в нем.

На формирование морально-психологического климата в коллективе воздействуют многие обстоятельства и побудительные мотивы деятельности людей. Среди них важное место занимают такие, как: главные цели, ради которых создан и работает данный коллектив; способы и средства достижения поставленных целей; общепринятые нормы и правила взаимоотношений; справедливое, с точки зрения каждого работника, распределение работы и обязанностей и др. Все это составляет предмет каждодневной работы менеджера, в особенности с теми людьми, которые недавно вступили в коллектив.

Справедливость, равенство, братство - лозунги, сотни лет известные человечеству. Но как их воплотить на практике, знает только опытнейший и искусный менеджер. Там, где эти положения действуют, коллектив имеет благополучный морально-психологический климат.

Важное значение для создания благоприятного психологического климата в коллективе имеет стиль руководства. Каждому нравится демократичный начальник, никто не любит окриков и грубостей. Но такой руководитель возможен лишь в соответствующем коллективе, где морально-нравственные нормы находятся на высоком уровне. Это порождает определенные, устойчивые и прочные правила поведения членов коллектива, их внутренние убеждения по отношению к работе и своим товарищам.

Благоприятный климат в коллективе позволяет значительно поднять эффективность труда, создать атмосферу взаимной поддержки и помощи, где сообща вырабатываются пути решения проблем и добиваются их разрешения. Неблагоприятный климат, «плохое» настроение работников резко снижают результативность труда, создают множество проблем для руководителей.

Таким образом, морально-психологический климат трудового коллектива при его благоприятном характере способствует созданию такого психологического состояния его членов, при котором люди удовлетворены своей работой, а коллектив постепенно сплачивается, обретает все новые и новые силы.

Сплоченность работников коллектива. Сплоченность зависит от множества причин. Трудно, а порой и невозможно сплотить коллектив за короткое время. В каждом отдельном случае этот период различен. Быстрее данный процесс протекает там, где руководитель коллектива энергичный, целеустремленный, знает, как повлиять на людей, чтобы они сплотились. Еще лучше, если менеджер стал лидером коллектива, за ним идут, ему верят, подражают, объединяются вокруг него и его идей.

Медленнее и труднее процесс сплоченности коллектива происходит при более слабом управлении, а в коллективе возникают группы людей, которые не разделяют устремлений руководства. Пройдет немалый промежуток времени и будут затрачены большие усилия менеджера, прежде чем коллектив начнет сплачиваться. Может сложиться и такое положение, когда коллектив сплотить не удается вообще. Так, например, если в него попали слишком разные по характеру и темпераменту люди, с различными ценностными ориентациями, не терпящие мнения других и т.д. Формально такой коллектив может существовать, но энергетического эффекта дать он не сможет. Слишком велика психологическая несовместимость людей.

Психологическая совместимость работников в трудовом коллективе. Для достижения психологической совместимости людей в коллективе необходимы, по меньшей мере, два условия:

) совместимость характеров, типов темпераментов;

) высокий профессиональный уровень всех работающих в коллективе.

Учет таких условий важен, но недостаточен. Чтобы обеспечить такую совместимость, необходимы конкретные действия менеджера:

знать и использовать склонности людей, их позиции для возникновения доверия между ними;

распределять работу и обязанности между членами коллектива так, чтобы никто не мог пользоваться плодами работы другого;

создавать условия для личной безопасности людей;

содействовать возникновению чувства взаимной помощи и поддержки в процессе совместного труда;

решительно устранять причины, порождающие деструктивную деятельность сотрудников, применять к ним меры наказания, вплоть до увольнения в отдельных случаях;

развивать у работников чувство ответственности перед коллективом за свои действия и отношение к товарищам;

быть доступным для откровенных разговоров со всеми членами коллектива, выслушивать их мнения о совместимости и возможностях сплочения коллектива.

Менеджеру следует не упускать из вида очень важный вопрос - получение и передача информации. Психологическая совместимость коллектива легко может быть разрушена, если произошла утечка негативной информации, распространяются нежелательные слухи. При обнаружении такого источника может возникнуть конфликт, а от совместимости не останется и следа.

На психологическую совместимость работников оказывает влияние и система контроля за работой. Здесь важно, кто осуществляет контроль, проверяет соблюдение норм и правил производства, следует ли обычаям и традициям данного коллектива, проводит контроль с целью улучшения дела или с целью «подсиживания» коллег. В итоге контроля коллектив должен принять верное решение о том, как исправить допущенные ошибки или какими путями добиваться улучшения работы. В такой обстановке каждый работник испытывает на себе определенное давление со стороны сотрудников, поэтому важно, чтобы коллектив не переступил известной грани, допустимого уровня конформизма.

 

Список литературы

 

1.  Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарика, 2009.

2. Мильнер Б.З. Теория организаций. Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА - М, 2010.

.   Сладкевич В.П. Мотивационный менеджмент: Курс лекций. - К., 2010.

.   Смирнов Э.А. Основы теории организации - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2012.