Анализ деятельности менеджера предприятия

С целью оптимизации работы по обеспечению бесперебойных продаж на предприятии организована работа менеджера, который управляет всеми процессами.

В рамках своей работы специалистом подготавливаются основные документы, связанные с организаций работы предприятия по реализации товаров.

Для обеспечения поставок менеджер подготавливает заявку, в которой отражает основные аспекты по заказываемому товару (таблица 2).

Таблица 2 - Форма заявки на поставки товаров

Помимо этого менеджером еженедельно подготавливаются отчеты по остаткам товаров на складах по всем товарным группам, а также составляется графическая информация для директора об объемах продаж в целом и по товарным группам в частности (рисунок 2).

Рисунок 2 - Объемы продаж товаров за 2012 год

Также специалистом подготавливают и проводятся опросы покупателей, позволяющие определить основные потребности и вкусы клиентов.

Наиболее часто задаваемыми вопросами выступают:

. Как часто Вы приобретаете продукцию на предприятии?

. Довольны ли Вы покупкой? Если нет, то почему?

. Качество обслуживания соответствует уровню требований клиента?

. Каковы Ваши пожелания и предложения к повышению эффективности работы компании?

На основании опроса строится шкала предпочтений и удовлетворенности клиентов на основании шкалы ранжирования. После этого составляется комплексный отчет о мнении клиентов относительно продукции компании.

При проведении исследования конкурентной среды на предприятии применяются так называемые кабинетные исследования: изучение тенденций в СМИ, рекламные акции конкурентов, законодательства в сфере регулирования рекламной деятельности и др.

Помимо этого в работе менеджера предприятия используется рабочие журналы, в которых ведется учет клиентов.

ИП Коноваловой Н.В. издаются как организационные (положения, правила, инструкции) так и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказы и распоряжения применяются с целью решения вопросов нормативного характера, а также иных: оперативных, организационных, кадровых и иных вопросов внутренней работы компании.

Приказы и распоряжения готовятся на основании поручений директора. Оформляются документы на бланках и имеют установленный комплекс необходимых реквизитов и стандартизацию их расположения. Передача внутренней документации сторонним пользователям не допускается.

При издании приказа необходимо изучить вопрос по существу, собрать необходимы сведения, подготовить и согласовать проект приказа, подписать и зарегистрировать его. После осуществления регистрации приказа или распоряжения, заверенные копии раздаются сотрудникам ИП Коноваловой Н.В. для ознакомления, по необходимости персонал компании ставит резолюцию об ознакомлении. При составлении приказов и распоряжений в компании зачастую пользуются уже ранее изготовленными шаблонами и примерами приказов.

Поскольку компания оснащена компьютерными средствами, то для создания документов в ИП применяют программные продукты, которые значительно облегчают создание документов в компании.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются директором компании в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, издаются также следующие: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации.

Движение документов в ИП Коноваловой Н.В. с момента их издания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Техническая цепочка движения и обработки документов в компании состоит из ряда этапов:

прием и первичная обработка;

рассмотрение и распределение;

регистрация документов;

направление на исполнение и исполнение документов;

оформление и удостоверение документов;

отправка.

Прием и отправка документов ИП Коноваловой Н.В. осуществляются посредством постовой, факсимильной связи и по электронной почте.

При получении документов в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный номер, дата. В ИП Коноваловой Н.В. регистрации подлежат все документы, которые требуют учета и исполнения. Регистрируются документы как сторонних организаций, так и внутренние.

Документы регистрируются единожды: при поступлении, при подписании или утверждении.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется централизованно с занесением записи в журнал регистрации.

При осуществлении контроля за исполнением документа на нем ставится резолюция руководителем «Контроль», при этом сотрудники, которому поручено выполнение данного поручения должен в срок предоставить отчет об исполнении.

С целью классификации и систематизации документов в ИП Коноваловой Н.В. составляется номенклатура дел, которая применяется для организации группировки исполнения документов в дела, систематизации и учета дел, определение сроков их хранения и служит основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Поскольку в компании на менеджера возложены обязательства по организации делопроизводства, то я подробно была изучена особенность ведения текущего делопроизводства, процесса подготовки документов и сдачи в архив. Помимо этого принималось участие в регистрации исходящей документации, сортировке и подготовке документа, наборе его на компьютере, копировании документов, подготовке и передаче дел на хранение.

Регистрация приказов и распоряжений директора по основной деятельности, приказы о размерах заработной платы, по личному составу, заключались в занесении сведений о них в журнал регистрации.

Подготовка дел к хранению основывается в компании на оформлении личных дел сотрудников. Мною были составлены внутренние описи, обложки дел. Необходимо отметить, что структура и порядок оформления дел не вполне соответствует нормативным требованиям. К примеру, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, которые отражены во внутренней описи. При этом были отмечены неточности при нумерации страниц.

Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, обложка оформлена в соответствии с требованиями, все надписи разборчивы, не содержат сокращений.

Отрицательным аспектом выявленным при анализе документов в компании явилось, что в ряде документов встречается нумерация с буквой, то есть приказы издаются задним числом.

ассортимент товарооборот менеджер документ

Выводы и предложения

На основании проведенного исследования предприятия ИП Коноваловой Н.В. была охарактеризована и проанализирована основная деятельность компании, направления в работе, структурная и организационная характеристики, работа функциональных служб, управленческая деятельность.

На основании проделанной работы можно сделать вывод о том, что предприятие проводит эффективное позиционирование себя на выбранном сегменте рынка, осуществляет строгую регламентацию и разграничение обязанностей среди сотрудников, соблюдает законодательство в сфере регулирования работы субъектов малого предпринимательства, повышает свой имидж.

Но тем не менее предприятию для повышения эффективности работы необходимо провести ряд мероприятий:

. Разработать интернет-магазин с целью повышения продаж;

. Использование социальных сетей для привлечения большего числа клиентов;

. Снижение цены на несколько позиций по сравнению с конкурентами;

. Разработка фирменного стиля.

Внедренные мероприятия позволят повысить эффективность предпринимательской деятельности компании, повысит продажи, привлечет потенциальных клиентов.