Задание 2. Опишите три коммуникационных процесса вашего типичного рабочего дня, пользуясь формой таблицы 1.

Описание организации

 

Основным предметом деятельности ЗАО "Бонниер Бизнес Пресс" является деятельность по предоставлению качественных информационных услуг. Издательство "Бонниер Бизнес Пресс" занимается выпуском множества известных в Петербурге печатных изданий, среди которых газета "Деловой Петербург" и журнал "Доход".

Предметом деятельности организации являются:

·         освещение в прессе значимых для жизни города событий;

·         создание информационного портала в Интернет;

·         журналистская деятельность.

Помимо этого в предмет деятельности входит предоставление рекламных услуг на коммерческой основе с целью получения прибыли. Причем это осуществляется через посредников - рекламные агентства, которые самостоятельно находят клиентов - рекламодателей и получают за это процент выручки, установленный договором соответствующей формы:

·         предоставление рекламных услуг.

 

Задание 1. Составьте характеристику Вашей организации как процесса

 

Процесс характеризуется отрезком времени, на протяжении которого он осуществляется, то и любое его деление на составные части приводит к представлению ряда обособленных отрезков, границы которых определяются критериями разделения. Они могут быть достаточно разнообразны, но всегда существенны с позиций организации построения, осуществления и развития собственно процесса. Именно эти составляющие, критерии их выделения, процедуры установления связей между ними, последовательность их объединения и формируют наши представления о внутренней организации любого процесса.

Это позволяет отразить элементы организации вполне определенной последовательностью характерных шагов организации любого процесса следующим образом (рис. 1).

 

Рисунок 1 . Последовательность конструктивных элементов

 

Как мы видим, процесс состоит из череды начинающихся и заканчивающихся циклов. В моей организации таким циклом является выпуск номера журнала или газеты в печать. Начинается все с того, что авторам, журналистам, фотографам дается задание на написание статей по разработанной главным редактором тематике. Далее написанные материалы авторы отправляют в редакцию, где происходит их сортировка, обор и редактирование. После чего ответственным за выпуск номера редактором составляется план-макет номера. Вместе с тем, редакторы по рекламе в сотрудничестве с менеджерами по рекламе подбирают места на страницах журнала (газеты) для рекламных блоков. После чего макет журнала, включающий в себя наполнение из статей, фотографий, рекламы направляется на верстку. После верстки номер проверяется редактором и отдается в печать. На этом данный цикл заканчивается и можно начинать новый цикл.

Таким образом, основные структурные элементы организации можно представить следующим образом:

1. авторский состав;

2. редакционная коллегия;

.   отдел маркетинга.

Ключевым связующим звеном в каждом цикле является ответственный за выпуск номера редактор. В его обязанности входит распределение обязанностей (тем) между авторами, координация верстальщиков и отдела рекламы, синхронизация сроков выполнения текущих работ.

Совершенствование взаимосвязи между элементами организации происходит с помощью составления детального плана работ (по срокам и исполнителям), четко разграничиваются обязанности работников, постоянно отслеживается готовность выполняемых работ, в критических ситуациях работники одного отдела могут быть "переброшены" в другой.

Опишите Вашу организацию как явление.

Финансовая программа организации состоит в получении планового годового объема прибыли (объем прибыли не разглашается). Для достижения заданного объема прибыли выстраивается годовая производственная и маркетинговая программы. Постоянно проводится корректировка производственной и маркетинговых программ связи с изменением целей и задач издательства, а также с изменением конъюнктуры рынка и других условий внешней среды организации. Для реализации программы маркетинга привлекается отдел маркетинга, а также сторонние менеджеры по развитию и маркетологи, которые, зачастую, переходят от одного проекта к другому внутри организации. За выполнение финансовой программы отвечает экономический отдел, находясь под шефством том-менеджмента.

Определить, является ли Ваша организация коммерческой.

Да, моя организация является коммерческой, так как преследует главную цель всех коммерческих организаций - получении прибыли.

Задание 2. Опишите три коммуникационных процесса вашего типичного рабочего дня, пользуясь формой таблицы 1.

Таблица 1

Характеристика коммуникационного процесса	Утреннее совещание (планерка)	Проверка электронной почты	Телефонные переговоры
Отправитель	Руководитель отдела маркетинга	Представители рекламных агентств, рекламодатели	Представители рекламных агентств, рекламодатели
Кодирование	Вербальная и невербальная информация. Речь, жесты, тесты, рисунки.	Текстовая информация, рисунки	Речевая информация
Получатель	Менеджеры и другие сотрудники отдела маркетинга	Менеджеры отдела маркетинга	Менеджеры отдела маркетинга
Раскодирование	Перечитывание текстовых материалов, подшивка текстов и рисунков для дальней самостоятельной обработки	Встречаются опечатки, описки, что затрудняет понимания содержания послания	Вследствие плохой связи иногда возникают сложности в понимании собеседника
Обратная связь	Вопросы руководителю отдела, просьбы пояснить/разъяснить	Происходит по электронной почте и телефону	Вопросы задаются тут же при разговоре, либо после завершения разговора также по телефону

 

Задание 3. Перечислить основные отделы вашей организации и разделить связи между ними на симметричные и ассиметричные. Построить схемы связей организации. Рассчитать максимально возможное число связей

 

Можно выделить следующие отделы в организации:

a.  авторский состав и их координаторы;

b. редакционная коллегия;. отдел маркетинга;.  экономический отдел.

Симметричные связи:

1.  авторский состав и их координаторы и экономический отдел

2. редакционная коллегия и экономический отдел

.   редакционная коллегия и отдел маркетинга

Асимметричные связи:

1.  авторский состав и их координаторы и редакционная коллегия

2. авторский состав и их координаторы и отдел маркетинга

.   отдел маркетинга и экономический отдел

 

Рисунок 2. Круговая связь

 

Рисунок 3. Косвенные и обратные связи

 

Рассчитаем возможное число связей:

 

M=n(n-1)=4(4-1)=12

 

Задание 4. Описать проявления закона синергии в вашей организации, показав, что результат взаимодействия определенного Вами набора элементов организации превышает простую сумму их усилий. Примеры необходимо проводить в области техники и технологии, в области коммерции и в социальной сфере организации

процесс коммуникационный закон синергия

Рассмотрим проявление эффекта синергии. Как мы уже знаем, издательство выпускает несколько журналов и газет, но характерной их особенностью является направленность на читателей, интересующихся вопросами бизнеса, экономики и политики. Следует понимать, что каждый журнал (газета) специализируется на определенном направлении в бизнесе, экономике и политике. Поэтому, чтобы заинтересовать читателей в журналах и газетах публикуется реклама печатных изданий издательства. И, зачастую, случается так, что человек, который обычно читал какой-либо один из журналов, начинает читать еще несколько, так как они имеют смежную тематику, а издательство зарекомендовало себя, выпуская любимый читателем журнал (газету). Таким образом, журналы (газеты) одного издательства не конкурируют друг с другом, а как бы дополняют друг друга, укрепляя тем самым свои позиции на рынке и борясь с конкурентами (журналами и газетами других издательств).

Применение закона пропорциональности и композиции

Принцип планирования: организация имеет обоснованный план развития (утверждается топ-менеджментом, основан на исследовании рынка и возможностей организации).

Также применяется планирование финансовой, маркетинговой и производственной деятельностей на год и квартал.

Каждый цикл (выпуск одного номера) имеет свой собственный оперативный план.

Принцип координации: ежеквартально вносятся коррективы в долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные планы организации. План по выпуску номера корректируется редактором ежедневно.

Принцип полноты: каждое структурное подразделение имеет свой четко сформулированный список обязанностей. Обязанности выполняются в полном объеме.

Применение закона информированности и упорядоченности

Отдел маркетинга и экономический отдела выполняют не только функции внутреннего учета, контроля и координации. Они постоянно исследуют окружающую среду организации: конкурентов, конъюнктуру рынка, тенденции изменения законодательства. Периодически организация обращается к маркетинговым агентствам с целью получения независимой информации. Также приглашаются коучеры, которые информируют и обучают персонал организации, основываясь на самых новых веяниях рынка, экономики и корпоративных взаимоотношений.

Применение закона дифференциации и универсализации функций

Как мы уже неоднократно отмечали в организации полномочия строго разделены между отделами. Однако, для того, чтобы интегрировать работников и укрепить связи внутри организации, было принято не дробить организацию на множество отделов, а выделить лишь несколько основных отделов. Это также позволяет более просто осуществлять управление организацией.