Контрольный список системы целей

Практическая методика принятия решений в пяти шагах

доктор Матиас Нёльке ( Matthias Nollke), немецкий психолог, автор нескольких книг по креативности и развитию творческих способностей. Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с немецкого.

Как последовательно продвигаться вперед с целью найти правильное решение и на что нужно обращать внимание при каждом совершаемом вами шаге?

Постановка вопроса

Прежде всего вы должны четко определить, что именно вам предстоит решить. Это, казалось бы, совершенно естественно, однако нередки случаи, когда вопрос формулируется не вполне ясно. При принятии групповых решений это может иметь фатальные последствия, поскольку никто из участников точно не знает, о чем идет речь.

Естественно, в процессе поиска решения постановка вопроса может меняться. Возможно, вы уже не раз сталкивались с тем, что ваша проблема неточно определена или вопрос некорректно сформулирован. В таких случаях необходимо изменить постановку проблемы или формулировку вопроса. В каждой фазе поиска решения вам необходим максимально конкретный исходный пункт.

В каком направлении двигаться? Во многих случаях процесс поиска решения осложняется тем, что не совсем ясно, на каком уровне следует решать проблему. Это может внести некоторый беспорядок.

Общее или частное? Невозможно определить с самого начала, как лучше сформулировать проблему — более общим или более частным образом. Оба варианта имеют как слабые, так и сильные стороны.

Чем более общим образом сформулирована проблема, тем больше у вас альтернатив. Преимущество: перед вами открывается большое количество возможностей. Недостаток: процесс поиска решения может стать довольно обременительным.

При более частной постановке проблемы значительно легче принять решение, и его поиск занимает меньше времени. Частная постановка проблемы более конкретна, поэтому вопрос легче сформулировать. Недостаток: при определенных обстоятельствах можно упустить из виду более удачные альтернативы.

Если ваше время ограниченно, то вы должны конкретизировать формулировку вопроса. Однако при этом убедитесь, что это не ограничивает ваши возможности.

Выясните, к какому времени надо принять решение. Очень важным в процессе поиска решения является также следующий вопрос: сколько времени в вашем распоряжении? Это должно быть ясно с самого начала. Когда нет определенного срока, вы сами должны установить его. Временной горизонт существенно влияет на то, как вы будете двигаться дальше. Если у вас нет времени, то не стоит начинать решать глобальные вопросы.

Прояснение цели

При решении любого вопроса мы преследуем определенную цель. Цели могут быть принципиально различными в каждом конкретном случае. Один хочет купить автомобиль, который экономичен в эксплуатации и в котором будет достаточно места для детей; другой ищет модель, которая хорошо отлажена и обладает отличными ходовыми качествами. В большинстве случаев мы преследуем в одно и то же время сразу несколько целей, причем иногда эти цели противоречат друг другу. Для того чтобы принять удачное решение, порой бывает достаточно просто понять эти цели. «Скрытые цели» будут оказывать на ваше решение лишь негативное влияние.

Как найти свою цель? Во многих случаях бывает недостаточно просто записать свои цели. Часто распознать истинную цель оказывается сложнее, чем вы предполагали вначале. Многие ошибочные решения были приняты лишь потому, что люди изначально руководствовались «ненастоящими» целями.

Отведите время на то, чтобы понять, какие цели играют роль при поиске данного решения. Выделить их можно, например, так:

Плохое настроение. — Что именно плохо? Что вас беспокоит? Каковы ваши цели?

Возможные проблемы в будущем. — Что вам угрожает? Что вы хотите предотвратить? От чего вы должны защитить себя?

Обращение к более важным целям. — Если у вас есть, например, стратегическая цель (на работе) или какая-то жизненная цель, то попытайтесь вывести из нее конкретную цель для вашего решения.

Перепоручения. — Даже таким целям вы должны уделять внимание. Клиент, заказчик, начальник или партнер ждут чего-то от вас. Что именно нужно сделать? И к какому времени?

Цели других людей, которые также касаются вашего решения. — Семья, сотрудники, начальники, друзья, клиенты, финансисты.

Во многих случаях также рекомендуется мысленно намечать что-то заранее и потом просто сделать выбор. Например, вы хотите купить новый компьютер. Вы можете изучить характеристики определенной модели и на их основании решить, подходит вам данный компьютер или нет, или же переговорить с опытным пользователем, который сможет дать вам дельный совет.

Разделение главных и побочных целей. Каждым решением вы преследуете какую-то одну (а иногда и больше) важную цель. Все остальные цели являются побочными. В связи с этим вы должны определиться: во-первых, о чем прежде всего идет речь; во-вторых, что еще, кроме этого, нужно принять во внимание? Вы должны при этом выяснить для себя не только, что именно, но и насколько важно для вас. В таких случаях хорошо помогает так называемый анализ практической ценности.

Существуют ли «критерии-убийцы»? Во многих решениях немаловажную роль играют также так называемые «критерии-убийцы», т. е. критерии, которые обязательно должны быть учтены, иначе решение просто не будет иметь смысла. Например, тот, у кого нет водительских прав, не будет задумываться, стоит ли отправиться в отпуск на машине. Однако «критерии-убийцы» не всегда бывают настолько «прозрачны», как в данном случае. Иногда, напротив, они настолько очевидны, что мы забываем о них. Выявить эти критерии очень важно. К числу «критериев-убийц» относятся также все те обстоятельства, которых вам хотелось бы избежать.

Пример. Г-жа Дрейер хотела бы поехать в отпуск. Поскольку у нее аллергия на пыльцу и злаковые травы (первый «критерий-убийца»), от многих отелей и мест отдыха сразу же пришлось отказаться. Кроме того, она хотела бы взять с собой свою собаку. Второй «критерий-убийца» — принимают ли в отеле или пансионате клиентов с собаками. И только тогда, когда будут выполнены эти два главных условия, г-жа Дрейер сможет подумать об остальных условиях очередного отпуска.

Создайте систему целей. Чтобы создать эффективную систему целей, вы должны не только оценить важность каждой из них, но и попытаться выстроить их в порядке разумной иерархии. Благодаря этому вы сможете лучше понять проблему и отделить существенное от несущественного. Просмотрите еще раз пока не упорядоченный список ваших целей и перестройте его с помощью следующей таблицы.

Контрольный список системы целей

Перекрещиваются ли какие-то цели? Или же они ведут примерно к одному и тому же? Устраните всякое дублирование. Четко разграничьте ваши цели

Можно ли объединить несколько целей в одну цель?

Можете ли вы разделить какую-то сформулированную общим образом цель на более конкретные цели? Таким образом ваша система целей станет более развернутой, что облегчит вам ориентировку в ней.

Есть ли какие-то цели, непосредственно связанные друг с другом? Существует ли отношение «цель — средство»? В таком случае они ни при каких обстоятельствах не могут быть расположены на одном уровне! Этот пункт весьма важен для создания эффективной системы целей. Отношение «цель — средство» связывает два элемента, которые находятся на разных уровнях.

Отвечают ли все цели, которых вы хотите достичь, вашим требованиям? Если нет, то вы можете со спокойной совестью вычеркнуть не соответствующие вашим требованиям цели.

Если вы стремитесь к цели А, чтобы достичь цели В (отношение «цель — средство»), то должны подчинить цель А расположенной на более высоком уровне цели В. Кроме того, необходимо подумать, что еще может быть нужно для достижения цели В. Включите это в систему целей на том же уровне, что и цель А.

Существуют ли цели, которые расположены на одном уровне и легко могут заменить друг друга (отношение «или — или»)? Эти цели вы должны объединить в одну категорию. В противном случае возникнет дублирование и/или вы примете неправильное решение.

Проверьте: дополняют ли какие-либо две цели друг друга, иначе говоря, имеют ли они смысл только вместе? В таком случае также следует объединить их в одну категорию

Следующий пример описывает ситуацию, в которой различные цели напрямую зависят друг от друга. Если главная цель будет выступать на одном уровне с остальными неупорядоченными целями, то дело потеряет смысл.

Часто существуют и такие равнозначные цели, которые при необходимости могут заменить друг друга. Например, вы выбираете блюдо. Вам бы хотелось съесть что-нибудь сладкое или соленое. Если бы вы определили сладкое и соленое как одну цель, то решение вышло бы «невкусным». А если бы вы, наоборот, выбрали общую категорию (например, «гармоничный вкус»), то смогли бы просто сравнить два варианта.

Предположим, что вы срочно ищете опытного журналиста, специализирующегося в определенной области. Было бы неразумно искать по разным направлениям согласно двум целям/требованиям: «знание предмета» и «писательский талант». Писательский талант журналиста был бы бесполезным без знания предмета, точно так же, как и знание предмета — без таланта. В этом случае вам следует объединить две цели в одну.

Больше уровней — лучше обзор. Большее количество уровней, или ступеней, нисколько не повредит вашей системе целей, скорее наоборот, это поможет вам легче ориентироваться. Можно идти двумя путями:

«наверх»: все значимые цели должны быть четко определены и очевидны;

«вниз»: все цели должны быть связаны с конкретными показателями и критериями. В противном случае все цели в буквальном смысле повиснут в воздухе.

Пример. Вы хотите открыть магазин и ищете для этого подходящее помещение. Главными критериями являются его доступность для покупателей и стоимость аренды. Теперь вы должны наполнить эти общие основные цели конкретным содержанием. Доступность для покупателей может означать, что необходимо выбирать участок, расположенный рядом с автобаном и имеющий достаточную площадь для парковки автомобилей. В то же время другими критериями могут стать уровень заработной платы в определенном регионе, размер арендной платы или финансовое содействие региональных властей.