Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый человек. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организаций. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась в первую очередь как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов.

В настоящее время мы находимся на пороге грандиозной революционной перестройки всего комплекса накопленных историей знаний и опыта в сфере традиционных представлений о документационном обеспечении управления. Современные технологии обязывают нас не просто использовать их как первоклассное орудие труда, но и как базис для изменения в лучшую сторону форм и методов управления и повышения квалификации управленческого персонала.

Таким образом, цель написания контрольной работы - проанализировать понятие электронного документа, выявить его юридическую силу.

Понятие электронного документа

Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Для единого подхода к работе с электронными документами и электронным документооборотом в Российском законодательстве применяются следующие основные термины и определения:

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

реквизит электронного документа - обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;

подтверждение подлинности электронного документа - положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;

электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

средства электронного документооборота - программные и / или технические средства, применяемые в электронном документообороте;

участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;

отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;

получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;

электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, включающие в себя электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа.

Юридическое значение электронных документов

. Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов.

. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств.

. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.