Второй этап работы – превентивные мероприятия.

В целях совершенствования контроля за сохранностью активов организации рекомендуется в адрес контрагента за три рабочих дня до наступления сроков оплаты, направить письменное уведомление[2] о необходимости исполнить обязательства в сроки, предусмотренные договором (напоминание об оплате), в котором целесообразно отразить:

 указание на основание возникновения денежного обязательства (договор, соглашение, накладные, акты выполнения обязательств и др.);

 указание на общую сумму задолженности по договору;

 указание на порядок оплаты;

 указание о наступлении сроков исполнения обязательств со стороны контрагента и необходимости оплатить задолженность в эти сроки;

 указание на возможную систему бонусов, скидок, действующих в отношении лояльных контрагентов.

К уведомлению также должен быть приложен акт сверки взаиморасчетов, в котором содержатся следующие сведения:

 наименование организаций;

 место составления и дата составления;

 период времени, за который производится сверка расчетов;

 суммы оплаты (задолженности) по календарным датам (срокам);

 основания оплаты (номер и дата договора);

 номер и дата документов, подтверждающих факт отгрузки (оплаты),

 общая сумма задолженности по указанным основаниям,

 подписи руководителей и главных бухгалтеров, скрепленные печатями организаций.

Акты сверки взаиморасчетов передаются на подпись непосредственно контрагентам, либо направляются в их адреса заказными письмами с уведомлением о вручении почтовой корреспонденции. После получения, акты сверок взаиморасчетов регистрируются в соответствии с принятым в организации документооборотом и прошиваются в специальные папки для хранения[3].

Помимо вышеуказанного письма, рекомендуется провести с контрагентом, так называемые, предварительные переговоры еще до наступления сроков платежа, в целях заблаговременного выяснения его позиции по оплате долга, и эффективного напоминания об этом и о себе. Например, при встрече или в процессе переговоров целесообразно спросить у контрагента:

 получен ли счет на оплату;

 есть ли необходимость представить дополнительные документы;

 проверил ли бухгалтер правильность составления счета;

 нет ли трудностей с оплатой долга;

 у кредитора формируется список лояльных контрагентов, для которых

предусматриваются скидки и бонусы, есть ли желание у контрагента быть

включенным в данный список;

 включен ли кредитор в график платежей контрагента;

 есть возможность поставить в адрес контрагента дополнительное оборудование, но

для этого необходимо своевременно оплатить выставленный счет.

Третий этап работы – процесс переговоров.

В случае неоплаты контрагентом задолженности в сроки, установленные договором, работники службы сбыта или финансисты должны поставить юриста в известность о данном факте, с тем, чтобы он приступил к следующему этапу работы с дебиторской задолженностью – переговоры с должником. В противном случае контрагент может подумать, что сумма задолженности для кредитора не важна или незначительна, у кредитора не налажен надлежащий контроль за долгами, или кредитор не хочет портить взаимоотношения с ним. Эти выводы позволят ему халатно отнестись к своей обязанности оплатить долг и постараться на долго задержать платеж.

Для выбора действенной тактики проведения переговоров с должником, прежде всего, необходимо выяснить, почему он не платит. В зависимости от установленных фактов и должны быть проведены переговоры с должником, с использованием основных инструментов «давления».

Так, типичными причинами неплатежей могут быть:

 мотив должника обеспечить себе более комфортные условия ведения бизнеса (получить, так называемый, беспроцентный кредит);

 финансовые трудности должника;

 у должника «страдает» система документооборота;

 кредитор добровольно никогда не платит.

Если Ваш должник относиться к последней категории, то не стоит терять время, ожидая, когда его обещания исполнятся, и перейти к претензионному и судебному порядку взыскания задолженности, а также штрафных санкций за несвоевременное исполнение обязательств.

При подготовке претензионного письма особое внимание следует уделить психологическому моменту. У должника должно сформироваться убеждение о том, что у кредитора в распоряжении имеются все необходимые документы для обращения в суд с исковым заявлением либо, исковое заявление уже подготовлено и будет направлено в суд по истечению определенного (минимального) промежутка времени. В тексте претензионного письма должно быть:

 указание о том, что на протяжении длительного периода складывались партнерские отношения между Вашими организациями, которые интересно сохранить в будущем;

 указание на основание возникновения денежного обязательства (договор, соглашение, счета-фактуры, накладные, акты выполнения обязательств и др.), при наличии документации сделать ссылку на подтверждение должником суммы своей задолженности актом сверки взаимных расчетов, либо иными документами (соглашение о порядке погашения долга, деловая переписка и др.);

 указание на подготовленное исковое заявление о взыскании суммы задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами (неустойки);

 предупреждение о подаче данного заявления в арбитражный суд в случае не оплаты долга в установленные в претензии сроки;

 указание на негативные последствия для должника в случае рассмотрения дела судом (судебные расходы, в том числе, оплата государственной пошлины, возмещение расходов на представителя, исполнительский сбор, расходы по совершению исполнительных действий и др.);

 указание на то, что самым важным приоритетом для Вашей компании является решение всех вопросов путем переговоров и в рамках мировых соглашений, доводить дело до судебного процесса это не стиль Вашей деятельности;

 ссылку на готовность рассмотреть предложения должника о порядке и сроках погашения задолженности с указанием всех контактных телефонов;

 перечень приложений, в том числе копия доверенности представителя.

Для того, чтобы претензионное письмо было действительно прочитано должником рекомендуется направлять его в ярком конверте, на котором можно разместить наклейки с предупреждением о необходимости срочно погасить задолженность. При этом также можно использовать различные метки, например, красные линии различной толщины по краям письма или, вообще, распечатать письмо на бумаге не стандартной формы (например, не на бумаге формата А4, а на бумаге формата А3). Тогда должник обязательно заметить претензионное письмо кредитора, ознакомиться с ним и примет соответствующие меры.