Создание таблиц в БД Кадры.accdb

Создание таблицы Сотрудники:

В окне БД откройте вкладку Создание, группу Таблицы и нажмите кнопку Конструктор таблиц, чтобы приступить к проектированию новой таблицы.

В открывшемся диалоговом окне Таблица1напечатайте имена полей и установите тип данных:

- Табельный номер – Числовой

- Фамилия – Текстовый

- Имя – Текстовый

- Отчество – Текстовый

- Дата рождения – Дата/время

- Адрес – Текстовый

- Домашний телефон - Текстовый

Определите ключевое поле - Табельный номер: Для этого выделите поле Табельный номер, на вкладке Конструктор, в группе Сервис щелкните кнопку Ключевое поле.

Закройте таблицу, присвоив имя Сотрудники.

Создание таблицы Назначения:

Откройте вкладку Создание, группу Таблицы и нажмите кнопку Конструктор таблиц.

В верхней части появившегося окна задайте имена полей и тип данных, которые должна содержать таблица. В нижней части Свойства полядайте детальное определение формата полей таблицы, задавая для каждого поля необходимые характеристики.

Все остальные предлагаемые значения свойств полей примите без изменений. Определите ключевое поле Табельный номер.

Закройте таблицу, присвоив имя Назначения.

Создание поля подстановки в таблице Назначения

В поле Должностьсоздайте поле подстановки, путем фиксированного набора значений. Для этого откройте таблицу Назначения в режиме конструктора в поле Должность выберите Тип данных ® Мастер подстановок ® в диалоговом окне Создание подстановки выберите Будет введён фиксированный набор значений

.

В следующем диалоговом окне Создание подстановки введите значения: Директор, Инженер, Главный бухгалтер, Бухгалтер, Кладовщик. После того как значения будут введены нажмите на кнопку Готово.

Закройте таблицу, сохранив внесенный изменения.

Связывание таблиц

Для того чтобы удобно было работать со всеми данными, хранящимися в реляционных таблицах, между ними должны быть установлены связи. Существуют следующие правила для установления связей между таблицами:

Ø таблицы должны содержать поля с одинаковыми записями;

Ø типы данных, длины полей, а главное - значения обязательно должны совпадать.

Связи между таблицами устанавливаются на Схеме данных.

Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.

Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая - подчиненной. Access позволяет установить связи следующих типов:

Ø связь один-к-одному, при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчиненной таблицы;

Ø связь один-ко-многим, при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из подчиненной таблицы.

Чтобы вызвать окно Схема данных, необходимо открыть вкладку Работа с базами данных, группу Показать или скрыть, нажать кнопку Схема данных. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

Также добавить таблицу в окно Схема данных можно, вызвав ПКМ контекстное меню и выбрать пункт Добавить таблицу или на вкладке Конструктор в группе Связи нажать кнопку Отобразить таблицу.

В окне Схема данных для установки связи между таблицами следует перетащить поле, по которому устанавливается связь, из базовой таблицы в поле подчиненной. В появившемся окне Связи можно задать параметры для устанавливаемой связи:

Ø обеспечение целостности данных;

Ø каскадное обновление связанных полей;

Ø каскадное удаление связанных записей.

Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.