Создание межтабличных связей в БД Кадры.accdb

1. Создание связи таблиц Сотрудники и Назначения.

1.1. Откройте окно Схема данных. Для этого откройте вкладку Работа с базами данных, группу Показать или скрыть, нажмите кнопку Схема данных. Откроется окно Схема данных и дополнительное окно Добавление таблицы.

1.2. Выберите таблицы, между которыми надо установить связи. Для этого выделите таблицы Сотрудники и Назначения и нажмите кнопку Добавить.

1.3. Закройте окно Добавление таблицы.

1.4. Установите связь между таблицами: один-к-одному. Для этого выде­лите в таблице Сотрудники ключевое поле Табельный номер и перетащите его на поле Табельный номер таблицы Назначения. При отпускании кнопки откроется окно Изменение связей.

1.5. Поставьте флажок Обеспечение целостности данных и флажок Каскадное удаление связанных записей.

1.6. Нажмите кнопку Создать и закройте окно Схема данных, сохранив изменения.

Ввод данных в таблицы БД Кадры. accdb

1. Ввод данных в таблицу Назначения.

1.1. Откройте таблицу Назначения. Введите данные.

1.2. Закройте таблицу Назначения, сохранив изменения.

2. Ввод данных в таблицу Сотрудники.

2.1. Откройте таблицу Сотрудники. Введите данные.

2.2. Закройте таблицу Сотрудники, сохранив изменения.

Запросы

Запрос – это объект БД, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

В Access можно создавать запросы при помощи Мастера запросов и с помощью Конструктора.

Для создания запросов при помощи Мастера имеют­ся следующие мастера:

û Мастер создания простого запроса;

û Мастер создания перекрестного запроса;

û Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей;

û Мастер создания запросов на поиск записей без подчиненных записей.

При создании запроса с помощью Мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов.

При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк.

Для размещения поля в бланке запроса существует три способа:

û перетащить поле из таблицы в верхней части бланка в ячейку Поле;

û два раза щёлкнуть на соответствующем поле в таблице;

û выбрать поле из списка, расположенном в ячейке Поле.

Запросы могут быть созданы на основе одной или нескольких таблиц.

Типы запросов:

Запрос на выборку - осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

При построении условия отбора могут быть использованы:

û символы шаблона: * (звёздочка) - заменяет любую группу любых символов, ? (знак вопроса) - заменяет один любой символ, # (знак решётки) - заменяет одну любую цифру, “знаки” - все знаки внутри кавычек считаются текстовыми константами;

û арифметические операторы: + (сложение), – (вычитание), * (умножение), / (деление);

û операторы сравнения: = (равен), > (больше), < (меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно).

û логические операторы: and (и), or (или), not (не).

Перекрёстный запрос - отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.

При конструировании перекрёстного запроса необходимо определить три компонента:

û заголовки строк - поле, каждое уникальное значение которого образует строку в результате запроса; таких полей может быть несколько;

û заголовки столбцов – поле, каждое уникальное значение которого образует столбец в результате запроса; такое поле может быть только одно;

û значение – поле, к которому применяется необходимая функция и полученное значение размещается на пересечении соответствующей пары строки и столбца; такое поле может быть только одно.

Запрос с параметром - позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.

В ячейку строки Условие отбора вводится текст для подсказки, заключённый в квадратные скобки [ ]. Текст, который введён таким образом, становится подсказкой в диалоговом окне.

Также можно использовать запрос с параметром, чтобы найти записи, которые имеют диапазон значений. Для этого необходимо включить параметры в выражение Between … And в строке Условие отбора.

Запрос с вычисляемым полем - позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.

Для расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать новое вычисляемое поле прямо в бланке запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле в бланке запроса.

Для более быстрого и правильного построения выражения можно воспользоваться услугами построителя выражений (контекстное меню ® Построить или ). При этом открывается окно Построитель выражений.

Окно построителя выражений состоит из трёх разделов.

Ниже приводится список наиболее популярных функций в Построителе выражений.

1. ФункцияAbs.Возвращает значение, тип которого совпадает с типом переданного аргумента, равное абсолютному значению указанного числа.

2. ФункцияCos.Возвращает значение типа Double, содержащее косинус угла.

3. ФункцияDate.Возвращает значение типа Variant (Date), содержащее текущую системную дату.

4. ФункцияDateAdd.Возвращает значение типа Variant (Date), содержащее дату, к которой добавлен указанный временной интервал.

5. ФункцияDateDiff.Возвращает значение типа Variant (Long), указывающее число временных интервалов между двумя датами.

6. ФункцииInt и Fix.Возвращают значение типа, совпадающего с типом аргумента, которое содержит целую часть числа.

7. ФункцияIif.Возвращает одно из двух значений в зависимости от истинности указанного выражения.

8. ФункцияMonth.Возвращает значение типа Variant (Integer), содержащее целое число (от 0 до 12 включительно), которое представляет месяц в значении даты.

9. ФункцияNow.Возвращает значение типа Variant (Date), содержащее текущую дату и время по системному календарю и часам компьютера.

10. ФункцияSin.Возвращает значение типа Double, содержащее синус угла.

11. ФункцияSqr.Возвращает значение типа Double, содержащее квадратный корень указанного числа.

12. ФункцияTan.Возвращает значение типа Double, содержащее тангенс угла.

13. ФункцияTime.Возвращает значение типа Variant (Date), содержащее текущее время по системным часам компьютера.

14. ФункцияYear.Возвращает значение типа Variant (Integer), содержащее целое число, представляющее год.

Запросы с групповыми операциями - производит математические вычисления и выдаёт результат.

Для создания такого типа запроса необходимо указать в режиме конструктора групповую операцию, нажав на вкладке Конструктор, в группе Показать или скрыть кнопку .

Групповые операции:

û Sum(сумма значений поля)

û Avg(среднее от значений поля)

û Min(наименьшее значение поля)

û Max (наибольшее значение поля)

û Count(число значений поля без учета пустых значений)

û StDev(среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля)

û Var (дисперсия значений поля)

û First (возвращает значение поля из первой записи)

û Last (возвращает значение поля из последней записи)

В следующей таблице перечислены операции, выполняемые элементами.

Элемент	Выполняемая операция
Группировка	Определяет группы, для которых выполняются вычисления. Например, чтобы показать суммарные продажи по типам товаров, выберите элемент Группировка для поля «Тип».
Выражение	Создает вычисляемое поле с помощью статистической функции, включенной в выражение. Обычно вычисляемое поле создается, если требуется включить в выражение несколько функций.
Условие	Определяет условия отбора для поля, которое не участвует в группировке. Если для поля выбирается этот параметр, автоматически снимается флажок Вывод на экран, и поле не выводится на экран при выполнении запроса.

Запрос на добавление- позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.

Запрос на обновление - изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.

Запрос на удаление - удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.

При создании запроса необходимо на вкладке Создание в группе Другие нажать кнопку Конструктор запросов .