Сетевая структура базы данных

По сути, это расширение иерархической структуры. Все то же самое, но существует связь "многие ко многим". Сетевая структура базы данных позволяет нам добавить группы в наш пример. Недостатком сетевой модели является сложность разработки серьезных приложений.

Реляционная структура базы данных

Реляционная база данных это тело связанной информации, сохраняемой в двухмерных таблицах. Это напоминает адресную или телефонную книгу. Все данные представлены в виде простых таблиц, разбитых на записи (строки) и поля (столбцы), на пересечении которых расположены данные. Таблицы в реляционных базах данных обладают рядом свойств. Основными являются следующие:

1. В таблице не может быть двух одинаковых строк. В математике таблицы, обладающие таким свойством, называют отношениями - по-английски relation, отсюда и название - реляционные.

2. Столбцы располагаются в определенном порядке, который создается при создании таблицы. В таблице может не быть ни одной строки, но обязательно должен быть хотя бы один столбец.

3. У каждого столбца есть уникальное имя (в пределах таблицы), и все значения в одном столбце имеют один тип (число, текст, дата...).

4. На пересечении каждого столбца и строки может находиться только атомарное значение (одно значение, не состоящее из группы значений). Таблицы, удовлетворяющие этому условию, называют нормализованными.

Идентификация строк (первичный ключ)

По этим и другим причинам вы должны иметь в вашей таблице столбец, который идентифицировал бы каждую строку уникально. Обычно этот столбец содержит номер, например: номер пациента, назначаемый каждому пациенту. Конечно, вы могли бы использовать имена пациентов, но возможно, что имеется несколько Mary Smith, и в этом случае вы не будете иметь другого способа отличить этих пациентов друг от друга.

Вот почему номера так необходимы. Такой уникальный столбец (или уникальная группа столбцов), используемый для идентификации каждой строки и хранения всех строк по отдельности, называется первичным ключом таблицы.

Первичные ключи таблицы - важный элемент в структуре базы данных. Они - основа вашей системы записи в файл; и, когда вы хотите найти определённую строку в таблице, вы ссылаетесь на этот первичный ключ. Кроме того, первичные ключи гарантируют, что ваши данные имеют определенную целостность. Если первичный ключ правильно используется и поддерживается, вы будете знать, что нет пустых строк таблицы и что каждая строка отличается от любой другой строки. (Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.)

Реляционные таблицы могут быть связаны друг с другом, следовательно, данные могут извлекаться одновременно из нескольких таблиц. Таблицы связываются между собой для того, чтобы в конечном счете уменьшить объем БД. Связь каждой пары таблиц обеспечивается при наличии в них одинаковых столбцов.

Существуют следующие типы информационных связей:

• один-к-одному;
• один-ко-многим;
• многие-ко-многим.

Связь один-к-одному предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует только один атрибут второй таблицы и наоборот.

Связь один-ко-многим предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует несколько атрибутов второй таблицы.

Связь многие-ко-многим предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует несколько атрибутов второй таблицы и наоборот.

Приложение Access позволяет быстро и легко разрабатывать приложения реляционных баз данных, предназначенные для управления информацией. В Access можно разрабатывать базы данных для отслеживания практически любых сведений, в том числе складских запасов, контактных данных и бизнес-процессов. Приложение Access поставляется с шаблонами, которые сразу же можно использовать для работы с различными данными, что позволяет быстро освоить программу даже начинающим пользователям.

Запуск Access

При запуске Access 2010 открывается представление Microsoft Office Backstage, в котором можно получить сведения о текущей базе данных, создать новую базу данных, открыть существующую базу данных и просмотреть справочные материалы с веб-сайта Office.com.

Самый важный из элементов интерфейса это лента. Лента представляет собой полосу в верхней части окна программы, на которой доступны группы команд. Она обеспечивает единую среду работы с командами. На ленте расположены вкладки, которые содержат команды, объединенные в группы в соответствии с логикой работы. В Office Access 2010 основными вкладками ленты являются вкладки Файл, Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, например коллекцию - элемент управления, позволяющий выбирать варианты по внешнему виду.

К основным элементам нового интерфейса пользователя в Office Access 2010 относятся следующие.

- Область навигацииОбласть в левой части окна, в которой отображаются объекты базы данных. Область переходов заменяет окно базы данных, использовавшееся в более ранних версиях Access.

- Вкладки документовТаблицы, запросы, формы, отчеты, страницы и макросы отображаются в виде документов на вкладках.

Здесь показано то, что видно пользователю, когда он создает или открывает базу данных Access 2010.

Панель быстрого доступа

Лента

Область навигации

В следующей таблице показаны образцы вкладок и команды, находящиеся на каждой вкладке. Набор имеющихся вкладок и команд меняется в зависимости от выполняемых действий.

Объекты БД Access.

Таблица — это объект БД, который служит для ввода и хранения информации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.

Способы создания таблицы:

1. С помощью команды таблица

2. С помощью конструктора таблиц;

Для каждого поля задается имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.

Имя поля должно быть уникальным, содержать не более 64 символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содержать любые символы, за исключением (.); (!); ('); ([); (]).

Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных.

- Текстовой — тип данных, используемый для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

- Числовой — тип данных для хранения числовых значений, используемых в математических расчетах. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 байтах в зависимости от значения поля Размер поля.

- Поле Memo — специальный тип данных для хранения больших объемов информации, по объему превышающей 255 символов. Это поле может содержать до 65535 символов.

- Дата / время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

- Денежный тип — тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Длина поля 8 байт.

- Счетчик — специальный тип данных для уникальных натуральных чисел, обладающий свойством автоматического наращивания при каждой новой записи. Длина поля 4 байта.

- Логический тип — специальный тип данных, имеющий только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля 1 байт.

- Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект, например документы Microcoft Word, Microcoft Excel, звук, изображение и другие виды объектов. Ограничено дисковым пространством.

- Гиперссылка — специальное поле, предназначенное для хранения гипёрссылки, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или страницы на том же компьютере, в локальной сети или Интернете. Длина до 2048 символов.

При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.

Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы. Переименование, добавление, удаление полей возможны как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы. Ввод данных в таблицу и их редактирование ведется в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление, удаление, изменение.

Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, должны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства, как сортировка, фильтрация и поиск данных.

Сортировка используется для удобства нахождения данных. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочена по значению ключевого поля. Сортировку записей можно производить как по одному, так и по нескольким полям. Для этого нужно установить курсор на любую строку соответствующего столбца или выделить несколько столбцов и выполнить команду Сортировка по возрастанию (убыванию) меню Записи или воспользоваться соответствующими кнопками инструментальной панели.

Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки, нужно выполнить команду Удалить фильтр меню Записи.

Поиск и замена данных предусмотрены в режиме Таблицы. Она дает возможность поиска и замены данных по образцу либо в контекстном меню, либо во всей таблице

Фильтрация — это способ быстрого отбора записей в режиме таблицы в соответствии с заданным критерием. Произвести отбор записей можно с помощью следующих команд:

• Фильтр по выделенному,
• Обычный фильтр;
• Расширенный фильтр.

1. Фильтр по выделенному фрагменту используется для того, чтобы найти в таблице значение, которое должно содержать отбираемые записи.

2. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей.

3. Расширенный фильтр используется для создания сложных фильтров, так как позволяет сформировать критерий отбора в окне команды Расширенный фильтр,

Форма - это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. Надо отметить, что в отличие от таблиц, В формах не содержится информации баз данных (как это может показаться на первый взгляд). Форма - это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.

	Виды форм
	Способы создания форм

Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.

	Виды отчетов
	Способы создания отчетов

Запросы– это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Способы создания запросов: мастер запросов, конструктор запросов

Типы запросов

Макрос - это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действии. Возможно также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.

Виды макрокоманд: открыть, запуск, выполнить