Тре6бования к оформлению реквизитов документов

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации.Право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности. Обычно эмблема располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Код организации-автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО).

Код документа указывают по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресантадокумента дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: ММБ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО. Код по ОКУД, код автоматической телефонной связи и т.д. – коммуникативные данные,а также – номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора – коммерческие данные.Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Почтовый адрес отправителядолжен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России.

Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17.04.99 либо 14.12.1999, 01.04.2002.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2002.05.05, или 2002.11.05, или 99.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Акционерно-коммерческий банк «Прогресс», кредитный отдел.

Адрес.Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

Наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

Название улицы, номер дома, номер квартиры;

Название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

Название области, края, автономного округа (области), республики;

Страна (Для международных почтовых отправлений);

Почтовый индекс.

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели, например: Об организации выставки, О выделении аммиака из ФТП-200М.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора, Об организации института современных технологий управления.

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголовке слова «касательно», «касается», а также писать «по делу», поскольку это выражение более уместно в юридической практике.

Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Текст– основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст состоит из двух частей.

Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения.

Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами:

1. Приложение: на 3 л. в 2 экз.

2. Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские заводы» на 5 л. в 1 экз.

3. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Название учреждения в подписи не указывается, например: