Либо б) воспользовавшись пиктограммой Создать БД на панели инструментов

Основные понятия

База данных(БД)– это организованный набор информации. Простым примером Базы данных является телефонная книга.

Система управления базами данных (СУБД)– это компьютерная программа, которая помогает сохранять, вызывать, сортировать и распечатывать информацию, хранящуюся в БД.

Объекты в базах данных

База данных в MS Access представляет собой файл, содержащий набор информации. Каждая база данных состоит из основных объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. Определим эти понятия.

Таблицы хранят данные в ячейках и напоминают Списки в электронных таблицах MS Excel. Например:

Запрос вызывает данные из базы данных в соответствии с указанными пользователем критериями. Запросы позволяют просматривать поля из более чем одной таблицы.

Форма выводит на экран информацию из таблицы или запроса в указанном пользователем формате; формы позволяют просматривать, редактировать и распечатывать данные и могут использовать несколько таблиц.

Отчет выводит на экран и распечатывает информацию из таблиц и запросов в определенном пользователем формате. Отчет редактировать нельзя.

Макрос автоматизирует наиболее часто выполняемые действия по работе с БД.

Модуль – это процедура, написанная на языке Visual Basic для работы с БД.

Создание новой базы данных

производится после запуска приложения MS Access

Либо а) с помощью команды Файл/Создать базу данных,

либо б) воспользовавшись пиктограммой Создать БД на панели инструментов

2) В появившемся диалоговом окне «Создание БД» во вкладке «Общие» выберите «Новая база данных»;

3) В диалоговом окне «Файл новой базы данных» выберите дисковод, папку для сохранения БД и задайте имя файла (по умолчанию имя файла с БД имеет расширение .mdb

После этого появится пустое окно базы данных, готовое к созданию любых новых объектов.

Прежде чем создавать таблицы, формы, отчеты, запросы необходимо спланировать структуру базы данных. При этом надо иметь в виду следующее:

1. Необходимо разделить данные на группы по какому-либо признаку (например, отделить данные о покупателях и сведения об оплате). Эти группы превратятся в таблицы.

2. Необходимо определить тот тип информации, который ,будет хранится в каждой таблице (например, таблица покупателей может включать фамилию покупателя, его адрес и номер телефона).

3. Необходимо выбрать общие элементы в таблицах (фамилия покупателя может быть общим элементом в таблицах покупателей и сведений об оплате). Этот общий элемент называется ключевым полем. Через ключевое поле осуществляется связь двух таблиц

4. Необходимо определить критерии для запросов и то, на какие вопросы они будут отвечать.

5. Необходимо определить внешний вид форм и отчетов.

Создание новой базы начинается с создания таблиц .

Создание таблиц

Для создания таблицы необходимо в диалоговом окне базы данных выбрать вкладку Таблица и нажать на клавишу Создать. При этом в диалоговом окне Новая таблица будет предложено пять способов создания таблиц:

ü Режим таблицы, предполагающий ввод данных в пустую таблицу, аналогично вводу данных в таблицы MS Excel;

ü Конструктор, позволяющий создавать таблицы «с нуля», предварительно создав структуру таблицы;

ü Мастер таблиц,, предлагающий список наиболее часто используемых типов таблиц, из которого можно выбрать наиболее подходящий, а затем изменить в соответствии со своими нуждами;

ü Импорт таблиц, предполагающий копирование таблиц из других баз данных или других приложений MS Office;

ü Связь с таблицами предполагает, что они остаются в том приложении, в котором были созданы, но их можно просматривать и редактировать в Access.

При создании таблиц необходимо помнить следующее:

1) MS Access хранит информацию в виде таблиц, а не запросов, отчетов и форм.

2) Создание структуры таблицы включает присвоение имен полям, определение типа информации в полях и определение уникального ключевого поля.

3) Для того, чтобы данные правильно выводились на экран и не было ошибок при вводе, необходимо использовать свойства полей.

4) Каждая таблица может иметь описание, правила ввода данных и определенный формат ввода данных по умолчанию.

5) Когда имеется более одной таблицы в базе данных, между ними следует установить связи.

При создании новой базы данных целесообразно создавать таблицы с помощью Конструктора.