Панель инструментов «Конструктор таблиц»

При работе в режиме Конструктора появляется панель инструментов «Конструктор таблиц», имеющая следующий вид:

4) Установка связей между таблицами

Между несколькими таблицами, использующими одинаковые поля, следует создавать связи, что облегчает создание запросов, форм и отчетов, использующих данные из разных таблиц. Связи могут быть трех типов:

ü Один к одному,

ü Один ко многим,

ü Многие ко многим.

Связь «Один к одному» – это связь, устанавливаемая между двумя одинаковыми полями двух таблиц, являющимися уникальными в этих таблицах;

Связь «Один ко многим» –это связь, устанавливаемая между одинаковыми полями двух таблиц, в одной из которых это поле является уникальным (единственным), а во второй не единственным;

Связь «Многие ко многим» –это связь устанавливаемая между одинаковыми полями двух таблиц, являющимися неединственными ни в одной, ни в другой таблице.

Для связей между таблицами необходимо:

1. Выбрать в меню «Сервис» пункт Схема данных или нажать кнопку Схема данных.

2. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выбрать и добавить нужные таблицы.

После нажатия кнопки Закрыть появляется окно Схема данных и добавленные на предыдущем шаге таблицы с именами полей.

3. В окне Схема данных следует перетащить имя ключевого поля из одного списка полей к такому же имени в другом списке полей таблицы. При этом автоматически появится окно Связи.

4. Необходимо установить нужные опции в окне Связи и нажать кнопку Создать.

Опции в окне Связи

ü Обеспечение целостности данных. Если опция установлена, то при изменении или удалении ключевого поля выдается сообщение о том, что это действие невозможно;

ü Каскадное обновление связанных полей. При изменении ключевого поля автоматически поменяются соответствующие ключевые поля в связанных таблицах. Если опция не выбрана, то появится сообщение о невозможности вносить изменения.

ü Каскадное удаление связанных полей. При удалении записи все связанные с ней записи также удаляются. В противном случае выдается сообщение о невозможности удаления записи.

После выбора опции Обеспечение целостности данных в примере между таблицами устанавливается связь Один к одному, что видно из рисунка:

5) Создание запросов к базам данных

Запросы – это Выражения, которые сообщают MS Access , какую информацию необходимо извлечь из одной или более таблиц. Запросы могут также выполнять над табличными данными разные действия, суммировать результаты и так далее.

MS Access позволяет создавать следующие типы запросов

1. Запросы на отбор, которые используются для извлечения данных из одной или нескольких таблиц, базируясь на критериях, указанных в запросе.

2. Активные запросы, использующиеся для выполнения действий над записями, удовлетворяющими заданным в запросе условиям. Позволяют изменять, удалять записи, создавать новые таблицы и перемещать данные.

3. Суммирующие запросы,. которые используются для подсчета средних, суммарных, максимальных, минимальных и других расчетов над данными.

4. Перекрестные запросы, использующиеся для суммирования данных в табличной форме, основываясь на критериях, указываемых в запросе.

5. Объединяющие запросы, использующиеся для комбинирования записей из различных таблиц с общими полями

Access размещает результаты действия запросов в динамические таблицы, предназначенные для просмотра данных. Местом хранения данных при этом является таблица данных.