Основные принципы электронного документооборота

Введение

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как “электронный документ” «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами.

==========================================================================

Документ— материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Электро́нный докуме́нт —

• Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
• Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.^[1]
• Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.^[2]
• Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи.^[3]

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:^[4]

1. сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
4. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

ODF и OOXML

В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа — это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.

ODF – это формат хранения документов изначально создан в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей, в 2006 г. формат был принят как международный стандарт.

Полное описание формата занимает 738 страниц.

На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами.

Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ. Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

Наряду с этим, компания Microsoft затратила колоссальные усилия и средства на продвижения своего формата OOXML. Его описание занимает 6 546 страниц, и, при этом, является не полным. Однако даже сама Microsoft не смогла реализовать данный формат. Процесс принятия данного формата в ISO сопровождался громкими международными скандалами. Однако, 1 апреля 2008 года, в международный день дурака, объявлено о принятии спецификации MS OOXML как стандарта ISO/IEC DIS 29500. И, юмор в том, что это не шутка! Следует отметить, что реализация MS OOXML грозит судебным иском со стороны компании Microsoft, если разработчик использовал спецификацию не полно или не корректно, и принятая в спешке спецификация MS OOXML содержит более 300 (!) нерешённых проблем технического характера.

Напротив, в России в настоящее время заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа. Принимая его государство преследует цель предоставить бизнесу и гражданам возможность использовать электронные документы без отчислений третьим фирмам, сократить риски потери документов за счёт гарантии обратной совместимости.

Некоторые предприятия регламентируют для внутреннего обращения правила форматирования электронного документа.

В отличие от электронной копии страницы, отсканированной или посланной на принтер, в электронном документе отсутствуют поля и связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в организацию принимаются только в таком виде.

Например размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200x2200 пикселей.

По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

• Даёт возможность поиска по ключевым словам.
• Не изнашивается с течением времени.
• Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений.
• Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов.
• Меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций^[1]. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.