Внешняя форма делового письма / The letter heading and the layout
Как пишутся деловые письма/ Business letter writing
Письменная форма коммуникации в коммерческой практике, включает в себя обмен письмами, телеграммами, сообщениями, телексами, документами и т.д. Несмотря на использование таких современных средств коммуникации, как телефон, телеграф, факс, телекс, обмен письмами между деловыми партнерами не прекращается и в наше время, являясь важной частью бизнеса. Более того, устные или телефонные волеизъявления и соглашения в большинстве случаев требуют письменного подтверждения, что служит официальным документом, юридическим доказательством для участников заключения сделки. Поэтому письма должны быть написаны с особой тщательностью. Вот несколько рекомендаций, которые необходимо учитывать при написании деловых писем:
Внешняя форма делового письма / The letter heading and the layout Деловое письмо, как правило, состоит из следующих частей: - шапки (The heading) - ссылки (The reference) - даты (The date) - адрес получателя (The inside address) - обращения/ формы приветствия (The salutation) - заключительной формулы вежливости/формулы прощения (The complimentary close) - подписи (The signature) Шапка письма содержит: название фирмы – отправителя (the company’s name), ее адрес (the company’s address), номера телефонов, телекса, факса, телефонный код (its telephone numbers, telex code, telegraphic addresses), наименование отрасли, в которой работает данная фирма (the type of business it is engaged in), номер налога на добавочную стоимость (V/A/T – Value Added Tax), имена и фамилии директоров (the names of the directors), а также фирменный и товарный знак (an emblem or trademark). An example of heading that might be used by a British company and by partnerships:
Примечание. Компания с ограниченной ответственностью (limited company) обычно обозначается словом «Limited» или чаще аббревиатурой «Ltd», которые печатаются после названия фирмы. Если наименование фирмы не указывает на отрасль бизнеса, в которой работает фирма, то об этом сообщается специально. 2.Ссылкипомещаются на том же уровне, что и дата, но слева и содержат инициалы лиц, подписывающих письмо и печатающих его (инициалы машинисток). 3. Датапечатается справа. Наиболее распространенной и простой формой написания даты является: 17 April 2005 Варианты: 1) 17th April 2005 (вариант написания даты в деловых письмах США) 2) 17th April 2005 3) April 17th 2005 4.Адрес получателя пишется слева у поля письма. При этом печатание имен фамилий и адреса по диагонали и современных деловых письмах встречается крайне редко. Messrs. (сокращенная форма французского слова Messieurs)/ «господа» употребляется, если письмо адресуется товариществу (a partnership):
Однако, формула обращения Messrs. не употребляется: а) перед названием компании/общества с ограниченной общественностью; б) перед названием фирмы с указанием на отрасль бизнеса, в которой занята данная фирма, но без указания фамилии владельца фирмы. В адресе всегда сначала указывается номер улицы, а затем название улицы, а в отношении больших городов Соединенного Королевства указание графств не обязательно. Однако, если письмо адресовано фирме, которая находится в небольшом городе, то указание графства в почтовом адресе обязательно. Это дает возможность избежать недоразумений, так как в Великобритании, например, имеется два города Ричмонда (один – в графстве Суррей, а другой – в графстве Йоркшир) и несколько Ньюпортов.
5. Обращение печатается слева под адресом обычно с интервалом в две строки. Стандартным обращением в деловых письмах Великобритании является Dear Sirs. Довольно часто после обращения ставится запятая. ОбращениеGentlemenнаиболее употребительно в деловых письмах США. При обращении к отдельному лицу без указания фамилии используетсяDear Sir/ Уважаемый господин! Если известно, что получателем письма является женщина, тогда прибегают к обращению Dear Madam/ Уважаемая госпожа! Если в деловом письме к отдельному лицу обращаются по имени, тогда рекомендуется употреблять следующие обращения с указанием фамилии и адреса: Dear Mr Green/ Уважаемый господин Грин! Dear Mrs Smith/ Уважаемая госпожа Смит! (по отношению к замужней женщине) Dear Miss Brown/ Уважаемая мисс Браун! (по отношению к девушке или незамужней женщине) Dear Ms Jones/ Уважаемая госпожа Джоунс! (по отношению к замужней или незамужней женщине) Следует отметить, что в последнее время форма обращения Ms, которая сначала употреблялась только в США, получила довольно широкое распространение в деловой корреспонденции Великобритании. 6. Заключительная формула вежливости помещается слева над наименованием фирмы, посылающей письмо. Под заключительной формулой вежливости оставляется место для подписи. При этом она варьируется в зависимости от формы обращения. Так, если в деловом письме содержится обращение Dear Sirили Dear Sirs, тосоответствующей заключительной формулой вежливости будет Yours Faithfully или режеYours truly. Если в письмах используется обращение с указанием фамилии, например Dear Mr White, Dear Miss Blueи т.д., то им должно соответствовать Yours sincerely. 7. Подпись,как и заключительная формула вежливости традиционно печаталась посреди страницы, но в последние годы эти составные части все чаще помещаются слева у поля письма. Подписывать письма имеют право владелец компании, его юридические представители и уполномоченные служащие. Если письмо подписано другим служащим компании/фирмы, то непосредственно перед их фамилиями необходимо написать слово for или латинское сокращение р.р. ( per procurationem / по доверенности). 8.Приложение (Enclosure) Наличие приложения указывается как в самом тексте письма, так и посредством слова Enclosure и его сокращенными вариантами Encl.илиEnc. ,которые печатаются слева у поля письма с интервалом под подписью. 9. Тема письма зачастую печатается отдельной строкой (subject line) под обращением.
1. Telegrams GRADEN & JONES Telephone GRAJO LEEDS LIMITEDLeeds 978653
Home & Oversea Merchants DIRECTORS: Upper Bridge Street L.L. Graden, P.G. Jones Leeds 2 2 June 2005
2. JAS / DS
4. Oliver Green and Co. Ltd. 25 King Edward VII St Manchester M 24 5 BD
5. Dear Sirs We understand from several of our trade connections in Bolton that you are the British agents for Patron and Galitopoulos AE of Athens. Will you please send us price-lists and catalogues for all products manufactured by this company, together with details of trade discounts and terms of payment. We look forward to hearing from you.
6. Yours faithfully
7.(The signature) J.A. Stevens Chief Buyer
Популярное: Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1285)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |