Применение систем автоматизированного учёта на предприятии питания

Всякому мастеру, качественно выполняющему свою работу, нужен
качественный высокоэффективный рабочий инструмент. Для современ-
ного управленца таковым, несомненно, является автоматизированная
система управления. Как было показано ранее, управление является пол-
ностью информационным процессом, следовательно своевременность,
полнота, надежность, релевантность, достоверность информации полно-
стью определяют качество принимаемых решений и эффективность уп-
равления в целом.

Динамика современной жизни в целом и бизнеса в частности приво-
дят к тому, что объемы необходимой информации, поступающей к управ-
ленцу за единицу времени, резко возросли и продолжают увеличиваться.
Исследования показывают, что зачастую для принятия решения исполь-
зуется не более 10% поступившей информации. А остальная информация,
на получение которой были затрачены немалые средства, просто пропа-
дает, потому что человеческий мозг не способен ее обработать И учесть
во время принятия решения. Как было показано ранее, информационная
насыщенность процессов управления предприятием гостеприимства и
развлечений в некоторых случаях в разы превосходит аналогичный пока-
затель крупных промышленных предприятий. Однако следует иметь в виду, что эффективность применения авто-
матизации управления существенно зависит от степени готовности пред-
приятия к ее внедрению.

Напомним, что предприятие ГиР готово к внедрению автоматизиро-
иаиной системы управления, если выполняются ряд условий. Но это не
значит, что если предприятие должным образом не подготовлено, то внед-
рение АСУ не даст положительного эффекта, и не будет способствовать
росту его прибыльности. Отнюдь, но этот эффект будет в разы больше
в том случае, когда на предприятии отладка самой системы управления
сочетается с применением информационных технологий. Повторимся, в
современных условиях реализующая и Информационные технологии ав-
томатизированная система управления является высокоэффективным
и ничем не заменимым инструментом управленца.

Очевиден факт, что огромные объемы и многообразие информации,
подлежащей учету и своевременной обработке в системе управленче-
ского учета предприятия ГиР, требуют применения современных ин-
срормационных технологий. Только за счет увеличения скорости оборо-
та информации вследствие применения автоматизированной системы
управления достигается увеличение объема текущих оборотных средств
до 25%. В сетях предприятий, отдельные аспекты управления которыми
обсуждаются в главе 9. эффект внедрения АСУ еще выше.

Чтобы ответить на вопрос — Зачем это нужно? — приведем элемен-
тарный и банальный пример, связанный со злоупотреблениями персона-
ла (по материалам статьи «Новые технологии: автоматизация ресторан-
ного бизнеса» — Журнал «Все для магазина, ресторана, отеля, склада»
№ 2 (16|. Апрель —май 2002). Рассмотрим его в несколько переработанном
и сокращенном виде.

Открывается среднего размера предприятие гостеприимства и раз-
влечений на 50 посадочных мест.

Планируемая величина среднего чека на гостя — 150 руб.

Планируемая продолжительность работы предприятия — 12 часов
в сутки.

Пусть средняя наполняемость в течение дня составит 50%.
Тогда средний оборот за день должен равняться: 9000 руб.
Средний оборот за месяц — примерно 300 ООО руб.
Пусть маржа на продукцию кухни составляет 200% (коэффициент на-
ценки 3), на продукцию бара — 150% (коэффициент наценки 2,5). Прогно-

зируемое распределение продаж: 60% — продукция кухни, 40% — ассор-
тимент бара. Следовательно, в среднем ожидаемый ежемесячный оборот
будет примерно 180 ООО руб. та счет кухни и 120 ООО руб. за счет бара.
Планируемые переменные затраты на закупку сырья составят примерно
97 ООО руб. в месяц. Из них для кухни 55 ООО руб. и д\я бара 42 ООО руб.
В технологические карты для бара и кухни заложена «экономия» сырья в
объеме 10% в виде потерь, порчи и списаний. Если не налажен надлежа-
щий учет, то это неизбежно.

Персонал при отсутствии надлежащего контроля без труда реализу-
ет «сэкономленное» в свою пользу. Более того, практика показывает, что
недостаточно эффективный контроль продаж позволяет персоналу реа-
лизовать еще минимум до 20% неучтенной продукции (приносят «свое» и
продают вместо «хозяйского») от общего оборота. Следовательно, пред-
приятие недополучит 54 000 руб. ежемесячного оборота и потеряет при-
мерно 9000 руб. затрат на закупке сырья для восполнения 10% несанкцио-
нированно проданного. Таким образом, реальная маржинальная прибыль
составит 300 000 - 97 000 - 54000 - 9000 ■ 140 000 руб. в месяц вместо
300 000 — 97 000 ■ 203 000 руб., т. е. недополученная маржинальная при-
быль за месяц составит 57 000 руб., а за год — 584 000 руб. Величины се-
рьезные.

Как показывает опыт, «воспитательная работа» с персоналом в таких
случаях малоэффективна. Нужно создать условия, при которых возмож-
ность реализации описанных в задаче злоупотреблений исключена. И ре-
шить эту проблему можно достаточно просто введением управленческого
учета на основе автоматизированной системы управления.

Внедрение автоматизированной системы управления для средне-
го предприятия, аналогичное описанному в приведенной выше задаче,
обойдется примерно в 150 - 200тыс. руб. в ценах 2007 года. Эта величина
включает все расходы: стоимость оборудования, монтаж локальной вы-
числительной сети и автоматизированных рабочих мест, пуско-наладку
системы и обучение персонала. Очевидно, эта сумма окупится в течение
нескольких месяцев только за счет исключения условий для упоминав-
шихся в примере злоупотреблений. На самом деле у персонала сущест-
венно больше возможностей для злоупотреблений, чем это следует из
приведенного примера, которые исключаются автоматизированной сис-
темой. Соответственно больше и недополучаемый предприятием доход
или меньше срок окупаемости системы. Справедливости ради отметим,
что ее обслуживание и поддержка работоспособности тоже требует опре-
деленных затрат. Опять же. д\я описанного в примере предприятия они
составляют в ценах 2008 года 1500— 2000 руб. в месяц.

Теперь ответим на вопрос — Что это такое автоматизированная систе-
ма управления предприятием гостеприимства и развлечений? Для этого
введем определение и сформулируем ее назначение.

Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) —
это целенаправленно объединенная в единую систему совокупность тех-
нических и программных средств, обеспечивающая сбор, накопление,

хранение и обработку информации по бизнес-процессам предприятия,
а также автоматическое выполнение их отдельных подпроцессов. В кон-
тексте настоящей работы рассматривается предприятие гостеприимства
и развлечений.

Полнофункциональная автоматизированная система управления
предприятиями ресгораино-развлекателыюго бизнеса предназначена
для:

- автомат 1.ЩИИ процессов управления предприятиями (сетями
предприятий) гостеприимства и развлечений (рестораны, кафе,
бары, пиццерии, бильярдные и другие клубы, боулинги, музыкаль-
ные гостиные, сауны, предприятия быстрого питания, комплекс-
ные развлекательные центры и другие комплексные предприятия
в любом сочетании из перечисленного выше, или сети таких пред-
приятий);

• автоматизированной реализации основных бизнес-процессов от-
дельных предприятий и сетей (приема и обслуживания гостей, кон-
троля приема и обслуживания гостей, контроля и анализа собствен-
ного производства и продаж, управленческого учета и анализа, фи-
нансового планирования, логистического обеспечения, маркетинга,
организации клубной работы с постоянными гостями предприятия,
взаимодействия с контрагентами, работы с персоналом и др.).
Техническую основу АСУП составляют обычные и специализирован-
ные компьютеры, принтеры различного назначения, фискальные регис-
траторы, устройства управления электропитанием, устройства и компо-
ненты, позволяющие объединить их в локальную вычислительную сеть
(ЛВС). При автоматизации управления сетями территориально разнесен-
ных предприятий дополнительно используются различные стандартные
каналы связи информационных сетей общею пользования (телефонные,
Интернет и т. п.).

Рынок программных продуктов, делающий перечисленную технику
действительно автоматизированной системой управления предприятием
и являющейся результатом интеллектуального труда, сейчас достаточно
обширен. Поэтому определиться с выбором порой относительно трудно.
С другой стороны, такая ситуация создаст конкурентную среду, стимули-
рующую быстрое расширение возможностей АСУ предприятиями ГиР.
Приведем некоторые характеристики продукции, представленной на
рассматриваемом рынке.

Сразу отметим, что перечисленные выше технические средства во
всех системах применяются одинаковые, так как их производят одни и те
же компании. Другое дело, что поставщик системы может закупать более
дешевое оборудование более низкого качества. Поэтому перед ее приоб-
ретением, если нет соответствующей информации по выбору типа обо-
рудования, целесообразно проконсультироваться у независимого специ-
алиста.

Рынок же программных продуктов, которые устанавливаются на ком-
пьютеры и полностью определяют возможности системы в плане реше-

иия управленческих задач на предприятиях ГиР, в настоящее время до-
статочно обширен. Обобщающий анализ позволяет выделить 3 основных
класса таких систем.

1. Полнофункциональные оригинальные системы.

2. Системы, базирующиеся на возможностях известного программно-
го продукта «1-С».

3. Программные продукты, заимствованные с запада.
Рассмотрим достоинства и недостатки каждой из них.

1. Полнофункциональные оригинальные системы. Изначально раз-
рабатывались для решения рассматриваемых профильных задач. Имеют
полноценные АРМ д\я работы контактного персонала и менеджеров.

Наиболее распространенным представителем данного класса являет-
ся система «R-кеерег». производимая компанией UCS.

Достоинства: функциональность; программа хорошо отработана, по-
скольку существует на рынке с начала 90-х юдов; обширная дилерская сеть
в регионах: интегрирована с многими про!раммными продуктами смеж-
ных областей (управление гостиницами, кинотеатрами и т. п.); предостав-
ляет официантам возможность работать с карманными компьютерами.

Недостатки: высокие цены; не «перекрыты» многие каналы для зло-
употреблений персонала; недостаточно удобен фронт-офис; слабо прора-
ботана составляющая обеспечения и поддержки лояльности гостей.

Системы « Till у pad* и «Эксперт». Достоинства и недостатки практи-
чески те же, что и у «R-keeper».

К этой же группе относятся программные продукты, предлагаемые на
рынке ООО «Компания РСТъ». Это «РСТъгРестораторъ» и «РСТъ:Маг-
натъ».

Достоинства: разработаны непосредственно в автоматизируемой сре-
де, поскольку компания-поставщик входит в сосгав холдинга, владеюще-
го сетью предприятий ГиР; имеют развитую систему обеспечения и под-
держки лояльности гостей (Клуб); содержат встроенную удобную и про-
стую в использовании систему конструирования любых отчетов; удобный
и легкий в освоении контактным персоналом Фронт-офис; относительно
низкая стоимость.

«РСТъ:Рестораторъ» поставляется в коробочной версии, установка
которой не требует высокой квалификации в области информационных
технологий. Кроме того, в комплекте продукта поставляются четыре кни-
ги, предоставляющие пользователю весь спектр необходимых знаний для
подготовки предприятии к внедрению системы, подготовки к ее установ-
ке, установки и эксплуатации.

Система «РСТъ:Магнатъ» к настоящему времени не имеет на про-
фильном рынке равноценных аналогов, предназначенных для автома-
тизации управления крупными и сетевыми предприятиями ГиР. Кроме
обычного для таких систем функционала, она содержит модули опера-
ционного планирования деятельности предприятий, финансовый модуль
для решения задач финансового планирования (бюджетирования) и реп-
ликацию данных (для обеспечения управления предприятиями, террито-

риально разнесенными на значительные расстояния). Это обеспечивает
возможность автоматизированно решать задачи управленческого учета и
анализа как для отдельного предприятия, так и для весьма сложной сети
территориально разнесенных предприятий. «РСТъ:Магнать» успешно
эксплуатируется в холдинге авторов и КРЦ «Эдельвейс».

2. Системы, базирующиеся на известном программном продукте
«1-С».

Типовыми представителями этого класса являются: «Рарус-Обще-
пит», «Астор», «Трактиръ» и некоторые другие. Наиболее сильным их
достоинством, наследуемым от прародителя, является хорошо отработан-
ная автоматизация бухгалтерского учета. Поэтому на предприятиях, где
именно он поставлен в основу информационного обеспечения управле-
ния, такие системы зарекомендовали себя достаточно хорошо. В осталь-
ном при соизмеримых ценах продажи их возможности существенно ус-
тупают полнофункциональным оригинальным системам.

3. Программные продукты, заимствованные с запада. Типовым пред-
ставителем класса можно назвать систему «Aloha». Не вдаваясь в подроб-
ности, отметим их главный недостаток: наследование основных возмож-
ностей от прародителей. На западе автоматизируемые бизнес-процессы
предприятий HoReCa организованы совсем иначе. Поэтому потребителю
либо приходится перестраивать свое мышление под программный про-
дукт, либо не пользоваться многими оплаченными возможностями сис-
темы.

Естественно, приведенный краткий анализ рынка не может претендо-
вать на полноту. В целом же большинство представленных на рынке про-
граммных продуктов и, следовательно, поставляемых на их основе систем
автоматизации, с той или иной степенью автоматизированности позволя-
ют решать типовые управленческие задачи, краткий анализ которых при-
водится в следующем подразделе