Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь  


Порядок составления описи дел, документов




Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

358. Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя) и справочного аппарата к описи.

359. В справочный аппарат описи дел, документов входят:

1) титульный лист. На титульном листе архивной описи дел помещаются следующие данные:

полное наименование архива;

наименование архивного фонда, которое пишется в виде официального наименования организации - фондообразователя со всеми его переименованиями, и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в архивную опись, в хронологической последовательности;

номер архивного фонда;

номер архивной описи (по листу архивного фонда);

наименование архивной описи;

крайние даты документов, внесенных в архивную опись. Если в архивную опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы;



2) содержание (оглавление). В оглавлении (содержании) разделов архивной описи дел и справочного аппарата к ней перечисляются: предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в архивную опись, указатели, переводные таблицы шифров против каждого названия ставится номера соответствующих листов описи;

3) предисловие. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда.

К архивным описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если архивные фонды, входящие в них, включены в одну архивную опись. Кроме того, составляются предисловия к архивным описям отдельных архивных фондов, включенных в объединенный архивный фонд. В этих случаях в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его архивных фондов и их архивных описей. В предисловиях к архивным описям отдельных архивных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих архивных фондов, и даются ссылки на общее предисловие.

В первой части предисловия, посвященной истории организации - фондообразователя, кратко излагаются:

исторические условия, в которых возникла и действовала организация - фондообразователь;

дата создания организации - фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации-предшественника, подчиненность организации - фондообразователя;

компетенция, структура и функции организации - фондообразователя;

изменение наименования, структуры и ведомственной подчиненности организации - фондообразователя с указанием основных вызвавших их причин;

дата ликвидации (реорганизации) организации - фондообразователя со ссылкой на нормативные правовые акты, а также наименование организации, унаследовавшей ее функции.

В характеристике истории архивного фонда и его состояния указывается:

время поступления дел в архив, полнота документов в архивной описи;

сведения о наличии документов, относящихся к профилю данного архивного фонда, в составе других архивных фондов с указанием их наименований и номеров;

наличие дел, выходящих за хронологические границы архивного фонда. При этом приводятся наименования и номера архивных фондов организаций-предшественников или правопреемников и организаций, выполнявших отдельные функции данной организации (при его ликвидации или реорганизации), в которых имеются указанные дела;

сведения о проведенных в государственном (специальном государственном) архиве описания документов, переработке или усовершенствования архивных описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ (перефондирование документов, создание объединенных архивных фондов и другие причины).

В краткой характеристике состава и содержания дел в архивной описи отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам и разновидностям документов, так и по их содержанию.

В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления дел. Указываются также принципы построения архивной описи без воспроизведения схемы систематизации, особенности систематизации дел, содержащих документы за несколько лет.

Заключительная часть предисловия содержит характеристику справочного аппарата к архивной описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием даты составления;

4) список сокращений. Назначение списка сокращений – унификация приемов описания в архивной описи дел и в справочном аппарате к ней, уменьшение ее объема. Список сокращений составляется, если при описании используются сокращенные слова. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, слева - сокращение, тире, расшифровка. В список не включаются общепринятые сокращения слов. Произвольное образование сокращений не допускается;

5) указатели. В целях повышения информативности архивных описей проводится составление указателей. Для вошедших в научный оборот архивных фондов, включающих документы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определенного фондообразователя допускается составление специальных указателей фондовых включений. В них указываются номера и наименования архивных фондов и перечисляются номера дел, относящихся к данным архивным фондам. Соответствующие указания делаются и в предисловиях к архивным описям архивного фонда, в котором находятся эти дела, и архивного фонда, к которому они относятся;

6) переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи).

360. Архив в необходимых случаях проводит усовершенствование и переработку описей дел, документов.

361. Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению (редактированию) заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Редактирование заголовков проводится с просмотром (полным или выборочным) или без просмотра дел. Необходимость просмотра дел в каждом конкретном случае определяется при предварительном анализе качества заголовков.

Редактирование заголовков проводится по тексту второго экземпляра описи с последующей ее перепечаткой. Все изменения и уточнения, происшедшие в заголовках, переносятся на обложки дел.

В процессе редактирования заголовков проверяются правильность передачи заголовком содержания документов дел, уточняются даты, фондовая, структурная, принадлежность дел. Проводится ликвидация искажений, неточностей, устраняются стилистические и грамматические ошибки, проводится унификация заголовков, расшифровываются сокращения. В необходимых случаях проводится аннотирование отдельных документов.

362. Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов.

Переработка описи включает:

1) изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности;

2) уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; 3) определение или уточнение их крайних дат;

4) пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и их перешифровку;

5) составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке допускается объединение нескольких архивных описей дел, документов в одну новую архивную опись.

Переработка исторически сложившихся и введенных в научный оборот архивных фондов, нежелательна, к ней следует прибегать в крайних случаях:

1) утрата значительной части фонда (пожар, наводнение и тому подобное);

2) резкое увеличение объема фонда (рассекречивание, дарение, покупка документов и тому подобное).

363. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. В которой делается отсылка от старых к новым архивным шифрам по форме:

1) номер дела по старой архивной описи;

2) номер дела по новой архивной описи;

3) примечания.

364. Если новая архивная опись включает в себя дела, документы нескольких переработанных архивных описей, то в переводную таблицу включаются графа с номерами старых архивных описей.

365. В случае передачи единицы хранения/единицы учета в другой архивный фонд, объединения его в пределах одного архивного фонда, в переводной таблице указывается его новый шифр. В графе «Примечание» указывается основание для передачи (объединения).

366. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки или усовершенствования запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена (усовершенствована)».

По итогам переработки описи составляется акт переработки описей согласно приложения 55 к настоящим Правилам.

 

 




Читайте также:
Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы...
Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней...
Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (944)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.025 сек.)
Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7