ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Классификация документов по личному составу, их учет и хранение

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы № Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

С 5 января 2004 г. постановлением Госкомстата № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены новые унифицированные формы документов:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

• личная карточка (форма № Т-2);

• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

• приказ (распоряжение) о переводе (форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма № Т-8).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственностина территории Российской Федерации.

С 2000 г. действует «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

• учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

• учета приказов о командировании;

• учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

• учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

 

Прием на работу

 

Резюмев настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на негосударственные предприятия. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.

С поступающим на работу сначала проводится устная беседа. Претендент на вакансию может пройти тестирование, в ряде случаев организуются профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 Трудового кодекса РФ). На определенные должности поступают в результате конкурса.

После того как договоренность достигнута, приступают к письменному оформлению приема на работу.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и прежде всего на новый Трудовой кодекс РФ. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к ст. 65 Кодекса, точно знает, какие документы он может потребовать от поступающего на работу:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки»

Пример оформления резюме

РЕЗЮМЕ

Орлов Игорь Иванович

11.03.1960 г. р.

АДРЕС:127322, г. Москва, ул. Лескова, д. 7, кв. 11. ТЕЛЕФОН: 210-33-18 (р.), 972-76-11 (д.).

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ:женат, имею дочь.

ЦЕЛЬ:Получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ЖЕЛАЕМАЯЗАРПЛАТА: от 14 до 20 тыс. руб. в месяц.

ОБРАЗОВАНИЕ:1977—1982 — Московский институт стали и сплавов по специальности «Электронные вычислительные машины» с присвоением ква­лификации «инженер-системотехник».

1967—1977 — средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвое­нии квалификации «Программист».

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ:с 1992 г. до настоящего времени — начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИН-ТРАСТ» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники);

С 1982 по 1992 г. — инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы);

С 1980 по 1982 г. — старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ:имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом.

Имею ряд публикаций в журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

 

Подпись И.И. Орлов

 

Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Поэтому эти документы будут оформлены на них принимающей орга­низацией уже после зачисления таких работников.

Вместе с предъявленными документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, которое должно содержать следующие реквизиты:

• адресат, т.е. на имя кого оно подается (указывается должность, Ф.И.О. руководителя). Например:

 

Генеральному директору

ЗАО «Пламя»

А.П. Ноткину

 

• автор, т.е. чье это заявление, с указанием адреса места жительства. Например:

Фролова Ивана Николаевича,

Проживающего по адресу:

Москва, 117463,

ул. Фруктовая, д. 5, кв. 45

• вид документа — Заявление;

• текст, в нем надо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник. Например:

Прошу принять меня на должность старшего лаборанта лаборатории химического анализа.

 

• подпись;

• дата.

Поступающий на работу должен сообщить о себе сведения, которые обычно отражаются в заполняемом им личном листке по учету кадров, в некоторых организациях заполняется анкета.