Основные объекты Excel

Лабораторная работа

ИЗУЧЕНИЕ ИНТЕРФЕЙСА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА MS EXCEL 2010. ПРОСТЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

Цели работы:

1)ознакомиться с возможностями табличного процессора;

2)ознакомиться с пользовательским интерфейсом программы MS Excel 2010;

3) ознакомиться с основными приемами работы в MS Excel 2010.

Задание:

1) изучите п. 1 «Учебный материал»;

2) выполните задания, приведенные в п. 2;

3) ответьте на контрольные вопросы (п. 3).

УЧЕБНЫЙ МАТЕРИАЛ

Основные понятия табличного процессора

Табличный процессор – это компьютерная программа для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Структура программы – двумерный массив, состоящий из строк и столбцов, поэтому эти программные средства называют еще электронными таблицами (ЭТ).
С помощью ЭТ можно не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку данных.

Функции табличного процессора весьма разнообразны:

§ создание и редактирование таблиц;

§ оформление и печать таблиц;

§ создание многотабличных документов, объединенных формулами;

§ построение диаграмм;

§ работа с ЭТ как с базой данных; выборка данных по запросам;

§ создание итоговых и сводных таблиц;

§ решение задач типа «что-если» путем подбора параметров;

§ решение оптимизационных задач;

§ создание программ-макросов с помощью встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (VBA).

 

Табличный процессор Excel является составной частью интегрированного программного пакета Microsoft Office.

После запуска Excel 2010 на экране появляется окно следующей структуры:

1. Заголовок программы.

2. Панель быстрого доступас кнопкой настройки панели, по умолчанию расположенная в верхней части окна приложения Excel (рис. 1). Предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям. По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые команды.

 

 

Рис. 1. Панель быстрого доступа

 

3. Лента.В Excel 2010 меню и панели инструментов выполнены в виде ленты. Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Вкладки ориентированы на выполнение задач. Группы на каждой вкладке разбивают задачу на ее составляющие. Кнопки команд в каждой группе служат для выполнения команд или отображения меню команд. Значок (кнопка) группы – маленький квадрат в правом нижнем углу группы элементов во вкладке (рис. 2). Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главнаяоткрывает диалоговое окно Формат ячейки. А значок группы Буфер обмена отображает область задач Буфер обмена.Не каждая группа имеет значок.

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.Вкладка Главная открывается по умолчанию после запуска программы.

 

Рис. 2. Кнопки групп

 

Помимо постоянных имеется целый ряд контекстных вкладок, например для работы с рисунками, диаграммами и т. п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на него курсора. В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат.Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.

Перемещаться по ленте можно с помощью клавиатуры: если нажать клавишу <Alt>, на ленте появятся подсказки для перехода к соответствующей вкладке (рис. 3).

 

 

Рис. 3. Клавиши перемещения по ленте

Перейдя на вкладку, можно увидеть подсказки по клавишам перехода по текущей вкладке (рис. 4).

 

 

Рис. 4. Клавиши перехода вкладки Главная

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя. Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть). Способы:

1. Нажмите кнопку Свернуть ленту , расположенную в правой части линии названий вкладок. Для возврата нажать на кнопку Развернуть ленту.

2. Для быстрого скрытия/отображения ленты достаточно двойного щелчка по заголовку любой вкладки.

3. Ленту можно свернуть и иначе:

a) щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты;

b) в контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

4. Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш <Ctrl+F1>.

Ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки
и удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках, добавлять и удалять отдельные элементы и др.:

1) щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты;

2) в контекстном меню выберите команду Настройка ленты.

Также настройка ленты производится в окне ПараметрыExcel в категории Настройка ленты меню Файл.

4. Вкладка (меню) «Файл». Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Excel (Справка, Параметры). Кнопка Выход завершает работу
с приложением.

5. Мини-панели инструментов.Мини-панели инструментов (рис. 5) содержат основные наиболее часто используемые элементы для оформления текста документа, рисунков, диаграмм и других объектов. В отличие от других приложений Office 2010 (Word, PowerPoint и др.) в Excel 2010 мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для ее отображения щелкните правой кнопкой по выделенной области. Состав элементов мини-панелей постоянный и неизменный.

 

Рис. 5. Мини-панель инструментов и контекстное меню

 

6. Строка формул, состоящая из трех частей:

a) адреса активной ячейки ;

b) кнопок Отмена, Ввод, которые появляются в режиме ввода или правки, и кнопки Вставка функции f_x ;

c) содержимого активной ячейки.

Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул. Для этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул . Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки. Для того чтобы привести строку формул в исходное состояние, щелкните по кнопке Свернутьстроку формул.Убрать/отобразить строку формул можно следующим образом: Файл ® Параметры ® Дополнительно ® категория Экран ® Показывать строку формул.

7. Координатная строка – содержит имена столбцов.

8. Координатный столбец – содержит номера строк.

9. Рабочее поле.

10. Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки.

11. Ярлычки листовс кнопками перехода по рабочим листам.

12. Строка состояния, в которой указываются режимы работы Готово, Ввод, Правка; режимы просмотра книги Обычный, Разметка страницы, Страничный; масштабная линейка.

 

Основные объекты Excel

1. Столбец. Таблица Excel содержит 16384 столбца(2¹⁴). Столбцыидентифицированы латинскими буквами. Так как их только 26, то после Z обозначение столбцов идет сдвоенными буквами AA, AB, AC, …, GA, GB, GC, …, HX, HY, HZ, а после столбца ZZ – строенными ААА, ААВ, ААС, …, AAZ, ABA , … Заканчивается нумерация на столбце XFD. Чтобы быстро перейти к первому или последнему столбцу (строке) рабочего листа, нужно нажать клавишу <Ctrl>и соответствующую клавишу управления курсором.

2. Строка – их в таблице 1048576 (2²⁰).

3. Ячейка – место пересечения строки и столбца. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, в котором указывается имя столбца и номер строки, на пересечении которых она расположена. Примеры использования адресов ячеек в стиле A1 показаны в таблице 1.

 

Таблица 1

Стиль ячеек A1

Ячейка или диапазон	Использование
A10	Ячейка в столбце A и строке 10
A10:E20	Диапазон ячеек: столбцы А–E, строки 10–20
5:5	Все ячейки в строке 5
5:10	Все ячейки в строках с 5 по 10
H:H	Все ячейки в столбце H
H:J	Все ячейки в столбцах с H по J

 

Excel поддерживает альтернативную систему указания ячеек, называемую R1C1 (от англ. слов Row – строка и Column – колонка). В этой системе и столбцы, и строки таблицы пронумерованы, а номер строки предшествует номеру столбца. Например, ячейка А1 называется R1C1 (строка 1, столбец 1). Ячейка В1 – это R1C2 (строка 1, столбец 2). Перейти к альтернативному стилю и обратно можно, зайдя в меню Файл ® Параметры ® Формулы ® категория Работа с формулами ® стиль ссылок R1C1.

Ячейка, где находится курсор, называется текущей, и в данный момент времени с ней выполняются определенные действия.

4. Блок ячеек – это прямоугольник, в котором указываются адреса ячеек левого верхнего и нижнего правого углов, разделенных двоеточием, например А1:С5.Если в выполняемом действии указан блок ячеек, то задействованы все его ячейки.

5. Рабочий лист –это созданная таблица для решения задачи, диаграмма, макрос, рисунок. Стандартное имя листа – Лист1, Лист2, …. С рабочими листами можно выполнять следующие действия:

§ переименование;

§ удаление;

§ вставка;

§ перемещение;

§ копирование.

Эти действия выполняются с помощью контекстного меню при установленном указателе мыши на ярлычке листов или в группе Ячейки вкладки Главная (рис. 6).

 

 

Рис. 6. Группа Ячейки вкладки Главная

 

Меню Файл ® Параметры ® Дополнительно ® категория Показать параметры для следующей книги ® Показывать ярлычки листов позволяет убрать/отобразить ярлычки листов.

6. Рабочая книга – это файл, который хранится на диске и содержит один или несколько листов. По умолчанию рабочая книга имеет имя Книга1, Книга 2, …. Сохранить файл можно с помощью пункта меню Файл ® Сохранить. Команда Сохранить как выбирается, если нужно сохранить уже записанный на диск файл под новым именем. Файлам Excel 2010 по умолчанию присваивается расширение .xlsx.

7. Диаграмма– это графическое отображение данных таблицы. Может храниться на отдельном листе, а может сопровождаться текстом или таблицей.

8. Рисунок– создается с помощью группы Иллюстрации вкладки Вставка в самой среде Excel или может быть вставлен из другого графического редактора.

9. Модули Visual Basic– программы, называемые макросами и созданные на языке программирования Visual Basic.

Типы данных

Как правило, в ЭТ используются следующие типы данных:

1. Текст – любая последовательность символов, используемая в основном для заголовков таблиц, строк, столбцов и комментариев.

2. Число. В ячейке Excel можно отобразить три типа числовых данных (констант):

a) целые числа – это последовательность цифр от 0 до 9 со знаком или без него: +25; –100.

b) вещественные числа с фиксированной запятой – это десятичные дроби, в которых целая часть отделяется от дробной запятой: 28,25; –3,765.

c) вещественные числа с плавающей запятой – это числа, записанные в следующей форме: 1,5Е+03 или 2Е-08 . Такую запись еще называют экспоненциальной формой записи числа (научный формат).

По умолчанию правильно введенное число выравнивается по правому краю ячейки. Неправильно введенное число считается текстом и выравнивается по левому краю. Если число не поместилось по ширине ячейки, то вся ячейка заполняется символом # (рис. 7).

 

Рис. 7. Вид чисел на рабочем листе

 

3. Формула –это выражение, состоящее из чисел, адресов ячеек, функций и знаков операций и начинающееся со знака =. Например:

=(C6+30)*A1-12

=А1*20%+12*A1*D12.

Порядок выполнения арифметических действий в формуле такой же, как принятый в математике.

4. Функция – это запрограммированные формулы, позволяющие производить часто встречающиеся последовательности вычислений (стандартные функции разного назначения).

5.Дата– это дата, представленная в различных форматах, с которой можно производить арифметические и логические операции. Например, 21.10.2011; 21 октября 2011 г. и др.

 

Копирование ячеек

Копирование можно осуществить следующими способами:

1) вкладка Главная ® группа Буфер обмена ® команда Копировать;

2) с помощью команды Копировать контекстного меню;

3) с помощью комбинации клавиш <Ctrl+C>;

4) с помощью техники «перетащить-и-оставить» при нажатой клавише <Ctrl>. В этом случае рядом с указателем мыши появляется знак + (признак копирования);

5) с использованием маркера в правом нижнем углу копируемой ячейки. При отсутствии этого маркера необходимо воспользоваться командой Файл ® Параметры ® Дополнительно ® категория Параметры правки ® Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек.