Преимущества процессного подхода

Системный подход.

Системный подход к управлению начали применять в конце 50-х годов XX в. Основные представители — американские исследователи Ч. Бернард, П. Друкер, Н. Винер, К. Шеннон.

В соответствии с этим подходом организация рассматривается как система, т.е. некая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристику целого. Организация является сложной (испытывающей воздействие внутренних факторов), открытой (находящейся под воздействием внешних факторов), социотехнической (люди — техника) системой. Все подсистемы (элементы) взаимосвязаны как по вертикали, так и по горизонтали.

Основное внимание уделяется взаимодействию системы с внешней средой, а также элементов внутри системы, в результате чего возникает синергетический эффект.

Синергетический эффект (от греч. - вместе действующий) - возрастание эффективности деятельности в результате интеграции, слияния отдельных частей в единую систему за счёт так называемого системного эффекта. Пример: Обмен яблоками не приводит к синергетическому эффекту, так как яблок остается, по-прежнему, по одному. Обмен идеями приводит к синергетическому эффекту, так как в результате идей становится по две.

Особенности:

1 Процесс принятия решений должен начинаться с выявления чёткой формулировки конкретных целей.

2 Проблема рассматривается как единое целое, система, выявляются последствия, взаимосвязи каждого частного решения.

3 Выявляются и анализируются альтернативные пути достижения цели.

4 Цели отдельных подсистем не должны вступать в конфликт с целями всей системы.

5 Восходят от абстрактного к конкретному.

6 Единство анализа и синтеза, логического и исторического.

7 Выявляются разнокачественные связи и их взаимодействие.

8 Целостность системы определяется постоянством отношений и связей между людьми.

9 Представителем системы выступает орган управления или руководитель, который определяет общие цели и задачи каждого элемента системы (подразделения, работника). Роль руководителя в системе вызвана необходимостью разделения труда. Управляющий орган или руководитель должны стремиться к тому, чтобы цели организации как можно в большей степени отражали потребности и интересы людей её работников.

Ситуационный подход в управленииразработан в конце 60-х годов XX в. и вытекает из системного подхода к управлению. Подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Центральным фактором ситуационного подхода является сама ситуация, т.е. комплекс обстоятельств, влияние которых на организацию в данный момент самое сильное.

Методы ситуационного анализа:

· Обзор;

· Информационное обобщение;

· Проект;

· Отчёт;

· Библиографические справки,

· Метод экспертных оценок и «мозгового штурма»,

· Разнообразные методы сегментации, сбора данных, анализа и статистической оценки и пр.

Достижения:

· развитие информационных систем;

· установлено - не существует какого-то одного (лучшего) способа управления. Самым эффективным всегда оказывается метод, который более всего соответствует сложившейся ситуации, и обеспечит оптимальный результат работы всей организации.

Наиболее популярной теорией ситуационного управления является теория "7-S", разработанная двумя парами исследователей. Первая пара – Т. Питерс и Р. Уотермен, , вторая пара – Р. Паскаль и Э. Атос,

Теория управления «7-S»формируется на базе 7 взаимосвязанных составляющих:

1 Стратегия управления;

2 Структура штатов;

3 Процессы организации;

4 Стиль руководства;

5 Квалификация персонала;

6 Разделение ценностей;

7 Подбор и расстановка кадров.

В соответствии с данной концепцией, только те организации могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из данных семи составляющих.

Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции менеджера. Однако, эти авторы были склонны рассматривать функции как независимые друг от друга. Процессный подход, в противоположность этому, рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей это серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, называют управленческими функциями. Процесс управления является общей суммой всех функций.

Процессный подход как концепция управления, окончательно сформировалась в 80-х годах прошлого века.

Процессный подход базируется на нескольких основных принципах:

1 Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов, которые взаимосвязаны между собой;

2 Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы внутренним или внешним потребителем

3 Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;

4 Принцип контроля процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;

5 Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.

Процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации.

• Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий (материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.).
• Выходами процесса являются ожидаемые результаты, ради которых предпринимаются действия . Выходом может быть как материальный продукт, так и различного рода услуги или информация.
• Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.
• Владелец процесса У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход) процесса.
• Поставщики и потребители. Поставщики обеспечивают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов.
• Показатели процесса необходимы для получения информации о его работе и принятии соответствующих управленческих решений. Показатели процесса это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход).

Преимущества процессного подхода

1 Координация действий различных подразделений в рамках процесса;

2 Ориентация на результат процесса;

3 Повышение результативности и эффективности работы организации;

4 Прозрачность действий по достижению результата;

5 Повышение предсказуемости результатов;

6 Выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;

7 Устранение барьеров между функциональными подразделениями;

8 Сокращение лишних вертикальных взаимодействий;

9 Исключение невостребованных процессов;

10 Сокращение временных и материальных затрат.

Процессный подход лежит в основе нескольких популярных и достаточно эффективных концепций по совершенствованию работы организаций:

Всеобщий менеджмент качества(TQM). Это концепция, которая предусматривает непрерывное повышение качества продукции, процессов и системы управления организацией.

Постоянное улучшение процессов. Это концепция, которая предусматривает незначительные, но постоянные улучшения процесса, по всем его составляющим. Наиболее известным подходом, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов является японский подход кайдзен.

Совершенствование бизнес-процессов или управление бизнес процессами. Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес процессы с целью повышения их эффективности. Изменения процессов осуществляются постепенно, но обязательно на систематической основе;

Реинжиниринг бизнес-процессов. Этот подход возник в начале 90-х годов 20-го века. В его основе лежит переосмысление существующих процессов и их радикальное изменение (перепроектирование). В отличие от трех вышеуказанных подходов реинжиниринг предусматривает быстрое изменение процессов. Также в этом подходе значительный упор делается на применение информационных технологий.

Кроме указанных подходов в науке менеджмента используются стратегический, комплексный, интеграционный, маркетинговый, функциональный, динамический, воспроизводственный, процессный, нормативный, количественный (математический), административный, поведенческий, ситуационный, эмпирический, затратный, сбытовой, производственный, статический, инновационный и др. подходы.