Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

 

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

 

ОКУД предназначен для решения следующих задач: · регистрации форм документов;

· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; ооккрраащщеенниияя ккооллииччеессттвваа ппррииммеенняяееммыыхх ффооррмм;;

· исключения из обращения неунифицированных форм документов;

 

· обеспечения учёта и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

 

· контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

 

· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

 

ОбъектамиклассификациивОКУДявляютсяобщероссийские(межотраслевые,межведомственные)унифицированныеформыдокументов,утверждаемыеминистерствами(ведомствами)РоссийскойФедерации—разработчикамиунифицированныхсистемдокументации(УСД).

 

 

Структура кода в ОКУД

 

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи

цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

 

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

· блока идентификации;

 

· блока наименований объекта классификации.

 

ддееннттииффииккаацциияя ууннииффиицциирроовваанннноойй ффооррммыы ппррооввооддииттссяя ччеерреезз

классификацию. Структура кодового обозначения

унифицированной формы документа по ОКУД: XX XX XXX X

1-2 символ — Класс форм

 

3-4 символ — Подкласс форм

 

5-7 символ — Регистрационный номер 8 символ — Контрольное число

 

 

Например: 09010046Расчетнаяведомость

постраховымвзносамвПенсионный

Фонд

 

· 09 - класс формы (Унифицированная система

окументации Пенсионного фонда)

 

· 01 - подкласс (Документация по учету и

распределению средств)

 

· 004 - порядковый номер (Расчетная

ведомость по страховым взносам в

Пенсионный фонд

 

· 6 - контрольное число

 

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

 

Документ - эта любая семантическая информация, которая

выражена на любом языке и зафиксирована любым способом

на любом носителе с целью ее постоянного обращения в динамической информационной системе. Обращение означает

последовательную смену информационных процессов:

передача, прием, обработка, хранение, поиск, размножение.

 

Документ – определенная совокупность сведений, расположенных

аа ммааттееррииааллььнноомм ннооссииттееллее вв ссооооттввееттссттввииии сс ууссттааннооввллеенннноойй

формой.

 

1. Документ – материальный объект, 2. Документ – носитель информации,

3. Документ – документированная информация.

 

Мы будем рассматривать 2-е и 3-е трактование термина документ

 

 

· Реквизит – это информационная совокупность, которая не поддается дальнейшему расчленению (на смысловом уровне) на единицы информации.

Группировка реквизитов

 

 

РЕКВИЗИТ ИТ

 

РП РО

 

Справочные Группировочные Кол-во % Уд.вес Др.

 

РО оличественные свойства сущностей, РП - качественные свойства сущностей.

· Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их получения на количественные, стоимостные, проценты, удельные веса и др.

 

· Множество реквизитов признаков по степени формализации делится на два подмножества:

 

– справочные реквизиты-признаки, - как правило, наименования, предназначенные для понимания показателя пользователем;

 

– группировочные реквизиты-признаки - закодированные справочные признаки, предназначенные для логической обработки информации на ЭВМ.

 

· Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки описывающие процессы, место, время выполнения

роцессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе.

 

· Например: Наименование материала (справочный РП) – код материала (группировочный РП), ФИО –табельный номер.

 

· Каждый из реквизитов-оснований вместе с относящимися к

нему признаками образует показатель.

 

· Показатель - качественно определенная величина, дающая количественную характеристику отображаемому объекту

(предмету, процессу, явлению}, имеющая экономическийсмысл.

 

· Показатель – это информационная совокупность с

инимальным составом, достаточным для образования

документа, включающая в себя только один реквизит-основание

и один или несколько реквизитов-признаков.

 

 

· Элементы показателя, как и показатель в целом, можно

рассматривать с двух точек зрения: по форме и по значению: · форма – это наименование граф и строк,

· значение –записанные в этих графах и строках конкретные

числа, цифра.

Внешнее ИО

 

Формы документов

 

 

Линейная

 

 

Анкетная

 

 

Табличная

 

Наименование	Показатель 1	]	Показате льi	]	Показатель n
Значение

 

Наименован ее	Значение
Показатель 1
J
Показатель i
J

 

 

Наименование

 

 

Значение Показатель ] Показательi ] 1

Внешнее ИО

 

 

 

Требование
Номер документа РП	Дата РП	отправитель	Вид операции РП
Склад РП	Секция РП
Наименовани е РП	Ед. измерения РП	Количеств о РО	Цена РО	Сумма РО
Затребовал РП	Отпустил РП

 

Заголовочная зона

 

 

Содержательная зона

 

 

Оформительная зона

Внешнее ИО