Взаимодействие финансовой службы организации с партнерами, дебиторами и кредиторами
Эффективность управления финансами организации в значительной степени зависит от правильного оформления финансовой службой организации договоров с контрагентами, организации взаимодействия этой службы с другими подразделениями аппарата управления и информированности руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации. К основным задачам организации документооборота при управлении финансами относятся: определение видов договоров поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации. Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать (продать) в обусловленный срок (сроки) производимые товары в собственность покупателю, а последний обязуется принять товар и уплатить за него согласованную денежную сумму. В процессе исполнения договора поставки выделяются три этапа подготовки и движения документов: 1) распределение функций в процессе выбора поставщиков и сбора информации; 2) составление договора и юридический контроль; 3) определение ответственных исполнителей. 1. Распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации. Отдел снабжения: – согласовывает годовые потребности организации с потребностями – определяет потребность в товарах и сырье на год; – конкретизирует номенклатуру и объемы поставок; – согласовывает потребности организации на данном этапе с финансовой – налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика; – собирает подробную информацию о поставщике; –представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций, Финансовая служба: ● согласовывает потребности организации в товарах и сырье с отделом ● определяет потребность в оборотных средствах и составляет план платежей ● проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов. Юридическая служба: – перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает – представляет в финансовую службу организации характеристику фирмы-поставщика вместе с ее финансовой отчетностью для экспертизы финансовой устойчивости. 2. Составление договора и юридический контроль. Ответственность за составление договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на финансовая и юридическую службы организации. Финансовая служба: ● уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением контракта, ● прогнозирует риски. – разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных, – при отсутствии типового договора под конкретную сделку разрабатывает Бухгалтерия: – осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары; – контролирует правильность оплаты; – следит за соблюдением сроков оплаты; – оформляет соответствующие документы. Организационно-технологическая схема работы организации с договорами включает 2 этапа. Этап I: оформление договора. 1. Отдел снабжения оформляет проект договора и представляет его в 2. Финансовая служба при согласии с содержанием договора визирует его 3. Юридическая служба при согласии с содержанием договора визирует его 4. Отдел снабжения присваивает договору номер, оформляет его в двух 5. После подписания генеральным директором отдел снабжения передает уже 6. Финансовая служба регистрирует договор и передает его копии в Этап II: контроль за исполнением договора поставки. 1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контракт с контрагентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату. 2. Исполнитель передает полученный счет в финансовую службу на визу. 3. Финансовая служба удостоверяется в наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на 4. Подписанный генеральным директором счет передается в бухгалтерию для оплаты, где регистрируется в журнале представленных на оплату документов. Форма 4.1 Журнал учета документов, поступивших для оплаты.
5. Бухгалтерия проводит оплату и передает копии платежных поручений 6. Исполнитель уведомляет поставщика об оплате по данным бухгалтерии. 7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в финансовую службу
Форма 4.2 Журнал учета дебиторской и кредиторской задолженности
8. Финансовая служба на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки. И еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности генеральному директору и в отдел снабжения для принятия необходимых мер. Форма 4.3 Журнал учета просроченной дебиторской задолженности
Этап III: оформление закрытия договора, 1. Исполнитель проверяет наличие доставленных товаров по данным бухгалтерии, их соответствие условиям контракта. 2. Исполнитель проверяет соответствие качества доставленных товаров характеристикам и качеству товаров, оговоренным в контракте с фирмой-поставщиком. 3. При окончании срока действия договора исполнитель составляет акт о закрытии договора и передает его на визу в финансовую службу. 4. Финансовая служба проверяет выполнение договора, визирует акт и передает его на визу в юридическую службу. 5. Юридическая служба удостоверяется в юридической правильности закрытия договора, визирует акт и возвращает исполнителю для оформления закрытия договора. 6. Исполнитель присваивает акту номер, оформляет его в двух экземплярах, 7. После подписания генеральным директором полностью оформленный акт о 8. Финансовая служба регистрирует акт и передает его копии в бухгалтерию, 9. Финансовая служба ежемесячно представляет в отдел снабжения сведения о Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью, а также для анализа спроса на товары и их предложения могут быть представлены в следующей форме: Форма 4.4 Дебиторы и кредиторы на « » биторскойг.
Исходная информация для заполнения формы: 1. Заявки на капитальные вложения. 2. Договоры. 3. Счета поставщиков. 4. Данные о банковском счете (выписки, первичные документы). 5. Кассовые документы. 6. Данные о поступлении товарно-материальных ценностей, оказанных услугах На основе полученных данных формируется файл дебиторов и кредиторов (заполняются графы 1,2,4,5,6,7,8,9,10). Рассчитывается контрольный срок дебиторской задолженности каждого дебитора (графа 3). Ежедневно по дебиторам и кредиторам составляется сальдо (графы 1 1, 12). Если сальдо равно нулю, то данная запись о дебиторе (кредиторе) удаляется. Каждый понедельник формируется таблица дебиторов, чья плановая задолженность превышена (делается выборка данных о дебиторах, для которых: текущая дата — дата из графы 7 > графы 3). Форма 4.4 представляется в юридический отдел для ведения претензионной работы. Выписки из этой таблицы направляются соответствующим исполнителям. Не позднее 5-го числа каждого месяца формируется информация о просроченной (в соответствии с договорами) дебиторской и кредиторской задолженности, которая передается руководству. Ежеквартально (не позднее 15-го числа первого месяца, квартала) готовятся предложения по списанию дебиторской и кредиторской задолженности. Управление финансовыми отношениями осуществляется в рамках утвержденного финансового плана. В связи с этим при принятии решения об оплате счетов необходимо соблюдать определенную последовательность процедур: 1) проверка законности счета (наличия договора, соблюдения сроков оплаты); 2) проверка поставщика на предмет наличия просроченной дебиторской 3) оценка возможности оплатить счет (сравнение сальдо по соответствующей
Популярное: Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1829)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |