ТЕМА: Докладная записка

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, а в случае необходимости - выводы и предложения составителя по его решению.

Докладная записка составляется как по указанию руководителя предприятия, так и по инициативе структурного подразделения или конкретного работника. Докладная записка, как правило, является основанием для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа.

Докладная записка может быть адресована руководителю данного предприятия, структурного подразделения или в вышестоящую организацию.

Оформление докладных записок должно соответствовать установленным требованиям и имеет свои особенности в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию.

Докладная записка, направляемая за пределы данного предприятия, называется внешней и оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата Л4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Б состав ее типового формуляра входят следующие реквизиты:

• наименование министерства или ведомства (в случае необходимости) -
располагается в левом верхнем углу документа от нулевого положения
табулятора;

• наименование предприятия или организации - автора документа оформляется
через два межстрочных интервала от границы левого поля;

• название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) - оформляется через два
межстрочных интервала заглавными буквами от границы левого поля
документа;

• дата докладной записки оформляется установленным способом от границы
левого поля через два интервала и является датой ее подписания и отправки,
дата проставляется лицом, подписавшим документ;

Задания для самостоятельной работы

Составить и оформить докладные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях:

Ситуация /. 20 июня текущего гола заместитель начальника производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (подчиняется Министерству связи РФ) Дубов П.И. обратился к начальнику Специального управления телефонной связи министерства Аксенову Г .С. с предложением выделить прямые провода и назначить телефонные номера новым абонентам по договорам.

Адреса абонентов: ул. Чехова, д. 7 (КРОСС АТС - 295) и пер Сивцев Вражек, д. 3 (КРОСС АТС - 294),

Выделение прямых проводов необходимо для включения абонентов в сеть данных «Инфотел» с 1 июля текущего года. Проекты договоров с абонентами подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ.

Докладная записка зарегистрирована за № 34 и в день подписания и отправлена в министерство.

Ситуация 2. Филиалы межбанковского объединения «Торбанк», расположенные в Москве и Московской области, задерживают представление ежемесячных отчетных бухгалтерских документов.; или представляю их с опозданием на 4-5 дней. По этой причине сводные месячные отчеты объединение направляет в Центральный банк РФ также с нарушением установленных сроков.

Финансовый директор «Торбанка» Лопарев Н.Н. 12 июля текущею года в докладной записке предложил президенту банка Федорову И.О издать приказ об установлении единого срока представления отчетных бухгалтерских документов (28 числа каждого месяца) и о возложении персональной ответственности за соблюдение этого срока на директоров филиалов

Ситуация 3. В Московском институте повышения квалификации работников образования Правительства Москвы созданы постоянно действующие курсы повышения квалификации кураторов муниципальных школьных округов. Курсы работали на принципе самоокупаемости, однако в текущем учебном голу для продолжения их деятельности необходимо дополнительное финансирование из бюджета г. Москвы.

Ректор института, профессор Амосов В.В. обратился к руководителю Департамента образования Козиной Л.Н. с просьбой выделить 10 млн.руб. для поквартального финансирования деятельности курсов в текущем учебном году.

Ситуация 4. Главный бухгалтер Московского комбината по производству музыкальных инструментов и мебели Анохина Л.Н. 9 октября текущего гола провела оперативную проверку состояния учета товарно-материальных ценностей на складе легковоспламеняющихся жидкостей.

Ею установлено, что приходные и расходные документы на складе ведутся небрежно и сдаются в бухгалтерию с опозданием на 5-6 дней.

При проверке фактического наличия материалов по 24 наименованиям была установлена недостача 50 кг клея ПБА, 25 кг лака мебельного и 10 л. ацетона. Составлена ведомость остатков расходных материалов на 2 листах в 2 экземплярах.

Результаты оперативной проверки 10 октября текущего года были оформлены в докладной записке, которая с одним экземпляром ведомости была направлена директору комбината Ларионову В.М.

Ситуация 5. Заместитель руководителя Департамента внешних связей Правительства Москвы Суров П.С. сообщил первому заместителю премьера правительства по комплексу социальной защиты Коробову В.А., что 15 сентября текущего года департамент провел переговоры с фирмой «Мерк» (Бельгия) об ассортименте и расчетных ценах на фармацевтическую продукцию, предлагаемую для реализация в Москве по социально низким ценам.

П.С. Суров предложил определить, какие муниципальные аптеки могут стать базовыми для реализации товаров фирмы «Мерк», и разрешить им заключить прямые договоры о поставках малых партий (0,5 т) фармацевтической продукции с 1 января следующего года.

Докладная записка за Л'2 24 была отправлена в Правительство Москвы 16 сентября текущего года.

Ситуация 6. В управлении кадров Академии внешней торговли Министерства внешних экономических связей РФ освободилось место инспектора по персоналу.

Начальник управления Уваров Л.П. ходатайствует о переводе специалиста учебно-методического отдела Сафоновой А.П., окончившей в прошлом году факультет управления Российского государственного гуманитарного университета (специализация - «управление персоналом»), на работу по специальности с 10 сентября текущего года.

Докладная записка на имя проректора академии Петрова И.К. была составлена 4 сентября, в тот же день завизирована начальником учебно-методического отдела Ерохиным В.С. и 5 сентября представлена на рассмотрение

Ситуация 7. В акционерной страховой компании «Аском» проведен анализ подбора и расстановки кадров руководителей с высшим специальным образованием.

В. текущем году в исполнительной дирекции компании только 7 начальников отделов и секторов из 16 имели высшее экономическое и финансовое образование. В филиалах и отделениях компании 52% должностей руководителей замещены специалистами с высшим специальным образованием.

Начальник управления кадров Кононов А.М. 15 апреля текущего года предложил президенту «Аском» Узлову В.С. заключить договоры с Российской академией управления о ежегодной целевой платной подготовке 2 специалистов по специальности «Экономист-менеджер страхового дела» и о повышении квалификации специалистов с высшим образованием по специализации «финансы и учет в страховом деле».

Ситуация 8. Государственный комитет РФ по образованию является постоянной базой прохождения производственной практики студентов > курса факультета управления Российского государственного гуманитарного

университета.

20 мая начальник отдела международных связей вузов Пономарев Г.С. обратился к управляющему Костюнову Ю.А., организующему работу студентов в Госкомитете, с просьбой направить в отдел 3 студентов для подготовки документов к сдаче в центральный архив и разработки рекомендаций по уточнению номенклатуры дел отдела на следующий год.

Производственная практика в отделе планируется с 1 по 20 июня, а с 21 по 17 июня - в Управлении внешних сношений Министерства науки и технической политики РФ, что обеспечит выполнение работ по всем разделам и темам программы практики. Ответственным за прохождение студентами производственной практики в отделе будет назначен главный специалист по международным связям вузов Лаврушин Т.А.

Ситуация 9. Коммерческий директор торгового акционерного общества N4Торговый дом «Вест» 10 ноября текущего года направил заместителю председателя правления - генеральному директору Исаеву Л.А. докладную записку о направлении в командировку ведущего специалиста коммерческого отдела Дементьева Т.Н. и эксперта Нефедова С.С.

В г. Санкт-Петербурге с 12 по 14 ноября состоится международный пушной аукцион «Русский мех», в котором специалистам торгового дома «Вест» необходимо принять участие с целью изучения конъюнктуры спроса на .меховые изделия. Ведущему специалист)' Дементьеву Т.Н. целесообразно также оформить доверенность на участие в торгах и заключение контрактов.

Ситуация 10. Совместное российско-шведское предприятие «Виттер», зарегистрированное в г. Москве, построило собственную гостиницу для приема иностранных партнеров в поселке Голицыне Одинцовского района Московской области. Гостиница не является юридическим лицом и не имеет самостоятельного расчетного счета. До ее открытия предприятие «Виттер» должно встать на учет в Администрации Московской области по внешнеэкономической деятельности (ВАМО) и сообщить о кодах, присвоенных предприятию органами стандартизации в момент регистрации.

20 ноября текущего года генеральный директор предприятия Филиппов С.А. направил докладную записку № 8, в которой информирует, что «Випер» на территории Московской области предполагает осуществлять следующие виды деятельности: гостиничные услуги - 91620, реклама - 84300, транспортно-экспедиционные услуги - 51500, розничная торговля - 71211, общественное питание -71331.

Коды по Общероссийскому классификатору отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) были присвоены в момент регистрации предприятия 16.09.90, свидетельство № 22-322-46/02-0376.