Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу»

Урок № 2. Заполняем личную карточку

Мария МАЛАХОВА
​юрист, эксперт журнала "Кадровое дело"

В статье читайте:

· Какие организации обязаны оформлять личные карточки на сотрудников

· Вносится ли период отпуска без сохранения зарплаты в личную карточку

· Нужно ли отражать в личной карточке информацию о замене отпуска денежной компенсацией

Каждому сотруднику, принятому по трудовому договору, в его первый рабочий день нужно завести личную карточку (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек). В ней необходимо отражать информацию о сотруднике, его трудовой деятельности и т. п. Также в карточке работодатель должен дублировать записи, которые он вносит в трудовую книжку, и знакомить с ними сотрудника под роспись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Разберем нюансы оформления личной карточки работника.

На основании каких документов оформляется личная карточка

Личную карточку на сотрудника заполняет работник кадровой службы на основании:

– приказа о приеме на работу;
– паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
– трудовой книжки (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник трудоустраивается по совместительству);
– страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
– военного билета (для военнообязанных);
– документа об образовании (если работа требует специальных знаний);
– личных сведений, которые сообщает о себе сам работник (номер телефона, адрес проживания, владение иностранными языками и т. п.);
– других документов, которые могут предусматриваться законодательством.

Как правильно заполнить разделы личной карточки

Личная карточка ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника, начиная со дня его трудоустройства. И закрывается в день расторжения трудового договора. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны только государственные организации, остальные вправе разработать свою форму. При этом личная карточка должна содержать обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Поэтому, разрабатывая свою форму личной карточки, за основу лучше взять унифицированную. При этом можно убрать ненужные графы и дополнить недостающими.

Шапка личной карточки

В шапке личной карточки указывают наименование организации (1), дату составления (2), табельный номер работника (3), его ИНН (4), номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (5), первую букву фамилии сотрудника (6), характер работы (временно/постоянно) (7), вид работы (совместительство/основная) (8), пол работника (м/ж) (9).

Раздел «Общие сведения»

Этот раздел является самым объемным в личной карточке, в него вносят личные данные работника. На основании паспорта указываются сведения: Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, паспортные данные, адрес прописки. Если сотрудник имеет двойное гражданство, то он должен представить документ, подтверждающий такой факт.

На основании документа об образовании указывают наименование учебного заведения, данные о документе, подтверждающем полученное образование, год окончания обучения, направление или специальность. На основании трудовой книжки заполняют сведения о профессии и стаже работы. Остальную информацию – знание иностранного языка, состояние в браке, состав семьи, адрес фактического места жительства – вносят со слов работника.

Раздел «Сведения о воинском учете»

Оформлять раздел нужно только на военнообязанных сотрудников. Заполняют его на основании военного билета (временного удостоверения) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Даже если работодатель разрабатывает собственную форму личной карточки, этот раздел исключать нельзя, так как сведения, которые в него вносятся, являются обязательными для каждого работодателя (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу»

В этом разделе необходимо отразить следующие записи – дата приема (10), структурное подразделение (11), должность (12), оклад (13), реквизиты приказа о приеме на работу (14). Вносить их нужно на основании приказа о приеме на работу или распоряжения о переводе на другую работу. Сведения дублируют записи в трудовой книжке, с которыми работника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке (15).

Раздел «Аттестация»

Данный раздел заполняют, только если в организации проводится аттестация сотрудников. В этом случае указывается дата прохождения аттестации, решение аттестационной комиссии (например, «соответствует занимаемой должности»), дата и номер протокола заседания комиссии, а также реквизиты приказа о проведении аттестации.