Этапы проектирования базы данных

1. Определение цели создания базы данных. 2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей. 4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами. 6. Обновление структуры базы данных.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули). 8. Использование средств анализа в Microsoft Access.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы. Таблица - основной структурный элемент системы управления реляционной базы данных. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) полей (столбцов). Данные в отдельной таблице относятся к определенной категории, например, сведения о сотрудниках или заказах. При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Запросы - требования на отбор данных, хранящиеся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать этот набор как источник данных для формы или отчета. Формы - объект базы данных Microsoft Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащих для ввода, отображения или изменения данных в полях. Отчет - объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для отображения данных, организованных и отформатированных в соответствии со спецификациями пользователя. С помощью отчетов составляются коммерческие сводки, различные списки. Макрос - макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций. Модуль - совокупность описаний, инструкций и процедур, сохраненная под общим именем. В Microsoft Access существуют модули двух типов: стандартный модуль и модуль класса. Модули форм и отчетов являются модулями классов и содержат программы, являющиеся локальными для этих объектов. Процедуры из стандартного модуля, если они не описаны явно как локальные для содержащего их модуля, распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей в той же базе данных или из адресуемых баз данных. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

31. Организация хранения данных в реляционных БД. Таблицы в СУБД Аксес. Типы данных в таблицах Аксес

В реляционных базах данных таблицы связываются друг с другом посредством совпадающих значений ключевых полей. Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние. Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе. Необходимо еще раз отметить, что в поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле вторичного или внешнего ключа совпадение значений в строках таблицы допускается. Программы, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования данными называются системами управления базами данных (СУБД). Другими словами СУБД предназначены как для создания и ведения базы данных, так и для доступа к данным. СУБД MS Access-это Приложение Microsoft Access - это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003). СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов. К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие: Проектирование базовых объектов - двумерные таблицы с полями разных типов данных. Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логикиСоздание БД. Этапы проектирования

Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:

 Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)

 Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)

 Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)

 Дата/время – даты и время (8 байт)

 Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)

 Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)

 Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)

 Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)

 Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)

 Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.). При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.