Лабораторная работа 3. «Слияние документов (персонализация писем)»

Лабораторная работа №4

Создание составного документа

Цель работы: научиться создавать в текстовом процессоре Writer сложные составные документы с применением гиперссылок, сносок, электронного оглавления и перекрестных ссылок; изучить некоторые служебные операции по работе с файлами.

Теоретические сведения

Текстовый процессор Writer позволяет вставлять в редактируемый документ тексты и рисунки, хранящиеся в отдельных файлах. Причем эти файлы могут быть созданы в других программных средах и иметь иной тип данных. В результате получается интегрированный (составной) документ, в котором связанные между собой фрагменты имеют разные типы и созданы в разных приложениях или программах. Составной документ можно хранить, печатать и производить с ним любые другие действия, как с обычным документом, содержащим однотипные данные. В составном документе удобно создавать электронное оглавление и гиперссылки по всем вложенным документам.

Работа с файлами.

В редакторе Writer можно обрабатывать не только созданные в нем файлы. Можно открыть файлы, созданные в других приложениях, а также сохранять в других форматах.

OpenOffice.org может осуществлять экспорт документов в формат PDF (Portable Document Format). Этот промышленный стандартный файловый формат для просмотра идеален для того, чтобы переслать файл кому –либо для просмотра с использованием Adobe Reader или другого просмотрщика PDF-файлов. Эта процедура выполняется командой Файл/Экспорт в PDF в окне Параметры PDF.

Объединение файлов без использования буфера можно выполнить командой Вставка/Файл.

Практическая часть

Задание 1.Создайте в текстовом процессоре Writer сложный составной документ с применением гиперссылок, сносок, электронного оглавления и перекрестных ссылок.

Технология выполнения

1. Запустите текстовый процессор Writer.

2. Создайте составной документ из текстов лабораторных работ, подготовленных на предыдущих занятиях. Для этого выполните команду Вставка/ Файл, выберите из личной папки файл «Лаб 1», вставьте его на лист. Для того чтобы следующее задание начиналось с новой страницы, выполните команду Вставка/ Разрыв/ Разрыв страницы. Далее аналогичным образом вставьте все созданные файлы.

3. Вставьте чистый лист в начало документа (Вставка/ Разрыв/ Разрыв страницы)и оформите его как титульный. Используйте Галерею текстовых эффектовдля оформления данных титульного листа. Для этого:

– На панели инструментов Рисованиеили Текстовые эффектыщелкните по значку Галерея текстовых эффектов.

– В диалоговом окне Галерея текстовых эффектоввыберите стиль текстового эффекта и нажмите кнопку ОК. Объект текстового эффекта вставится в документ.

– Дважды щелкните по объекту, чтобы перейти в режим редактирования текста.

– Появившийся стандартный текст эффекта замените своим.

– Чтобы выйти из режима редактирования текста, нажмите клавишу <Esc>.

Пользуясь описанной технологией, введите данные титульного листа:

– учебное заведение;

– заголовок «Лабораторный практикум по информационным технологиям. Подготовка документов в текстовом процессоре Writer»;

– данные о студенте;

– дата.

4. Озаглавьте каждый раздел.

Впечатайте в начало каждого задания заголовок:

Лабораторная работа 1. «Использование текстового процессора
OpenOffice.org Writer для подготовки документов»

Лабораторная работа 2 «Создание интерактивных форм в OpenOffice»

Лабораторная работа 3. «Слияние документов (персонализация писем)»

 

5. Заголовки оформите с использованием стилей форматирования.

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам и спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования. Стили заголовков – это группа специальным образом оформленных стилей, используемых при создании автоматического оглавления. В зависимости от приоритета элементов оглавления (глава, раздел, тема, приложение и т.д.) различают следующие стили:

– Заголовок 1– заголовок первого уровня (например, названия глав);

– Заголовок 2– заголовок второго уровня (например, названия разделов глав);

– Заголовок 3и т.д.

Для оформления заголовка нужным стилем:

– выделите заголовок;

– разверните список всех доступных стилей (Формат/ Стили и форматирование) и выберите стиль, например, Заголовок 1.

6. Сформируйте из полученных заголовков электронное оглавление в начале документа. Для этого:

– установите курсор в начало текста;

– выполните команду Вставка/ Оглавление и указатели;

– для того чтобы оглавление работало автоматически, расставьте систему гиперссылок. Перейдите на вкладку Элементы. В строке Структуращелкните в пустом поле перед частью, для которой требуется создать гиперссылку, а затем нажмите кнопку Гиперссылка. Щелкните в пустом поле после части, для которой требуется создать гиперссылку, а затем нажмите кнопку Гиперссылкаеще раз. Нажмите кнопку Все уровнии завершите работу кнопкой ОК.

 

Рис. 1. Создание электронного оглавления

 

– удостоверьтесь в правильной работе гиперссылок оглавления: <Ctrl> + щелчокдолжен осуществлять переход в нужный раздел.

 

7. Создайте несколько сносок в тексте.

Для вставки сноски проделайте следующие действия:

– Выберите Вставить/ Сноска / Концевая сноска.

– В области Нумерациявыберите требуемый формат. Если выбран параметр Символ, нажмите кнопку обзора (...) и определите символ, который требуется использовать для сноски.

– В области Типвыберите параметр Сноска (или Концевая сноска,

в этом случае сноска будет располагаться в конце всего документа).

– Нажмите кнопку ОК.

– Введите под чертой текст сноски (на Ваше усмотрение)

– Продумайте и создайте еще не менее 2–3 сносок по тексту.

8. Создайте гиперссылки на задания. Для этого в конце каждой лабораторной работы добавьте фразу «Перейти к выполненным заданиям лабораторной работы №…»

Для создания гиперссылки проделайте следующие действия:

– Выделите текст, с которого будет производиться гиперссылка («Перейти к выполненным заданиям лабораторной работы №…»).

– Выполните команду Вставка/ Гиперссылка.

– В открывшемся окне выберите раздел Документи в строке Путь

укажите путь к нужному файлу (рис. 2).

Рис. 2. Создание гиперссылки

 

– Нажмите кнопку Применить.

– Закройте окно и убедитесь, что гиперссылка работает правильно и переход открывает нужный файл.

9. Создайте перекрестные ссылки на литературу. Для этого:

– Введите в конце текста список литературы, причем пронумеруйте его автоматически с помощью нумерованного списка (иначе редактор ссылок не обнаружит нумерованные абзацы):

1. Информатика [Текст] : учеб. / под ред. Н.В. Макаровой. – 3-е изд.,

перераб. – М. : Финансы и статистика, 2007. – 768 с.

2. Информационные технологии в образовании [Текст] : учеб. пособие /

сост. И.Г. Захарова. – 4-е изд., стер. – М. : Академия, 2008. – 192 с.

3. Сетевой информационный поиск [Текст] : практ. пособие / сост.

В.Н. Романенко, Г.В. Никитина. – СПб. : Профессия, 2005. – 288 с.

– В основном тексте установите курсор в месте, где будет располагаться ссылка на первый источник из списка литературы.

– Выполните команду Вставка/ Перекрестная ссылка.

– В открывшемся окне выберите тип поля Нумерованные абзацы(рис.3). В разделе Выборвыберите первый источник – Информатика: учебник / под ред. Н.В. Макаровой. В разделе Вставить ссылкувыберите Номер (полный контекст). Нажмите кнопку Вставить. Закройте окно. Убедитесь, что в тексте появилась ссылка на первый источник: цифра 1.

Рис. 3. Создание перекрестной ссылки

– Повторите указанные действия для всех книг из списка литературы, расставив в тексте на них перекрестные ссылки. Убедитесь, что при наведении курсора на ссылку появляется всплывающее окно с литературным источником.

– Убедитесь, что перекрестная ссылка обновляется автоматически. Добавьте в алфавитном порядке еще несколько книг в список (например, добавьте первым номером: Информатика [Текст] : курс лекций: учеб. пособие / сост. В.Т. Безручко. – М. : Форум: ИНФРА-М, 2009. – 432 с.). Обратите внимание, что книги в списке литературы при этом поменяют порядковые номера. Обновите перекрестные ссылки в основном тексте, нажав клавишу <F9>.

Убедитесь, что ссылки обновились.

10. Пронумеруйте страницы документа. Для этого:

– Установите курсор в нижний колонтитул (Вставка/ Нижний колонтитул/ Обычный).

– Выполните команду Вставка/ Поля/ Номер страницы.

11. Обновите оглавление, так как с добавлением колонтитула распределение текста по страницам могло измениться. Для этого щелкните правой кнопкой по оглавлению и из контекстного меню выберите команду Обновить оглавление.

12. Сохраните файл в личной папке под именем Итоговый документ+Ваша фамилия.

 

Задание 2.Экспортируйте подготовленный в задании 1 документ в формат PDF.

Технология выполнения

1. Открыв документ, выполните командуФайл/Экспорт в PDF …

2. В открывшемся окне Параметры PDF укажите требуемые параметры и нажмите кнопку Экспорт.

3. Укажите место сохранения документа и его имя.