Типовые технологические операции над рабочими книгами и листами

Лабораторная работа № 1

НАСТРОЙКА НОВОЙ РАБОЧЕЙ КНИГИ В MICROSOFT EXCEL

Краткие теоретические сведения

Для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, используют табличный процессор Microsoft Excel. Документы, созданные в среде Microsoft Excel, называют рабочими книгами. Рабочие книги записываются как файлы с расширением .XLS. Интерфейс среды Microsoft Excel с рабочей книгой представлен на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Интерфейс стандартной рабочей книги с листами

Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы могут быть разного типа: рабочими листами, модулями Visual Basic Application, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги (см. рис. 1.1). Для перехода с одного листа на другой следует выполнить щелчок на соответствующем ярлыке. Название текущего (активного) листа выделено полужирным шрифтом.

Рабочее поле Microsoft Excel – электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Названия столбцов – одна или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы занумерована арабскими цифрами. Размер таблицы фиксирован: число столбцов – 256, строк – 16384.

Пересечение конкретного столбца и конкретной строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка. При необходимости в адресе может быть также указано имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка – элемент формулы и используется в том случае, если необходимо обратиться к содержимому какой-либо ячейки таблицы. В этом случае адрес ячейки будет использоваться в качестве ссылки. Например, на рис. 1.1 указана ячейка с адресом (ссылкой) В6. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться В6.

Для просмотра электронной таблицы используются линейки прокрутки (полосы скроллинга) (см. рис. 1.1).

В табл. 1.1 представлены типовые технологические операции с рабочими книгами и листами.

Таблица 1.1

Типовые технологические операции над рабочими книгами и листами

Название технологической операции	Технология выполнения операции
Создать новую книгу	1. Выполнить команду Файл ► Создать… главного меню. 2. Выбрать тип шаблона Чистая книга. Альтернативный вариант Нажать комбинацию клавиш Ctrl + N. Альтернативный вариант Нажать кнопку (Создать) на панели инструментов Стандартная.
Открыть книгу	1. Выполнить команду Файл ► Открыть…главного меню. Альтернативный вариант Нажать комбинацию клавиш Ctrl + O. Альтернативный вариант Нажать кнопку (Открыть) на панели инструментовСтандартная. 2. Выбрать требуемую папку и тип файла. 3. Выполнить щелчок на имени требуемого файла[1] и нажать кнопку Открыть. Альтернативный вариант Выполнить двойной щелчок[2] на имени требуемого файла.
Закрыть рабочую книгу	Выполнить команду Файл ► Закрытьглавного меню. Альтернативный вариант Нажать кнопку (Закрыть окно) внутри открытого окна (не путать с аналогичной кнопкой в титульной строке, закрывающей программу целиком).

продолжение табл. 1.1

Сохранить новую книгу	1. Выполнить команду Файл ► Сохранитьглавного меню. Альтернативный вариант Выполнить команду Файл ► Сохранить как…главного меню. Альтернативный вариант Нажать комбинацию клавиш Ctrl + S. Альтернативный вариант Нажать кнопку (Сохранить) на панели инструментов Стандартная. 2. Указать имя файла, его тип, папку и параметры сохранения (автоматическое создание резервных копий, пароль защиты для открытия и записи, рекомендовать только для чтения). Параметры сохранения задаются с помощью команды Сервис ► Общие параметры…в окне Сохранение документа. 3. Нажать кнопку Сохранить.
Сохранить книгу, которая ранее уже сохранялась, под текущим именем	Выполнить команду Файл ► Сохранить главного меню. Альтернативный вариант Нажать комбинацию клавиш Ctrl + S. Альтернативный вариант Нажать кнопку (Сохранить) на панели инструментов Стандартная.
Сохранить книгу, которая ранее уже сохранялась, под новым именем	1. Выполнить команду Файл ► Сохранить как… главного меню. 2. Указать новые параметры: имя файла, его тип, папку и параметры сохранения (автоматическое создание резервных копий, пароль защиты для открытия и записи, рекомендовать только для чтения). Параметры сохранения задаются с помощью команды Сервис ► Общие параметры… в окне Сохранение документа. 3. Нажать кнопку Сохранить.
Скрыть рабочую книгу	Выполнить команду Окно ► Скрыть главного меню.
Отобразить скрытую рабочую книгу	1. Выполнить команду Окно ► Отобразить главного меню. 2. Выполнить щелчок на имени требуемой книги. 3. Нажать кнопку OK. Альтернативный вариант Нажать клавишу Enter.
Выделить рабочий лист	Выполнить щелчок на изображении ярлыка рабочего листа.
Вызвать контекстное меню рабочего листа	Выполнить щелчок правой кнопкой мыши на изображении ярлыка рабочего листа.
Выделить несколько смежных рабочих листов	1. Выделить первый (из требуемых) рабочий лист. 2. Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, выделить последний (из требуемых) рабочий лист.
Выделить несколько несмежных рабочих листов	1. Выделить любой рабочий лист из требуемых. 2. Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, последовательно выделить все требуемые рабочие листы. Повторный щелчок на выделенном рабочем листе при нажатой клавише Ctrl снимает выделение листа.

продолжение табл. 1.1

Снять выделение рабочих листов	1. Вызвать контекстное меню любого выделенного рабочего листа. 2. Выполнить команду Разгруппировать листы.
Вставить новый рабочий лист	1. Выделить рабочий лист, перед которым нужно вставить новый. 2. Выполнить команду Вставка ► Лист главного меню. Альтернативный вариант Выполнить команду Добавить… контекстного меню выделенного рабочего листа, выполнить щелчок на ярлыке Лист и нажать кнопку OK или клавишу Enter.
Переименовать рабочий лист	1. Выделить требуемый рабочий лист. 2. Выполнить команду Формат ► Лист ► Переименовать главного меню. Альтернативный вариант Выполнить команду Переименоватьконтекстного меню выделенного рабочего листа. Альтернативный вариант Выполнить двойной щелчок на ярлыке требуемого рабочего листа. 3. Ввести новое имя. 4. Нажать клавишу Enter или выполнить щелчок в любом месте, отличном от текущего листа.
Удалить рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист или группу листов. 2. Выполнить команду Правка ► Удалить листглавного меню. Альтернативный вариант Выполнить команду Удалить контекстного меню выделенного рабочего листа.
Скрыть рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист или группу листов. 2. Выполнить команду Формат ► Лист ► Скрыть главного меню.
Отобразить скрытый рабочий лист	1. Выполнить команду Формат ► Лист ► Отобразить… главного меню. 2. Выполнить щелчок на имени отображаемого листа. 3. Нажать кнопку OK или клавишу Enter.
Переместить или скопировать рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист или группу листов. 2. Выполнить команду Правка ► Переместить/скопировать лист… главного меню. Альтернативный вариант Выполнить команду Правка ► Переместить/скопировать… контекстного меню выделенного листа (группы листов). 3. Выбрать из списка в книгу имя книги, в которую будет копироваться (перемещаться) лист. 4. Выбрать из списка перед листом рабочий лист, перед которым будет помещен копируемый (перемещаемый) лист. 5. Установить (снять) флажок Создавать копию при копировании (перемещении). 6. Нажать кнопку OK или клавишу Enter.

окончание табл. 1.1

Переместить или скопировать рабочий лист (несколько рабочих листов) в пределах текущей книги

1. Выделить рабочий лист или группу листов. 2. Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель на ярлык рабочего листа, перед которым будет помещен копируемый (перемещаемый) лист. 3. Если выполняется копирование, то нажать клавишу Ctrl. 4. Отпустить кнопку мыши.

Перед началом работы с книгой Microsoft Excel рекомендуется выполнить настройку среды с помощью команды Сервис ► Параметры… главного меню. В результате выполнения этой команды открывается диалоговое окно Параметры (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Диалоговое окно Параметры при открытой вкладке Вид

Окно Параметры содержит 13 вкладок: Вид, Вычисления, Правка, Общие и др. Перед началом работы необходимо установить следующие параметры:

■ на вкладке Вид:

· установить флажок Отображать строку формул, что позволит отображать на экране строку , расположенную непосредственно над таблицей и предназначенную для ввода математических формул;

· установить флажок Отображать строку состояния, что позволит отображать на экране строку, расположенную внизу окна и содержащую сведения о выбранной команде или параметре;

· установить флажок Отображать окна на панели задач, что позволит отображать на панели задач операционной системы Windows сразу несколько открытых книг;

· кнопку Примечания переключить в состояние только индикатор; в этом случае в правом верхнем углу ячейки, в которую внесено примечание, отображается красный треугольник; само же примечание отображается только в случае наведения на ячейку указателя мыши[3];

· кнопку Объекты переключить в состояние отображать, что позволит отображать на рабочем листе все графические объекты (рисунки, диаграммы и др.);

· установить флажок сетка для отображения горизонтальных и вертикальных линий, отделяющих ячейки друг от друга;

· установить флажок заголовки строк и столбцов для отображения номеров строк и имен столбцов на экране;

· установить флажок нулевые значения, что позволит отображать число 0 (нуль) в ячейках, содержащих нулевые значения;

· установить флажки горизонтальная полоса прокрутки и вертикальная полоса прокрутки для отображения на экране соответствующих линеек прокрутки (см. рис. 1.1);

· установить флажок ярлычки листов для отображения на экране ярлыков листов рабочей книги (см. рис. 1.1);

· параметр Цвет линий сетки задать по своему усмотрению;

· остальные значения рекомендуется оставить без изменений;

■ на вкладке Вычисления:

· переключатель Вычисления установить в положение автоматически, что позволит автоматически вычислять значения всех формул при внесении изменений в рабочую книгу;

· установить флажок обновлять удаленные ссылки, что позволит вычислять и обновлять формулы, содержащие ссылки на др. приложения Microsoft Office;

· сбросить флажок точность как на экране, что позволит сохранить точность вычислений в соответствии с внутренним представлением чисел (15 знаков после запятой);

· сбросить флажок система дат 1904; в этом случае начальной датой, от которой ведется отсчет времени, будет 1 января 1900 г. (в противном случае – со 2 января 1904 г.);

· установить флажок сохранять значения внешних связей, что позволяет выполнять пересчет данных книги перед сохранением;

· остальные значения рекомендуется оставить без изменений;

■ на вкладке Правка:

· установить флажок Правка прямо в ячейке, что позволит выполнять редактирование формул непосредственно в ячейке электронной таблицы (после выполнения двойного щелчка), а не только в строке формул;

· установить флажок Перетаскивание ячеек, что позволит выполнять копирование данных или заполнение ячеек данными с помощью перетаскивания указателя мыши;

· установить флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек, что позволит выполнять вывод предупреждения перед заменой ячеек, содержащих данные;

· установить флажок Переход к другой ячейке после ввода, что позволит после нажатия клавиши Enter автоматически выполнить переход к одной из смежных ячеек;

· из списка в направлении выбрать значение Вниз, что позволит после нажатия клавиши Enter автоматически выполнить переход к ячейке, находящейся ниже заполняемой (это наиболее удобный способ, поскольку таблица обычно заполняется по столбцам);

· сбросить флажок Фиксированный десятичный формат при вводе, что позволить автоматически определять местоположение десятичной запятой (в этом случае при вводе целых чисел десятичная запятая не отображается);

· установить флажок Перемещать объекты вместе с ячейками, что позволит сохранить связи графических объектов (рисунков, диаграмм и др.) с ячейками листа при выполнении операций копирования, перемещения, сортировки и фильтрации;

· установить флажок Автозавершение значений ячеек, что позволит автоматически заполнять ячейки при вводе; если первые введенные символы совпадают с уже существующими в столбце записями, можно автоматически завершать запись нажатием клавиши Enter;

· установить флажок Автоматический ввод процентов, что позволит автоматически умножать на 100 любые числа, вводимые в ячейки с форматом Процентный;

· остальные значения рекомендуется оставить без изменения;

■ на вкладке Общие:

· сбросить флажок Стиль ссылок R1C1; в результате этого столбцы будут обозначаться буквами, а строки – нумероваться числами; в противном случае и строки, и столбцы будут занумерованы числами;

· установить флажок Помнить список файлов, до: для вывода списка ранее открывавшихся файлов в нижней части пункта меню Файл; количество запоминаемых файлов задать по своему усмотрению;

· задать количество Листов в новой книге по своему усмотрению;

· остальные значения рекомендуется оставить без изменения;

■ на вкладке Переход:

· из списка Сохранять файлы Excel как выбрать значение Книга Microsoft Excel;

· задать параметр Клавиша перехода в меню Microsoft Excel по своему усмотрению; не рекомендуется использовать в качестве клавиши перехода алфавитные и цифровые клавиши, а также клавиши, обозначающие арифметическую операцию, клавиши Enter и Esc; кроме того, следует иметь в виду, что в любом приложении Windows переход в меню выполняется нажатием клавиши Alt или клавиши F10;

· остальные значения рекомендуется оставить без изменений;

■ на вкладке Проверка ошибок:

· установить флажок Включить фоновую проверку ошибок, что позволит проверять содержимое ячеек на наличие в них ошибок; в случае обнаружения ошибки в ячейке в ее левом верхнем углу появится треугольник (по умолчанию – зеленого цвета);

· из списка Цвет отображения ошибок выбрать значение по своему усмотрению; если будет выбрано значение, отличное от Авто (зеленый цвет), то треугольник в левом верхнем углу ячейки изменит свой цвет на вновь заданный;

· установить флажок вычисление формулы вызывает ошибку, что позволит выделять (с помощью зеленого треугольника) ячейки с формулами, в которых содержится ошибка[4];

· установить флажок текстовая дата с 2-значным годом, что позволит выделить ячейки формата Текстовый, в которых содержатся даты с представлением значения года с помощью двух цифр[5];

· сбросить флажок число сохранено как текст, что позволит не выполнять выделение ячеек формата Текстовый, в которых содержатся числа[6];

· установить флажок несогласующаяся формула в области, что позволит выделить ячейки диапазона, в которых формула отличается от формул в соседних ячейках;

· установить флажок не заблокирована ячейка, содержащая формулу, что позволит выделить незащищенные ячейки с формулами[7];

· установить флажок формула ссылается на пустые ячейки, что позволит выделить ячейки с формулами, в которых содержатся ссылки на пустые ячейки; независимо от состояния этого флажка формулы во всех ячейках таблицы будут вычислены; в случае, если в некоторых формулах содержатся ссылки на пустые ячейки, они будут заменяться значением 0 (нуль)[8];

■ на вкладке Сохранение:

· установить флажок Сохранять данные для автовосстановления каждые, что позволит создавать автоматический файл восстановления рабочей книги через определенный интервал времени; при открытии книги, выполненном после некорректного завершения работы (например, отключении питания), будет открыт автоматический файл восстановления; следует помнить, что создание автоматического файла восстановления не отменяет необходимость регулярного сохранения рабочей книги с помощью команды Файл ► Сохранить;

· в поле минут по своему усмотрению установить длину временного интервала, по истечении которого будет создаваться автоматический файл восстановления;

· сбросить флажок Отключить автовосстановление, что позволит сохранить возможность восстановления активной книги из автоматического файла восстановления;

· остальные значения рекомендуется оставить без изменения;

■ на вкладке Международные:

· установить флажок Использовать системные разделители, что позволит использовать символ «,» (запятая) для разделения целой и дробной частей числа и пробел для разделения групп разрядов;

· переключатель Направление по умолчанию установить в положение слева направо и сбросить флажок Просматривать текущий лист справа налево для задания общепринятого направления печати на листах рабочей книги; в противном случае столбцы таблицы будут отображаться справа налево (столбец A будут располагаться в правом верхнем углу таблицы);

· остальные значения рекомендуется оставить без изменения.