Основные принципы построения СЭД
Первый принцип создания СЭД - ориентация на работу с документами.Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение СЭД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО СЭД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций: · централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации; · хранение документов в электронном виде в различных форматах; · ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.); · хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов; · надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения; · возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM. Прикладное программное обеспечение СЭД должно включать следующие ключевые компоненты: · систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом); · систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за · своевременной их обработкой и т.д.; · набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес - приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию); · систему экспорта /импорта документов. В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения СЭД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой. Первый принцип разработки СЭД позволяет определить состав основных функциональных подсистем СЭД, к числу которых можно отнести: · подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД); · подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов - СМВ); · подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами - СУЭД); · подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота - СЭД). Второй принцип создания СЭД - разработка "активного " программного обеспечения для СЭД.Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции: · обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями; · до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять; · доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения; · выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель; · обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответствующей работы, «погружения » его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания). Модель "активного" программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии "workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов. Третий принцип созданияСЭД - программное обеспечение СЭД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами: · методом компонентного проектирования, · с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС. Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе – после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы – на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д. Использование CASE - технологии проектирования ИС дает возможность осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим методом, который основывается создании CASE-модели системы и автоматической генерации программного кода. Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи: · Построение модели существующей в организации технологии работы – формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения. · На основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования. · Разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы – определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки. На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий эксплуатации.
Популярное: Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (2440)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |