Основные функциональные системы документации в Российской Федерации

Согласно работам Н. С. Ларькова[11], взависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на две системы: 1) управленческие (организационные, распорядительные, информационно-справочные и др.); 2) технические – научные, конструкторские, технологические, проектно-сметные и др.

Документы, отражающие процессы управления, называются управленческими,а их совокупность – управленческой документацией. Управленческие документы содержат первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и являются средством и результатом управленческой деятельности. Среди всего массива документации управленческие документы занимают больший объем.

Управленческая деятельность – это тип профессиональной деятельности, специфика которого определяется ее основной и наиболее общей задачей – необходимостью соорганизации деятельности других людей в направлении достижения общих целей, а также опорой при этом на принцип иерархии. Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям.

В учреждениях, организациях и предприятиях образуются функциональные комплексы управленческой документов (потоки и массивы) или функциональные системы управленческой документации: организационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т. п.

Формы управленческой деятельности отражаются в соответствующих видах документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально-техническое снабжение в договорах, нарядах и так далее. Исходя из спецификации работы с документами, можно выделить также организационно-распорядительные документы (уставы, положения, должностные инструкции и др.); документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела и др.); коммерческие документы (коммерческие контракты, спецификации, графики поставок и др.); документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению) и др.

Документы с одним наименованием могут относиться к разным функциональным системам управленческой документации. Так, акт можно увидеть как в системе организационно-распорядительной документации (акт о ликвидации организации), так и в системе первичной учетной документации (акт о приеме-передаче объекта основных средств).

Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В делопроизводстве различных организаций соотношение документов из различных систем документации будет неодинаковым, т. к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления и ряда других причин. Но в деятельности любой организации используются документы, применяемые при оформлении исполнительской, распорядительной и организационной деятельности. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации (ОРД), имеют повсеместное применение, именно они составляют основную часть документации, с которой работает делопроизводственная служба.Организационно-распорядительная документацияприменяется при оформлении деятельности аппарата управления и играет особую роль среди всех других систем управленческой документации.

Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-технических и экспериментальных исследований, организации промышленного производства, во время осуществления съемочно-геодезических работ, геологических изысканий. Техническая документация – это система текстовых и графических документов, содержащих информацию о технических изделиях, технических и технологических процессах, утвержденных установленным порядком. Возрастающее влияние науки и техники на практическую деятельность учреждений, предприятий и организаций находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке технической документации. С техническими документами все больше стали иметь дело работники делопроизводства, органов научно-технической информации, ведомственных архивов.

По функциональному назначению документы сферы управления могут подразделяться на директивные (закон, указ, постановление, подзаконные акты и др.); информационно-инструктивные (методические указания, инструкции вышестоящих органов и др.); организационные (устав, положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание и др.); распорядительные (приказ, распоряжение, решение, указание, постановление); информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, письма и факсы и т.д.); по личному составу, или кадровые (приказы о приеме, увольнении, переводе и т.д.; заявления, характеристики, табели и графики, трудовые книжки, учетные личные карточки, личные дела и др.); финансово-бухгалтерские (балансы, различные акты, счета, бизнес-планы, ведомости, платежные поручения, бухгалтерские книги и т.д.) и другие.

К настоящему времени можно говорить о ряде основных систем управленческой и технической документации.

1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД). Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

1) система организационной (или организационно-правовой) документации;

2) система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т. д. К организационно-правовым относятся такие виды документов, как устав, положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции и др.

В подсистему распорядительной документации входят документы, которые регулируют деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

2. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации.Документы этой системы выполняют подчинённую, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся протокол, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.

В состав информационно-аналитических документов входят такие документы, как справка, акт, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и др.

3.. Кадровая информационно-документационная системасостоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными документами в её состав входят также учётные документы (личная карточка, личный листок по учёту кадров и др.). Но основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

1) документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщённые гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

2) документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т. п.;

3) документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

4) служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т. п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

- документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачётная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т. п.);

- документация по присуждению учёных степеней и учёных званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т. д.);

- документация по прохождению воинской службы;

- документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т. д.^[12]

4. Система отчётной документациисостоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определённый период времени. Основной вид документов этой системы – отчёт. Достаточно широко используется также отчётный доклад.

5. Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т. д.), а также график, смета расходов и некоторые др.

6. Проектно-сметная документация создается при решении вопроса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства. Проектно-сметная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, стоимость работ (сметы). Она подразделяется на проектную документацию по планировке и застройке городов, поселков, промышленных комплексов, сельских и других населенных пунктов; жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническому, транспортному строительству. Косновным видам проектно-сметной документации относятся генеральный план; чертежи фасадов, планов, разрезов здания; паспорта проектов; рисунки; пояснительные записки; эскизы, расчеты, схемы; картографические документы; сметы.

Генеральный план – технический документ, на котором в контурах вида сверху представлено изображение всего участка строительства, а также размещение существующих и проектируемых объектов, отражено благоустройство, озеленение, а иногда и топографическое состояние места строительства.

Для строительства какого-либо объекта промышленного или гражданского назначения разрабатываются общие чертежи и чертежи деталей. К общим чертежам относятся чертежи фасадов, планов по этажам, а также поперечные и продольные разрезы здания.

Общий чертеж (план, разрез) – технический документ, в котором указывается расположение оборудования, инженерных коммуникаций, взаимная их увязка, маркировка, а также габаритные размеры.

Чертеж детали – технический документ, в котором указываются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сечения конструктивных элементов и спецификации.

Эскизами, или кроками, называются чертежи, выполненные от руки обычно на миллиметровой бумаге. Они являются черновиками, содержание которых потом переносится на ватман с помощью чертежных инструментов.

Паспорт проекта - технический документ, в котором дается схематическое изображение объекта, краткое описание и сообщаются основные технические показатели.

Пояснительная записка – технический документ, содержащий сведения о назначении проектируемого объекта, его внешнем виде, внутреннем устройстве, характерных особенностях, основных технических показателях, а также о назначении, внутреннем устройстве и работе его отдельных частей, особенностях их конструкции. Кроме того, в пояснительной записке дается объяснение экономических, общественных и других условий и предпосылок создания объекта, аргументация выбора данного варианта проектирования и строительства.

В состав проектов многих сооружений (дорог, электростанций, гидротехнических и др.) входят картографические документы: топографические, специальные и иные карты, планы городов, населенных пунктов, местности.

К проектной документации всегда прикладываются сметы, которые хотя и не являются техническими документами в собственном смысле слова, но необходимы, так как ни одна стройка невозможна без предварительного установления финансовых затрат. Сметная документация (генеральная, рабочая смета, калькуляция) составляется на основе единичных расценок строительных работ и других нормативных материалов, установленных соответствующими ведомствами.

7. Система научно-исследовательской документациисоздается в процессе проведения научных исследований в различных отраслях науки и техники, а также выполнения теоретических и прикладных научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем и задач, внедрение их результатов в производство.

К основам видам документов этой системы относятся:

- отчёты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;

- отчёты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

- программы научно-исследовательских работ;

- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

- монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них;

- депонированные рукописи;

- первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т. п.)^[13].

8. Система проектно-конструкторской документации включает графические и текстовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

ГОСТ 2.102 – 68 устанавливает виды конструкторских документов: чертеж детали, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный, чертеж-схема; техническое описание; спецификация; пояснительная записка; ведомость и др.

Во всех группах технической документации значительный удельный вес занимают чертежи, имеющие, в свою очередь, множество разновидностей, обусловленных:

- характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного производства, объектов капитального строительства);

- степенью подробности изображения: генеральные планы, габаритные чертежи, собственно чертежи (габаритный чертеж – конструкторский документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров);

- полнотой изображения: чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей и др. (Чертеж детали – конструкторский документ, который содержит изображение детали и сведения, необходимые для ее изготовления: размеры, тип материала, требования к термообработке до заданной прочности (кг/мм²), чистоте обработки поверхности, классу точности и допуски. Сборочный чертеж – конструкторский документ, в котором представлено изображение сборочной единицы в виде, позволяющем судить о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивающем возможность осуществления сборки и контроля; на сборочном чертеже иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия, если они не оформлены в виде специальных документов, а также показываются крайние положения перемещающихся частей конструкций, Чертеж общего вида – конструкторский документ, в котором содержится изображение изделия с разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи, необходимые для понимания конструктивного устройства этого изделия, а также взаимодействия его основных составных частей и принципа работы; на чертежах общих видов помещаются технические характеристики).

Кроме того, существуют теоретические, монтажные, электромонтажные, упаковочные чертежи (теоретический чертеж – конструкторский документ, определяющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения его составных частей; на монтажном чертеже приводится контурное изображение изделия и данные, необходимые для его установки или монтажа).

К важнейшим видам технических документов относятся также:

- схемы – документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обозначений (Чертеж-схема – конструкторский документ, содержащий упрощенное изображение машин, механизмов, установок, дающее общее представление об их устройстве и принципах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними. Электротехнические схемы являются основным видом чертежной документации, составляемой при разработке электротехнических изделий, проектов механизации и автоматизации производственных циклов и процессов. Схемы не дают представления о внешнем виде конструкции и размерах предмета);

- технические условия – содержат требования к изделию, его изготовлению, контролю и т. п.;

- пояснительные записки – содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при его разработке технических и технико-экономических решений;

- техническое описание – конструкторский документ, в котором содержатся сведения о наиболее характерных особенностях данного изделия; приводятся его основные показатели; описываются назначение конструкции, устройство и работа его отдельных частей);

- спецификация – конструкторский документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комплекта;

- ведомости – списки различных документов, сгруппированных по определенным признакам (Согласно ГОСТ ЕСКД (Единая система конструкторской документации) составляются ведомости спецификаций, ссылочных документов, покупных изделий, ведомости технических документов, вошедших в состав технического предложения, эскизного и технического проектов, ведомости держателей подлинников, т.е. перечень предприятий, которые хранят подлинные документы, разработанные для данного изделия, ведомости согласования применения изделий и др.).

- расчёты – содержат расчёты параметров и величин для обоснования конструктивных решений.

К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т. д.).

К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, инструкции, схемы, графики и т. д.^[14]

9. Система технологической документациивключает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Технологическая документация – совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства. В технологической документации отражаются способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, организации производственного процесса. К этой документации относятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспособлений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии.

Косновным видам технологических документов относятся технологическая карта; заводской регламент; схема технологического процесса; чертежи и др.

Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт:

- операционные (фиксируют одну производственную операцию);

- общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали);

- цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе);

- карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц).

Технологические карты содержат информацию о названии проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об используемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, времени обработки, стоимости каждой операции^[15].

На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т. п.) важнейшим технологическим документом является заводской регламент – технологический документ, в котором описываются, нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются те физико-химические процессы, которые должны протекать для получения изготовляемого продукта.

Схема технологического процесса — технологический документ, схематично отображающий последовательность выполнения технологический операций по изготовлению изделия (продукта).

В систему технологической документации входят также графики работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов.

К технологическим документам относится и эксплуатационная документация, регламентирующая порядок использования оборудования, содержащая правила техники безопасности и т. п.

10. Система документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств. В эту систему входят:

- паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и пр.;

- промышленные каталоги;

- прейскуранты (прайс-листы);

- рекламные чертежи, рисунки и т. д.

11. Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности.В составе этой многочисленной группы документов выделяют:

- картографическую,

- инженерно-геологическую,

- топографо-геодезическую,

- почвенную,

- гидрологическую,

- аэрокосмосъёмочную документацию.

К числу важнейших видов документов, входящих в эту систему, относятся карты, кадастры, аэрофотоснимки и др., имеющие, в свою очередь, многочисленные разновидности. В частности, карты (карта — чертёж поверхности Земли, небесного тела или звёздного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико-географическими, социально-экономическими, историческими и т. п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т. д. Кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов) представлены земельными, водными, ветровыми разновидностями.

12. Патентная документация и стандарты – составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается прежде всего в том, что они имеют правовое значение.

Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в процессе создания и освоения новей техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии производства.

По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, что свыше 80 % содержащейся в ней информации не публикуется в каких-либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее реализации.

Исторически далёкими предшественниками патентной документации являлись охранные грамоты и привилегии. В России это были феодальные жалованные грамоты – привилегии, которые предоставлялись главным образом монастырям и реже — отдельным лицам.

Первый специальный патентный закон – «статус о монополиях» был принят в первой половине XVII в. в Англии.

Основными видами патентной документации в нашей стране являются:

- авторское свидетельство;

- патент (от лат. раtеns – свидетельство, грамота).

До начала 1990-х гг. в Советском Союзе выдавались только авторские свидетельства. В настоящее время в РФ выдаются патенты – документы, удостоверяющие официальное признание чего-либо изобретением и право изобретателя на него. Их выдача осуществляется государственным патентным ведомством (Российское агентство по патентам и товарным знакам – Роспатент). Патент на изобретение в РФ действует в течение20 лет и является объектом купли-продажи, т. е. товаром.

Формой реализации имущественных прав, вытекающих из собственности на патент, является лицензия.

К патентной документации примыкают документы на товарные знаки. Важнейшим из них является свидетельство на товарный знак, удостоверяющее исключительное право владельца на соответствующий товарный знак.

Одним из важнейших видов технической документации являются стандарты.

Основные нормативные документы по стандартизации:

- стандарты;

- технические условия.

Стандарты – это нормативные документы, которые содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждённые в соответствии с действующим законодательством. Стандарты представляют собой текстовые документы, в которых обычная линейная запись может при необходимости сочетаться с таблицами, графическим материалом.

Различают следующие виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные.

Международные стандарты разрабатываются и принимаются Международной организацией по стандартизации. В целом фонд международных стандартов ISO насчитывает свыше 14 тыс. единиц. Стандарты ISO регламентируют, в частности:

- терминологию в области документации (ISO 5127-2001 «Документация и информация. Словарь терминов»);

- форматы бумаги для документов (ISO 216-1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В»);

- написание дат и адресов (ISO 2014-1976 «Написание календарных дат в цифровой форме, правила адресования почтовых отправлений»);

- основные требования к бланкам документов (ISO 8439-1990 «Разработка бланков документации. Основные положения») и др.

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закреплёнными в Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. «О техническом регулировании», международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов.

Региональные стандарты разрабатываются и принимаются региональной международной организацией по стандартизации.

Межгосударственные стандарты разрабатываются и принимаются межгосударственной организацией, в частности Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации для стран СНГ с центром в г. Минске.

Национальные стандарты нашей страны – это Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р), утверждаемые Госстандартом России. В настоящее время фонд государственных стандартов РФ насчитывает более 25 тыс. единиц. Уровень их гармонизации с международными стандартами составляет в среднем около 40 %, что соответствует показателям развитых стран^[16].

Кроме того, существуют:

- отраслевые стандарты,

- стандарты научно-технических и инженерных обществ,

- стандарты предприятия;

- технические условия.

Ряд взаимосвязанных стандартов, относящихся к одной отрасли, может составить соответствующий комплекс (систему) стандартов. Так, в СССР в 1978 г. была создана «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» (СИБИД), продолжающая действовать и в настоящее время на территории России. В неё входят свыше 50 государственных стандартов, основными объектами которых являются:

- организационные аспекты деятельности органов научно-технической информации, библиотек, издательств, архивов;

- научно-технические термины и определения;

- представление документальных источников информации (их частей);

информационно-библиотечная технология^[17].

В настоящее время существуют ГОСТы:

- на ряд систем документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»);

- терминологические стандарты (в частности, неоднократно уже упоминавшийся ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также аналогичные стандарты, унифицирующие общие понятия и определения в области библиотечно-информационной и издательской деятельности — ГОСТ 7.0-99. «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения»; ГОСТ 7.69-95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения» и др.);

- стандарты, содержащие общие требования к издательскому оформлению отдельных разновидностей документов (ГОСТ 7.23-96 «Издания. Выходные сведения»; ГОСТ 7.5-98 «Журналы, сборники, информационные издания. Издательское оформление публикуемых материалов»; ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» и др.)_;

- технологические стандарты, унифицирующие различные процессы работы с документами (ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документов. Общие требования и правила составления»;

-стандарты на материальные носители информации (ГОСТ 18510-87Е «Бумага писчая, Технические условия»; ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и др.);

- стандарты на средства документирования, начиная от ручек и карандашей и заканчивая сложными автоматизированными комплексами.

Кроме рассмотренных, существует ещё несколько десятков функциональных систем документации, состоящих из большого по объёму и разнообразного по видовому составу количества документов, предназначенных в конечном счёте удовлетворять соответствующие потребности общества. Эти процессы, по мнению некоторых документоведов, объективно регулируются законом соответствия содержания, количества и видового состава документов потребностям общества.